Surmonter les obstacles à la délégation de tâches

Alors que mon défi de délégation de tâches de 30 jours se poursuit, j’ai voulu partager avec vous quelques réflexions sur la façon de surmonter les croyances limitatives liées à la délégation de tâches et à l’externalisation.

La semaine dernière, j’ai invité d’autres personnes qui participent aussi à ce défi à partager les blocages qu’ils rencontrent. Quelles sont les pensées, croyances et attitudes qui nous freinent en matière de délégation et d’externalisation de tâches ?

Voici un résumé de ce que les gens ont partagé :

Équité/Hypothèses sur les valeurs des autres personnes

C’est injuste de faire faire à quelqu’un des tâches que je ne voudrais pas faire moi-même.
Je me sentirais mal de sous-traiter des tâches à des gens d’un autre pays contre une faible rémunération.
Les gens feraient mieux de travailler sur leurs propres projets que sur les miens.
Les gens devraient être indépendants, pas dépendants de moi.
Je ne veux pas avoir du pouvoir sur les autres.
J’ai seulement assez de travail pour occuper les gens à temps partiel, et je ne crois pas qu’ils voudront travailler seulement à temps partiel.
C’est gênant d’avoir quelqu’un pour nettoyer ma salle de bain ou faire ma lessive.

Contrôle

Personne ne fera aussi bien ces tâches que moi.
C’est important pour moi de garder le contrôle.
Ma façon de faire les choses est très unique.
En fait, j’aime faire la lessive, les courses et d’autres tâches apparemment sans importance.
Certaines tâches ne peuvent tout simplement pas être déléguées.

Confiance

C’est dur de trouver des gens de confiance.
Si je fais confiance à quelqu’un et que je lui donne accès à mes fichiers, mes systèmes, mes comptes bancaires, mes mots de passe, mes accès administrateur, etc. il pourrait m’arnaquer.
Si je trouve une personne vraiment compétente, elle pourrait éventuellement partir, lancer sa propre entreprise… et peut-être copier mon modèle d’affaires en vue de me faire concurrence.
Comment puis-je savoir si une tâche complexe a été effectuée correctement sans contrôler toutes les étapes dans les moindres détails ?

Ne pas se sentir prêt/Ne pas voir la pertinence de la délégation de tâches

Mes systèmes ne sont pas assez bons pour que quelqu’un d’autre puisse les utiliser efficacement.
Ce n’est pas encore le bon moment pour engager quelqu’un.
J’ai besoin de savoir comment faire chaque tâche (et devenir bon) avant de pouvoir l’assigner efficacement à autrui.
Je ne suis qu’étudiant(e), mère, artiste, etc..
Je ne suis pas en mesure de participer au défi de délégation de tâches, car je n’ai pas d’entreprise.

Problèmes d’estime de soi

Qui suis-je pour déléguer des tâches à quelqu’un ?
Qui voudrait travailler pour moi ?
Comment pourrais-je penser décupler mes affaires ?

Cout

Je n’ai pas les moyens d’embaucher quelqu’un (ou de former une équipe).
Il me faut d’abord gagner une certaine somme d’argent avant de penser à la délégation de tâches.
Je devrais payer plus qu’une tâche ne me couterait moi-même si je l’accomplissais moi-même.
Je ne peux pas payer pour obtenir la qualité que je voudrais.
J’ai plus de temps que d’argent en ce moment.

Temps/Impatience

Je suis trop occupé pour trouver le temps de me lancer dans ce défi.
Les tâches que je dois déléguer sont trop petites, il serait donc plus rapide de les accomplir moi-même.
Il faudra beaucoup de temps pour obtenir des rendements positifs si j’investis dans la délégation de tâches.
Le processus d’embauche prend trop de temps.
Il faut trop de temps pour trouver quelqu’un de compétent.
Expliquer les tâches et créer des procédures prendraient plus de temps qu’il n’en faudrait pour accomplir les tâches moi-même.
Les autres travaillent trop lentement.

Manque de compétences

Je ne suis pas doué pour déléguer des tâches.
Je ne sais pas comment déléguer des tâches.
Il me manque l’organisation nécessaire pour m’occuper d’une équipe.
Je n’ai pas encore maitrisé ma productivité personnelle. Par conséquent, je ne suis pas prêt à gérer d’autres gens.
Par où est-ce que je commencerais ?
J’ai déjà essayé de déléguer des tâches, mais cela ne s’est pas bien passé.
Je ne suis qu’un joueur des Jets de Winnipeg.

