Comment créer un échafaudage de productivité personnelle

Note : cet article est une traduction de l’article How to Create a Personal Productivity Scaffold de Steve Pavlina. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

Travaux de productivitéUn échafaudage est une structure temporaire qui supporte outils, matériaux et gens pendant qu’ils érigent ou réparent un bâtiment. Une construction similaire peut être utilisée pour améliorer votre productivité personnelle. Un peu comme porter un appareil permet de repositionner des dents de travers, un échafaudage de productivité personnelle est une chose que vous insérez temporairement dans votre routine quotidienne pour vous aider à créer et à mettre en place de nouvelles habitudes. Une fois que ces habitudes sont conditionnées, l’échafaudage peut être enlevé.

Supposons que vous avez du mal à rester concentré au travail. Vos journées ne cessent de vous fuir. Vous allez à votre bureau et vous commencez à vérifier vos mails. Ensuite vous allez faire un tour sur vos sites web préférés. Puis vous revérifiez vos mails. Avant que vous ayez pu vous en rendre compte, il est déjà midi. Après manger vous vérifiez à nouveau vos mails. Puis un nouveau petit tour sur internet. Peut-être que vous commencez enfin à faire vraiment votre travail, mais seulement parce que les mails et le surf sur internet vous ennuient. Comme vous avez gaspillé autant de temps, vous ne pouvez vous occuper que de ce qui est urgent sans qu’il vous reste de temps pour quoi que ce soit d’autre de vaguement significatif. Vous finissez votre journée de travail vous sentant déçu et à moitié déprimé. Votre soirée n’est pas plus excitante. Puis vous recommencez le processus le lendemain.

Si vous ne brisez pas d’aussi mauvaises habitudes, avant de vous en rendre compte, vous aurez gâché des années de votre vie. C’est totalement évitable, mais se bercer d’illusions et ne pas tenir ses promesses personnelles ne sont pas la réponse.

Quand vous vous retrouvez finalement coincé dans le schéma indésirable de la perte de temps, c’est comme avoir des dents de travers. Imaginez que vous vous promettiez encore et encore « Je dois redresser mes dents ! Cette fois je vais vraiment le faire ! » Est-ce que cela va arranger vos dents ? Bien sûr que non. Elles ne vont probablement faire qu’empirer. La solution est pourtant simple. Mettez-vous un appareil. Cela demandera un petit sacrifice, mais cela résoudra le problème. Et c’est temporaire ; vous n’aurez pas à le garder éternellement.

Un échafaudage de productivité personnelle est comme un appareil dentaire. C’est une façon de rediriger votre temps et votre énergie pour les remettre en ligne « droite » et qu’ils ne soient plus de travers. Une fois que vous l’avez installé, il est assez facile de le garder, même si vous pourriez quand même voir cela comme un petit sacrifice.

Peut-être que la fonction la plus importante que doit avoir votre échafaudage est de faire en sorte que vous restiez concentré sur ce que vous voulez et loin de ce que vous ne voulez pas. Qui veut perdre des heures chaque jour sur les mails et le surf sur internet ? Personne se souciant vraiment d’avoir une vie. Mais c’est bien trop simple de tomber dans ce fonctionnement par erreur, tout aussi simple que d’avoir des dents tordues.

J’ai dû porter un appareil pendant 3 ans quand j’étais enfant, mais je suis content d’avoir enduré cela parce que mes dents sont restées relativement droites depuis lors. Je suis encore plus reconnaissant de l’échafaudage personnel qui m’a aidé à rester concentré sur mes objectifs.

Un exemple d’échafaudage

Peut-être que le meilleur moyen de comprendre le principe de l’échafaudage est simplement d’en regarder un, donc je vais en partager un que j’ai utilisé de temps en temps. Pour rester concentré chaque jour, j’insère un échafaudage autour de ma journée de travail, une heure au début de la journée de travail et une heure à la fin. Je ne travaille pas plus d’heures ; l’échafaudage remplace ce qui ferait autrement partie de ma journée de travail. Voilà à quoi cela ressemble :

L’échafaudage de début de journée (60 minutes)

