Les micro-tâches

Note : cet article est une traduction de l’article Microtasks de Steve Pavlina. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

Micro-tâchesParfois nous procrastinons sur des projets parce que nous ne savons pas où commencer. Un objectif comme « écrire un livre » pourrait sembler assez simple quand nous le planifions, mais quand il est temps d’agir, l’objectif devient cet énorme blob amorphe. La procrastination suit rapidement.

Une suggestion populaire est de définir l’action suivante qui doit être faite immédiatement, puis de nous concentrer dessus. Une fois que c’est fait, l’action qui suit devrait devenir évidente. J’ai eu des résultats mitigés avec cette approche. Cela aide dans certains cas, mais parfois ce n’est pas suffisant pour faire avancer les choses. Même quand l’action qui suit est simple et accessible, je vais quand même éviter par moments de me lancer parce que je sais que cela va me mener de nouveau tout droit à cet énorme blob de complexité.

Une solution que j’ai trouvée plus efficace est de diviser un grand projet en une longue liste de « micro-tâches », et de tout planifier de A à Z si possible. Une micro-tâche est un élément d’action très basique, tellement petit que vous auriez vraiment du mal à faire des morceaux plus petits sans que cela paraisse ridicule. Un exemple de micro-tâche est de passer un appel téléphonique de 5 minutes. Si vous devez le diviser en plusieurs étapes comme « composer le numéro », vous allez trop loin.

Une micro-tâche de base peut être complétée en moins de 30 minutes, et même en moins de 10 minutes dans l’idéal. Là encore, ce sont des actions très petites et bien définies.

Vous pourriez penser qu’il n’est pas toujours possible de diviser un grand projet en micro-tâches avant de commencer. Parfois, cependant, une autre personne a déjà fait la plupart du travail pour vous. Par exemple, si vous voulez savoir comment écrire un livre, vous pouvez trouver des livres avec les instructions étape par étape sur la façon de vous y prendre. Je ne dirais pas qu’ils les divisent jusqu’à en faire des micro-tâches, mais ils s’en rapprochent.

Il y a en effet des situations où il y a simplement trop d’incertitude pour planifier un projet de A à Z sous forme de micro-tâches. Un bon exemple est le développement de logiciels, qui fonctionne souvent bien mieux avec un processus de développement itératif, répétitif. Dans de telles situations, vous pouvez encore utiliser les micro-tâches pour planifier aussi loin que vous pouvez raisonnablement voir. Puis, quand vous atteignez un certain point, mettez votre plan à jour pour la prochaine portion à venir.

Un aperçu des micro-tâches

Pour de nombreuses tâches, cela peut être utile de créer un aperçu des micro-tâches qui montre toutes les étapes dont vous aurez besoin pour aller de A à Z.

Voici un exemple de division en micro-tâches en 20 étapes pour la tâche : écrire un nouvel article de blog. Ces étapes sont en ordre séquentiel :

  1. Définir un objectif principal pour l’article (informer, persuader, amuser, ou inspirer).
  2. Faire un brainstorming d’idées de sujets, ou relire la liste de sujets suggérés par les lecteurs.
  3. Choisir un sujet.
  4. Faire une séance d’écriture rapide et à l’arrache, librement, pour jeter les idées sur le papier sans faire attention à la structure.
  5. Décider comment organiser les idées clairement (chronologiquement, hiérarchiquement, par sujet, par séquence, etc.).
  6. Trier les résultats du n°4 en fonction de la structure désirée. Définir les principales parties et sous-parties.
  7. Identifier le matériel de soutien à inclure (exemples, analogies, citations, statistiques, images, histoires, etc.), et l’ajouter à l’aperçu.
  8. Retoucher l’aperçu des n°6 et 7 par souci d’exhaustivité et d’équilibre.
  9. Étendre chaque partie de l’aperçu pour en faire des paragraphes (et des énumérations si besoin).
  10. Insérer des sous-titres parlants dans l’article.
  11. Écrire l’introduction.
  12. Écrire la conclusion.
  13. Retoucher l’article en termes de contenu, de clarté, et de concision.
  14. Vérifier l’orthographe de l’article.
  15. Faire un brainstorming de tous les titres possibles pour l’article (clair, intéressant, riche en mots-clés).
  16. Choisir un titre.
  17. Choisir des catégories dans votre blog à assigner à l’article.
  18. Décider quand poster l’article (maintenant ou à une date déterminée).
  19. Publier l’article.
  20. Une fois que l’article est en ligne depuis plusieurs heures, évaluer le retour des lecteurs et retoucher toute erreur typographique.