Le défi de trouver de bonnes personnes

Je n’arriverai probablement pas à trouver quelqu’un à qui déléguer les tâches dont je veux vraiment me débarrasser.
Même si je trouve la bonne personne, elle pourrait partir peu après que je l’ai embauché.
La personne que j’embauche ne sera pas aussi impliquée ou aussi motivée que moi.
Il est difficile de trouver quelqu’un qui possède les compétences, l’expérience et les valeurs appropriées.
C’est difficile de trouver une personne digne de confiance et fiable.
Beaucoup de gens ne suivent pas bien les instructions.
Comment trouverais-je quelqu’un de fiable ?

Peur du jugement

Je ne veux pas être perçu comme quelqu’un de paresseux, gâté ou élitiste.
Si je sous-traite du travail créatif, je serai jugé pour avoir profité des gens et avoir essayé de faire passer leur travail créatif pour le mien, et peut-être que cela signifie que je manque d’intégrité.

Inquiétudes au sujet de probables complications

C’est plus simple et plus facile de tout faire moi-même.
La délégation de tâches me compliquera la vie.
Et si je me retrouve vraiment stressé, car ayant trop de personnes à gérer ?
Je déteste la micro gestion.
L’idée d’agrandir mon entreprise me fait peur.
Je pourrais perdre en flexibilité si je mets en place une équipe.
Est-ce que je veux vraiment être responsable du gagne-pain des autres ?

Peur des erreurs et de l’échec

Je pourrais commettre une erreur et engager les mauvaises personnes.
Ce serait vraiment dur si je devais me séparer plus tard de quelqu’un.
Les erreurs des autres pourraient me couter beaucoup d’argent.
Et le fait de déléguer des tâches me précipite dans la mauvaise direction ?
Qu’arriverait-il si je sous-paie ou si je surpaie ceux qui travaillent pour moi ?
Et si j’attribuais plus de responsabilités à une personne qu’elle ne peut en assumer ?
Qu’arriverait-il si je me retrouve à court d’argent et que je dois mettre des gens à pied, surtout ceux qui comptent sur moi ?
Je pourrais ruiner la vie d’autres personnes si les choses tournent mal.

Éviter la confrontation

Je ne suis pas doué pour la confrontation. Par exemple, si quelqu’un faisait un mauvais travail, je ne saurais pas comment le lui reprocher.
Je n’aime pas contrôler le travail que j’assigne à quelqu’un, surtout quand je pourrais ne pas aimer ce que je vois.

Ne vous attardez pas sur mes classifications, car certains éléments auraient pu être classés différemment. Les regroupements ne sont faits que pour des raisons de commodité.

Si nous condensons les éléments que voici, nous obtenons cette liste plus courte :

Équité/Hypothèses sur les valeurs des autres personnes
Contrôle
Confiance
Ne pas se sentir prêt/Ne pas voir la pertinence de la délégation de tâches
Problèmes d’estime de soi
Coût
Temps/Impatience
Manque de compétences en matière de délégation de tâches
Le défi de trouver de bonnes personnes
Peur du jugement
Inquiétudes au sujet de la complexité
Peur des erreurs et de l’échec
Éviter la confrontation

Cette liste est plus facile à gérer, même si elle nous fait perdre de vue certains détails.

Considérons maintenant une situation de délégation de tâches ridiculement simple. Imaginez que vous allez dans un Starbucks pour déléguer la préparation d’un café au lait à un serveur professionnel, c’est-à-dire que vous y allez pour commander une boisson pour vous-même. Comment se formuleraient ces mêmes objections dans ce scénario ?