  1. Revoir et mettre à jour les projets à long terme (25 minutes)
  2. Écrire dans mon journal ce que je m’attends à accomplir aujourd’hui (10 minutes)
  3. Revoir la liste de tâches d’aujourd’hui, et visualiser une journée réussie et appréciable (5 minutes)
  4. Méditer et écouter tout ce qui pourrait se présenter pour me guider (15 minutes)
  5. Respirer profondément et me concentrer avant de commencer à travailler (5 minutes)

L’échafaudage de fin de journée (60 minutes)

  1. Enregistrer mes performances sportives du matin sur un tableau de suivi des progrès, planifier le prochain entraînement (5 minutes)
  2. Gérer les papiers, mettre à jour la liste projet/action et l’agenda (15 minutes)
  3. Équilibrer le bureau (désencombrer, trier, organiser) (5 minutes)
  4. Procéder à une autopsie de la journée dans mon journal en utilisant mon modèle d’évaluation (10 minutes)
  5. Prévoir la journée suivante (15 minutes)
  6. Arroser les plantes (<5 minutes)
  7. Respirer profondément pour vider mon esprit et quitter le travail pour le reste de la journée (5 minutes)

J’insère normalement l’échafaudage du matin à 8-9h, et celui de l’après-midi à 16-17h.

Votre réaction initiale pourrait être « C’est beaucoup trop. Je ne peux pas utiliser deux heures de ma journée, surtout pendant des semaines et des semaines. » Je ne dis pas que vous devez utiliser mon échafaudage en particulier ; c’est une chose que j’ai créée pour moi-même, et cela pourrait n’avoir aucun sens pour vous. Mais vous seriez abasourdi de voir à quel point vos journées peuvent être productives quand vous créez votre propre routine quotidienne de démarrage et de fin, comme un emballage autour de votre journée.

Le but de l’échafaudage ci-dessus est de m’aider à rester concentré. Je ne m’en sers pas toujours, mais quand je trouve que ma concentration baisse et que je remarque que je passe trop de temps sur des choses sans importance, je retourne à mon échafaudage et je redresse efficacement la situation.

Le processus de démarrage me permet de me concentrer sur mes objectifs et projets à long terme, ainsi, dès 9h, je passe directement à ma tâche la plus importante. Je me sens relax, alerte, et très motivé.

Le processus de fin est le moment où je clos ma journée de travail, ainsi, à 17h, j’en ai totalement fini avec le travail et je suis prêt à passer du temps avec ma famille, à assister à une réunion Toastmasters ou à un cours de Kempo, ou à sortir avec Erin.

Ces deux échafaudages réunis créent un emballage productif autour de ma journée de travail. Le matin j’entre en « mode travail ». Je fais mon travail, en commençant pas les tâches les plus importantes de la journée. Puis je sors du mode travail et j’entre en mode famille. Cela fonctionne très bien, et les deux heures que cela prend ne me semblent pas du tout être un sacrifice.

Si deux heures vous semblent trop, vous pouvez certainement le raccourcir. Quelques minutes seulement à chaque bout peuvent faire une différence, même si vous ne faites rien d’autre que des exercices de respiration. Par tâtonnements, j’ai appris à obtenir de super résultats avec une période d’une heure. Je fais en fait une partie du travail pendant ces périodes d’échafaudage, dont de la planification, la gestion de ma boîte d’entrée de paperasse, l’évaluation des résultats, et bien sûr, empêcher mes plantes de mourir. Ce sont des tâches quotidiennes de toute façon, donc je trouve utile de les inclure dans l’échafaudage.

Comment créer un échafaudage de productivité personnelle

Pour créer votre propre échafaudage, vous avez besoin d’identifier là où vous êtes allés « de travers » et ce qui doit être fait pour vous redresser. Presque toujours, cela nécessitera de créer un processus pour recadrer votre attention. Par exemple, vous pourriez vouloir un échafaudage matinal qui vous met dans un état d’esprit où vous êtes tellement concentré que vous n’envisageriez même pas de gaspiller votre temps à surfer bêtement sur internet.

Façonnez des activités simples pour canaliser votre attention vers un état d’esprit particulier. Voulez-vous être motivé ? Relax ? Créatif? Quel que soit l’état dans lequel vous voulez être, cela devrait être géré par votre échafaudage.

