Vous est-il déjà arrivé de passer en revue votre semaine et d’avoir l’impression de ne pas avoir fait tout ce que vous aviez prévu ? Lorsque vous travaillez à bâtir une belle carrière ou une entreprise personnelle, le temps est peut-être votre atout le plus précieux, et vos revenus sont le résultat direct de la façon dont vous gérez votre temps. Vous n’avez aucun moyen de prolonger les heures d’une journée, et l’horloge tourne toujours. Il y a quelques années, j’ai découvert un système simple qui m’a permis de presque tripler ma productivité, et dans cet article, je vais partager quelques idées très pratiques que vous pouvez appliquer immédiatement pour augmenter votre efficacité sans travailler plus dur que vous le faites maintenant.
Tenir un journal de temps détaillé
La première étape pour mieux gérer votre temps, c’est de savoir comment vous utilisez actuellement le temps. Tenir un journal de temps est un moyen très efficace d’y parvenir. Après une seule journée, vous obtiendrez immédiatement un aperçu extraordinaire de comment vous gérez réellement votre temps. Le simple fait de mesurer le temps suffit souvent pour faire remonter vos habitudes inconscientes dans votre conscience. Vous avez alors une chance de les examiner et de les changer.
Voici comment tenir un journal de temps. Tout au long de la journée, notez l’heure chaque fois que vous commencez ou arrêtez une activité. Envisagez d’utiliser un chronomètre pour simplement enregistrer les intervalles de temps pour chaque activité. Vous pouvez le faire uniquement pendant votre temps de travail ou tout au long de votre journée. À la fin de la journée, classez tous les blocs de temps en des catégories générales et déterminez quel pourcentage de votre temps est consacré à chaque type d’activité.
Si vous voulez être précis, faites-le pendant une semaine et calculez le pourcentage du temps total que vous avez consacré à chaque type d’activité. Soyez aussi précis que possible. Notez le temps que vous passez à lire des courriels, à naviguer sur le Web, à téléphoner, à manger. Calculez le temps que vous passez sur des groupes de discussion, aux toilettes, etc. Si vous vous levez de votre chaise, cela signifie probablement que vous devez inscrire une nouvelle entrée dans votre journal de temps. Je me retrouve généralement avec 50 à100 entrées de journal par jour.
Vous serez peut-être surpris de découvrir que vous ne passez qu’une petite partie de votre temps de travail à faire réellement ce que vous considérez comme du vrai travail. Des études ont montré que l’employé de bureau lambda ne travaille qu’une heure et demie par jour. Le reste du temps est consacré à la socialisation, aux pauses-café, aux repas, à la communication non professionnelle, au classement de dossiers et à bien d’autres tâches non professionnelles. L’employé de bureau lambda (qui travaille à temps plein) ne commence même pas à faire du vrai travail avant 11 h, et il commence à perdre en productivité à partir de 15 h 30.
Analyser vos résultats
La première fois que j’ai tenu un registre du temps de travail, j’ai remarqué que je n’ai fait que 15 heures de réel travail au cours d’une semaine où j’ai passé environ 60 heures dans mon bureau. Même si j’étais techniquement environ deux fois plus productif qu’un employé de bureau lambda, j’étais tout de même troublé par les résultats. Où sont passées ces 45 autres heures ? Mon journal de temps m’a tout montré. Grâce à lui, j’ai remarqué les nombreuses façons dont je gaspillais mon temps sans même m’en rendre compte. En effet, je vérifiais trop souvent les courriels, je me montrais trop perfectionniste et je faisais des tâches qui n’avaient pas besoin d’être faites, je lisais trop les nouvelles, je prenais trop de temps pour manger, je succombais à des interruptions évitables, etc.
Calculer votre ratio d’efficacité personnel
Quand j’ai réalisé que j’avais passé 60 heures au bureau, mais que je n’avais fait que 15 heures de travail pendant cette période, j’ai commencé à me poser des questions intéressantes. Mes revenus et mon sentiment d’accomplissement ne dépendaient que de ces 15 heures, et non du temps total que je passais au bureau. J’ai donc décidé de commencer à calculer mon ratio d’efficacité quotidienne en divisant mon temps de travail réel par le temps total que je passe dans mon bureau. Au départ, j’étais dérangé de constater que je ne travaillais que 25% du temps. Cependant, j’ai aussi réalisé qu’il serait extrêmement stupide de simplement travailler pendant de plus longues heures.