Équité/Hypothèses sur les valeurs des autres personnes : Le serveur a probablement mieux à faire que de me préparer un verre.
Contrôle : Personne ne fait un café expresso mieux que moi. Je suis un as en la matière !
Confiance : Et si le serveur me ment et que son lait de soja n’est pas vraiment bio ? Et s’il utilise secrètement du soja OGM parce que c’est moins cher ?
Ne pas se sentir prêt/Ne pas voir la pertinence de la délégation de tâches : Il est trop tôt pour prendre du café. En fait, je ne devrais peut-être pas boire de café du tout.
Problèmes d’estime de soi : Qui suis-je pour m’asseoir à une table et jouer les « mecs branchés » avec mon ordinateur portable qui n’est même pas un Mac ?
Cout : Qui de sensé paierait 8 $ pour un café au lait ? Je peux faire le mien avec seulement 25 cents.
Temps/Impatience : La file d’attente est trop longue ; le menu aussi d’ailleurs.
Manque de compétences en matière de délégation de tâches : Que se passerait-il si je ne formule pas correctement ma commande… et que je bloque la file d’attente… et que les gens derrière moi s’énervent et me traitent de stupide ?
Le défi de trouver de bonnes personnes : Tous les serveurs boutonneux des Starbucks sont nuls. Ils ne remplissent jamais complètement mon verre. Mon verre est toujours vide de moitié. Pire, ils n’arrêtent pas de mal épeler et de mal prononcer mon nom.
Peur du jugement : Et si les gens se mettent à penser que je suis un bourgeois vaniteux parce que je préfère les Starbucks ?
Inquiétudes au sujet de la complexité : Comment suis-je censé décider quoi commander alors qu’il y a tant de choix ? Et ne me parlez même pas de la réserve des Starbucks.
Peur des erreurs et de l’échec : Et si je commande un verre que je n’ai jamais essayé auparavant et que je n’aime pas cela ? Ce serait nul !
Éviter la confrontation : Que se passerait-il si les serveurs se trompent sur ma commande et que je dois leur demander de la refaire ?

Toutes ces préoccupations sont valides. Il est possible que le scénario avec les Starbucks les fasse paraitre un peu ridicules, mais sachez que ces objections peuvent toutes constituer de vrais problèmes pour les gens. Chacune de ces raisons peut être utilisée pour décider de ne pas aller dans un Starbucks… ou pour éviter à peu près tout dans le monde moderne.

Vous pouvez peut-être vous faire un meilleur verre vous-même. Un café au lait peut couter cher. Ce n’est pas non plus un besoin essentiel. Les gens pourraient vous juger pour en avoir commandé un. Vous pouvez faire une erreur. Ceux qui reçoivent votre commande peuvent également se tromper. Beaucoup de choses pourraient mal tourner.

Et pourtant, vous pourriez probablement encore passer votre commande si vous le vouliez, surtout si vous pouvez gérer les défauts humains. Cela peut marcher, et vous pourriez avoir une bonne expérience. Le succès est possible et peut-être même probable. Même si vos débuts sont difficiles, vous pouvez acquérir des compétences grâce à l’expérience et vous améliorer avec le temps.

Des millions de gens vont se rendre dans un Starbucks aujourd’hui. Et des millions de personnes vont déléguer des tâches aujourd’hui. Elles ont de bonnes raisons de ne pas faire cela, mais elles s’adaptent.

Si nous concevons ces problèmes potentiels comme des raisons de ne pas essayer de déléguer des tâches, nous nous bloquons et nous nous empêchons d’évoluer sur un chemin de croissance. Toutefois, nous pourrions aussi considérer ces problèmes comme des expériences de croissance potentielle.

Examinons maintenant ces objections du point de vue de la croissance. Quel est le potentiel de croissance de chacune d’entre elles ?