Notez que chaque élément commence avec un verbe. Ok, pas la n°20, mais il arrive rapidement au verbe. Les verbes sont importants parce qu’il y a des actions physiques à entreprendre, pas seulement des idées à évaluer. Plus vos verbes sont clairs et concis, meilleur sera votre aperçu.

Pour un blogueur expérimenté, la liste ci-dessus pourrait sembler excessivement analytique. Je n’ai pas besoin d’une telle liste personnellement parce qu’après avoir écrit près de 600 articles, le processus est intégré depuis longtemps. Cependant, pour un blogueur nouveau et inexpérimenté qui commence tout juste, une telle liste peut avoir une grande valeur. Cela vous aide à ne pas rester coincé. La plupart des étapes sont assez simples pour être terminées en quelques minutes. Les deux principales exceptions sont le n°4, qui implique de coucher vos idées sur le papier de toutes les façons possibles, et le n°9, qui est le moment où vous étendez les aperçus pour en faire des paragraphes. Pour toute personne capable d’écrire un article, cependant, ces étapes sont assez simples pour ne pas induire un désir de procrastiner (mais si c’est le cas, vous pouvez toujours les diviser encore un peu plus).

Quand je m’attaque à un très grand projet, j’aime souvent créer un aperçu des micro-tâches du début à la fin. Parfois ces listes peuvent faire plusieurs pages et peuvent prendre des jours à terminer. Mais je trouve généralement que l’effort en vaut la peine. Une fois que la liste est terminée, cela rend la mise en œuvre bien plus efficace et simple. Cela permet aussi d’estimer correctement la date de fin d’un projet. Je suis très mauvais pour estimer la longueur d’un projet tant que je n’ai pas créé un aperçu des micro-tâches le concernant.

Les aperçus des micro-tâches sont particulièrement utiles pour les projets répétitifs. Quand j’éditais beaucoup de jeux d’ordinateur téléchargeables il y a plusieurs années, je devais traverser un processus de lancement similaire pour chaque jeu. Cela incluait de tester et de corriger les bugs, de créer l’installation du jeu (accord de licence, bon de commande, fichier readme, etc.), de créer les pages de vente du jeu, de mettre à jour le site web et la base de données en ligne avec les infos du nouveau jeu, d’écrire et d’envoyer un communiqué de presse, de créer une FAQ pour le jeu, de créer une page d’astuces et de solutions (pour les jeux de puzzle), de créer un emballage pour le jeu (CD, notice), de proposer la démo du jeu à des dizaines de sites de téléchargement de shareware, de solliciter les avis de critiques des jeux shareware, d’annoncer la sortie du jeu à la newsletter et la liste de clients, de faire le suivi des enquêtes des Relations Publiques, et ainsi de suite. Pour un simple jeu en shareware, ce processus prenait normalement plusieurs jours, même quand j’avais un éditeur à plein temps pour m’aider. Cela coûtait près de 2000$ pour les contractuels et les services utilisés. Mais comme j’ai créé un aperçu des micro-tâches de tout ce processus sur deux pages, cela se passait généralement très bien. Je pouvais me concentrer sur la tâche en cours et je n’avais pas à m’inquiéter de sauter une étape-clé.

Les micro-tâches au quotidien – 50 par jour

Vous pourriez trouver que cela vaut le coup d’expérimenter la planification de toute une journée à la mode micro-tâches. Si vous travaillez environ 8 heures par jour (de préférence pas pour un maître bovin démoniaque), et que votre micro-tâche moyenne dure 10 minutes, vous devrez faire une liste d’environ 50 micro-tâches. Je l’ai fait plusieurs fois, mais dans la plupart des cas je trouve que ce niveau de calibrage est exagéré. Néanmoins, je vous encourage à tester cela au moins un jour pour voir comment cela fonctionne pour vous. Assurez-vous de créer votre liste des 50 par jour la veille du jour où vous allez le mettre en œuvre. Vous pouvez vous en servir seulement pour votre journée de travail ou pour votre journée entière, y compris votre temps personnel. (Malheureusement, pour certains larbins surchargés parmi vous, il n’y a pas beaucoup de différence entre les deux.)