Voici la formule :
Ratio d’efficacité = temps consacré au travail réel/temps passé au travail
Réduire vos heures de travail pour forcer une augmentation de l’efficacité
Si vous avez déjà essayé de vous discipliner pour faire quelque chose que vous n’étiez pas vraiment motivé à faire, vous avez très probablement échoué. C’est naturellement ce qui se produit avec moi lorsque j’essaie de me discipliner pour travailler plus dur. En fait, le fait de faire plus d’efforts me démotive et fait baisser encore plus mon ratio d’efficacité. J’ai donc décidé à contrecœur d’essayer l’approche inverse.
En effet, j’ai décidé que le prochain jour de travail, je ne passerais que 5 heures au bureau, et le reste de la journée, je ne me permettrais pas de travailler du tout. Il s’est passé quelque chose d’intéressant, comme vous pouvez l’imaginer, j’en suis sûr. Mon cerveau a dû se dire que le temps de travail était devenu une denrée rare parce que j’ai travaillé presque cinq heures d’affilée et j’ai obtenu un taux d’efficacité de plus de 90%. J’ai continué cette expérience pendant le reste de la semaine et j’ai fini par enregistrer environ 25 heures de travail concret avec seulement 30 heures passées dans mon bureau, pour un ratio d’efficacité de plus de 80%. J’ai donc pu réduire mon temps de travail hebdomadaire de 30 heures tout en obtenant 10 heures supplémentaires de travail réel.
Si votre journal de temps indique que votre ratio d’efficacité est en baisse, essayez de limiter considérablement votre temps de travail total pendant une journée, et voyez ce qui se passe. Une fois que votre cerveau se rend compte que le temps de travail est limité, vous deviendrez soudain beaucoup plus efficace. Si le temps de travail est limité, vous trouverez habituellement un moyen d’accomplir votre travail. Par contre, lorsque vous avez tout le temps du monde, il est facile de tomber dans l’inefficacité.
Augmenter graduellement le nombre d’heures de travail tout en maintenant l’efficacité de pointe
Sur quelques semaines, j’ai réussi à maintenir mon ratio d’efficacité à plus de 80% tout en augmentant progressivement le total d’heures que je passe à mon bureau chaque semaine. Cela fait plusieurs années maintenant que je parviens à maintenir ce rythme. De même, je parviens généralement à produire environ 40 heures de travail réel chaque semaine, alors que je ne passe que 45 heures au total dans mon bureau. J’ai en effet compris, avec le temps, que c’est ce qui est idéal pour moi.
Lorsque j’essaie de passer plus de temps à travailler, ma productivité baisse rapidement. Ce qui est intéressant, c’est que le système qui m’a permis d’optimiser ma productivité au travail a également créé un incroyable équilibre dans les autres domaines de ma vie. Même si j’étais en mesure de tripler ma productivité grâce à cette approche, j’avais aussi le temps de me pencher sur mes centres d’intérêt personnels.
Garder une trace de comment vous gérez votre temps est une façon intelligente d’assurer une productivité optimale sans augmenter le nombre d’heures pendant lesquelles vous travaillez. Toutefois, il faut préciser que pour que cette technique soit efficace, il faut l’utiliser de façon périodique. Personnellement, je fais cet examen pendant une semaine tous les 3 à 6 mois. Au fil des ans, cela a fait de grandes différences pour moi. Cette technique m’apporte toujours des nouveaux bénéfices spécifiques. Lorsque je passe trop de mois sans l’utiliser, ma productivité baisse progressivement et je retombe dans mes inconscientes habitudes chronophages.
Vous constaterez probablement comme moi que votre intuition par rapport à votre productivité est étroitement lié à la quantité de travail réel que vous abattez. Lorsque vous sentez que votre productivité est plus faible que vous le souhaitez, remettez-vous sur de bons rails en tenant un journal de temps. Calculez votre ratio d’efficacité et optimisez votre efficacité afin de booster votre productivité et retrouver vos normes. Tenir un journal de temps est une activité très importante qui requiert peu d’efforts et de temps, et les avantages à long terme sont impressionnants.
Article original écrit par Steve Pavlina.
En guise de complément, je vous invite à regarder la vidéo suivante. Elle s’étend plus sur la question de la productivité et présente un secret banal qui va vraiment booster votre productivité.