Les échafaudages fonctionnent mieux quand ils sont naturellement attirants pour vous, peut-être même amusants. Voyez-les comme des amorces. Dans l’idéal ils devraient vous attirer suffisamment pour que vous ayez envie de les faire sans trop de résistance, Le temps d’arriver au bout, vous êtes immergé dans l’état d’esprit désiré, avec la sensation que vous pourriez tenir des heures.

Les meilleurs éléments d’échafaudage sont ceux qui fournissent un bienfait supplémentaire dépassant l’effet temporaire de concentration. Par exemple, la méditation quotidienne  peut vous aider à faire le vide dans votre esprit et à vous concentrer, mais c’est aussi connu pour avoir des bienfaits à long terme sur la santé, dont une baisse de 30% du risque de maladie cardio-vasculaire et une baisse de 49% du risque de cancer (chiffres tirés d’une étude faite par des praticiens de la méditation transcendantale). Tenir un journal régulièrement peut également avec d’immenses bienfaits, vous aider à éviter les problèmes et à gagner en clarté mentale.

Créer un bon échafaudage est globalement un processus de tâtonnements. Lancez-vous, tentez quelque chose, et observez comment cela fonctionne pour vous. Chaque fois que vous essayez de vous servir de votre échafaudage, voyez si vous pouvez l’améliorer. Était-ce assez attirant pour que vous ayez envie d’en compléter les étapes ? Quand vous êtes arrivé au bout, étiez-vous dans un état de désir ? Si vous faites cela tous les jours, cela fera-t-il une différence suffisante pour compenser le temps que cela prend ?

Même quand vous créez un bon échafaudage qui fonctionne pour vous, c’est une bonne idée de le mélanger de temps en temps pour éviter qu’il stagne et moisisse. Réorganisez les étapes, ou insérez une nouvelle activité de temps en temps.

Vous pouvez utiliser les échafaudages pour à peu près tout, donc ne vous limitez pas à la productivité liée au travail. Vous pouvez vous en servir pour vous motiver à faire de l’exercice, à manger plus sainement,  ou pour vous préparer mentalement à vendre au porte à porte. L’idée de base est de créer des habitudes très simples et faciles à mettre en place qui servent de canevas pour installer bien plus d’habitudes importantes.

Une fois que votre nouvelle habitude est mise en place, essayez de réduire ou de supprimer votre échafaudage, et voyez si vous pouvez quand même garder cette habitude. Gardez tout échafaudage qui continue à être efficace, mais libre à vous de le supprimer quand il n’est plus nécessaire. Je reviens souvent à l’utilisation d’un échafaudage en ce qui concerne la productivité, mais pour l’exercice régulier, je n’en ai visiblement plus besoin.

Les échafaudages et les essais de 30 jours

La méthode de l’échafaudage correspond parfaitement au concept de l’essai de 30 jours. Une fois que vous vous créez un échafaudage basique, engagez-vous à le tester pendant 30 jours. À la fin de chaque journée, ajustez votre échafaudage en fonction de vos résultats. Envisagez de partager votre échafaudage sur des forums, et invitez les autres à poster leurs avis et leurs suggestions pour vous aider à l’améliorer.

Un échafaudage basique utilisé dans la construction peut être une structure bancale, laide, tachée de peinture, mais il fait le boulot. De la même manière, votre échafaudage de productivité personnelle peut être tout aussi laid à première vue, mais s’il vous aide à faire le travail, c’est gagné.

Crédits photo :  Paulista – Fotolia

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Un commentaire

  • Gilles_G dit :

    J’aime beaucoup l’idée de pouvoir « couper le travail » à 17 heures. Cela permet de se dégager l’esprit comme bon nous semble. Surtout pour cette personne qui a une famille.

    Je suis tout de même surpris par le côté « robotique» de sa procédure !! Cette technique fonctionnera certainement avec des personnes très procédurières mais j’ai tout de même un peu peur pour les personnes un peu plus créatives… qui ne tiendront pas plus de deux jours avec cette technique.

    De plus, j’ai un peu de mal à comprendre pourquoi cette personne revoit TOUS LES JOURS ses objectifs à long terme ? Cela me paraît certes intéressant afin de ne pas les oublier, mais pourquoi chaque jour ?? C’est surtout le mot « revoir » qui m’interpelle quelque peu…

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