Ce qui fonctionne le mieux pour moi est une approche hybride ; mélanger les micro-tâches avec des tâches plus longues sur ma liste de tâches quotidienne. Par exemple, sur ma liste d’aujourd’hui, ma matinée (9h-midi) ne compte que deux tâches : écrire cet article sur les micro-tâches et le pré-publier pour demain, et écrire un second article à pré-publier pour après-demain. Mon après-midi inclut principalement des micro-tâches. Comme Erin et moi avons déménagé récemment, je dois mettre à jour mon adresse postale auprès de plusieurs dizaines de services, donc j’ai une longue liste d’appels à passer. Pendant que je fais ça, je vais faire du multi-tâches. Chaque fois que je suis en attente, je vais remplir divers papiers officiels et paperasse d’assurance… au crayon de papier évidemment. 😉

Gérer la complexité

Comment est-ce que je décide de diviser une grande tâche en micro-tâches ? Je prends cette décision en fonction de ma perception de la complexité de la tâche. Si la tâche semble suffisamment claire, et que cela ne m’effraie pas de la mettre sur ma liste quotidienne, je vais l’ajouter telle quelle. Mais si c’est nouveau, inhabituel, ou compliqué, je vais la diviser en micro-tâches quand je planifie ma journée. Cela m’empêche de me heurter à de la résistance quand il est temps de passer à l’action. J’aime que mes périodes de travail glissent avec douceur d’une tâche à la suivante sans devoir m’arrêter pour réfléchir longtemps à ce que je dois faire ensuite.

Faites des tests pour apprendre ce qui fonctionne le mieux pour vous. Vous pourriez être le genre de personne qui peut mettre « lancer une nouvelle entreprise web » sur votre liste de choses à faire et savoir que vous allez y arriver. Je ne suis pas ce genre de personne. Je déteste travailler dans le noir. J’ai besoin de voir où mes actions vont mener ; autrement, je vais tomber sur un os et finir par procrastiner. Un bon plan avec le bon niveau de subdivision peut être très motivant. Il est bon de voir que si je suis simplement les étapes, je vais produire le résultat attendu (ou au moins quelque chose s’en approchant).

De l’intention à l’action

Cela ne pose aucun problème de fixer un objectif ou une intention sans avoir le moindre indice de la façon dont cela va se manifester. Mais une fois que vous avez un indice, cela devient votre travail de le concrétiser sous forme physique. Vous devez faire la moitié du chemin vers le cosmos. Si vous manquez de clarté pour passer à l’action, alors concentrez-vous sur vos intentions. Mais une fois que ces quelques premières étapes se présentent, c’est à votre tour de coopérer avec le processus de manifestation et de prouver que vous êtes vraiment sérieux. Autrement, ces étapes d’action ne feront que vous regarder dans le blanc des yeux jusqu’à ce que vous vous bougiez les fesses et alliez au charbon.

Un aperçu des micro-tâches est comme une recette. Quand vous suivez une recette, vous êtes capable de vous concentrer sur le processus d’action sans vous soucier de la façon dont vous allez le faire. Vous devez simplement suivre les étapes exactement comme elles sont écrites. De la même manière, quand vous créez un aperçu des micro-tâches pour un projet, vous séparez la planification et l’action. Cela aide la phase d’action à bien se passer, et il est plus facile d’entrer dans le flow de productivité. Vous savez que si vous suivez votre aperçu, vous allez obtenir un résultat. Il pourrait ne pas être parfait, mais il sera fait.

 Crédits photo : © macrovector – Fotolia

Recherches utilisées pour trouver cet article :

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3 commentaires

  • Nicolas dit :

    Je crois bien que je tiens enfin l’arme fatale contre la procrastination, merci beaucoup !

  • Marc-Antoine dit :

    Très bon article. Je suis curieux de savoir Olivier si tu utilises un logiciels pour t’aider à lister, gérer et suivre tes tâches..

    C’est en fait ma recherche d’un tel logiciel qui m’a mené ici, je ne saurais trop comment. Bref, j’ai adoré ton article, et je partage en tous points ce que tu propose. Le défi est maintenant de contenir toutes ces étapes dans un médium facile de gestion..

    J’utilise présentement le bon vieux notepad, mais ce n’est définitivement pas optimal. Je suis constamment entreint de regrouper , dupliquer, effacer et chercher interminablement d’ancienne notes..

    Je compte essayer “Toodleto” … Mais j’aimerais beaucoup savoir ce que toi, tu as choisi d’utiliser ?

  • Gwen dit :

    Ma mère m’a toujours dit : “si tu veux casser un fagot de bois, casse les branches une à une”.

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