Le présent article poursuit la série d’articles sur comment « nouer des liens avec des personnes occupées ». Le premier article de ladite série est disponible ici.
Poursuivons avec de nouveaux conseils.
N’interprétez pas mal les réponses laconiques
Les personnes occupées envoient souvent des réponses laconiques aux courriels qu’elles reçoivent. Alors n’interprétez pas mal les réponses d’une seule ligne comme « Très bien, faisons cela », « Non merci », « Pas intéressé » ou « Merci ». Ne voyez donc pas en ces réponses une preuve de manque de respect ou d’indifférence.
En effet, les réponses laconiques sont courantes dans le monde des affaires. Par conséquent, considérez-les comme un signe d’efficacité et non de manque de respect. Car votre message peut faire partie d’une centaine d’autres messages traités par la même personne. Le fait même que vous ayez reçu une réponse signifie que l’autre personne a jugé votre message digne d’une réponse.
Si vous réagissez à la réponse en vous plaignant, vous entrez dans la catégorie des gens ennuyeux. Ne vous plaignez pas lorsque vous recevez des réponses laconiques. C’est très mauvais.
Les courriels ne sont tout simplement pas le bon canal pour de longs échanges. Ce n’est pas le bon moyen pour tisser des liens. Si vous souhaitez vraiment tisser des liens avec des personnes occupées, organisez une rencontre en personne dans la mesure du possible, sinon optez pour les appels téléphoniques. Si vous passez plusieurs minutes à rédiger un seul courriel, vous devriez plutôt prendre votre téléphone à la place.
Par exemple, si vous m’envoyez un email de 1 000 mots et que vous obtenez une réponse en une phrase, ne vous dites pas que je n’ai rien à faire de ce que vous avez à dire. Une interprétation plus juste est que je ne pense pas qu’une réponse plus longue constitue une bonne manière d’utiliser mon temps, étant donné tous les autres messages que je dois traiter. Une autre interprétation serait que je ne valide pas le canal auquel vous avez eu recours. Vous utilisez peut-être le mauvais canal pour ce que vous essayez de transmettre comme message.
Parfois, les gens essaient de se servir des courriels pour transmettre des choses qui ne se traduisent pas bien en texte clair. Un chameau qui passe par le trou d’une aiguille ne ressemble pas beaucoup à un chameau de l’autre côté. Il ne restera probablement qu’une dégoutante forme de bouillie.
Si vous essayez de comprimer toute l’histoire de votre vie dans un courriel, vous commettez une erreur. Votre histoire sera privée de son essence. Les points que vous voulez faire ressortir ne transparaitront pas. L’autre personne fera la grimace lorsqu’elle verra un mur de texte. Si vous voulez autant écrire, tenez un journal intime ou devenez blogueur.
Attendez avant de répondre
Si vous recevez une réponse par courriel d’une personne occupée, ne répondez pas immédiatement, à moins d’avoir une très bonne raison de le faire. Sinon, vous risquez d’ennuyer l’autre personne par inadvertance. Une autre possibilité est que vous serez vu comme étant trop nécessiteux ou impatient.
Je vous suggère d’attendre au moins 12 à 24 heures avant de répondre.
Cela peut sembler illogique, mais je vous invite à voir les choses du point de vue des personnes occupées. Chaque jour, elles ont beaucoup de nouveaux messages à traiter. Lorsqu’elles traitent les courriels, elles ont hâte de vider leur boite de réception et de passer à la tâche suivante. Pour une personne occupée, cela fait du bien d’avoir une boite de réception vide, même si c’est simplement pour un instant. Si vous essayez de répondre aux courriels des personnes occupées deux fois ou plus par jour, elles pourraient commencer à percevoir votre échange comme une perte de temps potentielle, ne serait-ce que parce que vous avez pris une plus grande partie de leur attention ce jour-là comparativement à leurs autres contacts. Soudain, vous franchissez un seuil invisible, et elles cessent de vous répondre.
La dernière chose dont les personnes occupées ont besoin, c’est de plus d’urgence. Une réponse instantanée positionne votre échange comme une priorité, et les personnes occupées savent que les problèmes urgents sont rarement importants. Vous devez éviter qu’une personne occupée considère votre échange comme potentiellement urgent. Il est préférable de communiquer à un rythme plus progressif, de sorte que vous vous retrouvez dans la case « important » plutôt que dans la case « urgent ».
Soyez patient, pas trop pressé. Laissez la personne occupée s’habituer progressivement à vous. Optez pour des échanges brefs et rapides sur une période de plusieurs jours si vous pouvez le faire.
Comprenez que le fait de vouloir accélérer les choses, par exemple vouloir conclure un accord avant le weekend, est l’exception. Avec de l’expérience, vous aurez une idée du moment où il est raisonnable de répondre immédiatement un courriel et où il est plus sage d’attendre un peu.
À suivre…
Article original écrit par Steve Pavlina.
Il est indéniable que la façon de communiquer est un élément clé sur lequel vous devez travailler si vous voulez avoir une chance véritable de tisser des liens avec des gens occupés. Pour vous aider dans ce sens, je vous invite à suivre la vidéo suivante.