Équité/Hypothèses sur les valeurs des autres personnes : Je vais peut-être vraiment apprécier que des gens travaillent pour moi de temps en temps, et peut-être qu’ils apprécieront aussi le fait que j’apprécie la valeur qu’ils m’apportent. Un peu de gratitude pourrait faire beaucoup de bien. Je pourrais peut-être apprendre à être plus reconnaissant et à remercier les gens davantage.
Contrôle : Peut-être que je pourrais apprendre à ne pas être un maniaque du contrôle et à me détendre un peu plus. Cela pourrait en effet rendre ma vie plus facile et plus fluide. Le besoin de tout contrôler me limite de toute façon.
Confiance : Ne serait-ce pas merveilleux si je pouvais faire davantage confiance à l’univers et m’entourer de gens fiables qui se soucient vraiment de mes meilleurs intérêts ? Il y a des gens dignes de confiance dans le monde et je pourrais peut-être m’efforcer d’en faire partie.
Ne pas se sentir prêt/Ne pas voir la pertinence de la délégation de tâches : La plupart des gens ne se sentent pas prêts quand ils se lancent dans la délégation de tâches, et pourtant ils le font. La délégation de tâches est une compétence, et comme toute autre compétence, il faut du temps pour la développer. Il n’est pas réaliste d’attendre d’être prêt puisque cette pratique vous fait sortir de votre zone de confort. Par conséquent, vous ne vous sentirez pas prêt lorsque vous commencerez. Le niveau de confort s’améliorera avec l’expérience.
Problèmes d’estime de soi : Ce serait bien de croire que je mérite de l’aide et que les gens sont heureux de m’aider. Ce serait bien de sentir que je compte et que mes objectifs et mes projets comptent aussi. Cela signifie que je devrai commencer à travailler sur des objectifs et des projets qui comptent vraiment pour moi. Si je ne respecte et n’apprécie pas mon travail, comment puis-je m’attendre à ce que quelqu’un d’autre le fasse ?
Coût : Peut-être que je devrais commencer modestement pour des raisons budgétaires, mais je pourrais investir un peu dans ce domaine, ou je pourrais trouver des gens qui seraient prêts à m’aider gratuitement si je travaille sur quelque chose d’intéressant et d’utile. Je peux également déléguer des tâches qui m’aideront directement à générer plus de revenus. Il y a une excellente marge de croissance à ce niveau. Je peux commencer par ce qui m’est accessible maintenant, même si cela ne représente qu’un petit pas.
Temps/Impatience : Et si j’adoptais l’attitude d’un investisseur avisé et que je développais la patience nécessaire pour investir et obtenir des résultats à long terme ? Il y aura peut-être du travail au début, mais avec le temps, je récolterais d’importantes récompenses.
Manque de compétences en matière de délégation de tâches : Imaginez comment sera ma vie quand je serai vraiment bon en délégation de tâches. Il y aura tellement de tâches qui seront accomplies et que je n’aurai pas à gérer personnellement. C’est l’un des meilleurs parcours que je puisse suivre. Sans un bon travail d’équipe, je me limiterai toujours.
Le défi de trouver de bonnes personnes : Imaginez à quel point ce serait incroyable de maitriser la création d’équipe et de savoir comment attirer des membres incroyables, talentueux et qui suivent le chemin de leur cœur pour m’aider sur tous les projets que je désire lancer ? Je vais d’ailleurs beaucoup m’amuser au cours du processus.
Peur du jugement : Le jugement des autres n’est pas le vrai problème. Le vrai problème, c’est plutôt ma peur d’être jugé. J’ai besoin d’inviter ce jugement, pour que je puisse le surmonter et arrêter d’être si timide. Peut-être que je pourrais cultiver un meilleur sens de l’humour à ce sujet.
Inquiétudes au sujet de la complexité : Si j’étais plus doué en matière de délégation de tâches, cela me simplifierait la vie puisque des gens s’occuperaient de certaines tâches pour moi et je pourrais passer plus de temps à explorer et à mettre à profit mes atouts.
Peur des erreurs et de l’échec : Pensez à la vitesse à laquelle je pourrais apprendre et grandir si j’arrêtais de m’inquiéter par rapport à de probables erreurs. Les erreurs sont des leçons qui m’aident à devenir plus fort. Il est plus logique de les embrasser que de les craindre.
Éviter la confrontation : Pour pouvoir utiliser mon pouvoir, j’ai besoin d’apprendre à défendre ce que je veux et d’aider d’autres personnes à élever leurs normes. Je ne peux pas m’attendre à ce que les gens soient parfaits, mais je peux espérer d’eux qu’ils s’améliorent. S’ils ne peuvent pas ou ne veulent pas répondre à mes normes, alors je devrai les laisser partir. Je mérite de travailler avec des gens intelligents qui se soucient de la qualité.

Avant de commencer ce défi de 30 jours, j’avais beaucoup de croyances limitatives cachées dans mon esprit. Je les ai laissées m’empêcher d’agir. Certaines d’entre elles semblaient être des objections valables. Je pouvais toujours faire valoir que le moment n’était pas idéal. Je pouvais toujours m’inquiéter en pensant que le fait de collaborer avec de nouvelles personnes me compliquerait la vie. De même, je pouvais toujours éviter l’éventualité de me séparer de quelqu’un à cause d’un mauvais rendement ou d’une divergence au niveau des valeurs.

Ce qui m’a finalement amené à continuer, c’est l’incroyable potentiel de croissance qu’offrent ces défis. Ce n’est peut-être pas facile, mais ce chemin sera plein de leçons intéressantes, d’expériences et de bénéfices personnels et professionnels.

Article original écrit par Steve Pavlina.

Comme expliqué, tous les obstacles présentés plus haut sont valides et beaucoup peuvent s’en servir pour éviter de déléguer des tâches. Toutefois, j’aimerais spécialement revenir sur la question du contrôle. En effet, je vous invite à suivre la vidéo ci-dessous qui explique comment déléguer des tâches tout en gardant l’absolu contrôle sur votre activité et votre entreprise.