S’organiser

Il y a quelques années j’ai déménagé avec ma famille d’un 3 pièces exigu à une maison spacieuse. Au lieu d’avoir à tasser mon bureau dans une demi-pièce, j’avais finalement une belle pièce de 3 par 4 rien que pour moi. Une pièce que je veux apprendre comment organiser à mon goût.

Comme j’étais habitué à travailler dans moins de la moitié de cet espace, je savais que j’aurais plein de place pour travailler, donc je voulais apprendre comment organiser intelligemment d’une façon qui me permettrait de travailler efficacement sur tout un tas de projets sans être débordé par le désordre.

Alors que je me baladais dans une librairie avant de déménager, j’ai acheté sur un coup de tête un livre appelé Organisez votre vie pour mieux la vivre de Julie Morgenstern. Il contenait beaucoup d’astuces d’organisation et expliquait adroitement la façon dont les gens peuvent habituellement se tromper quand ils essayent de s’organiser. J’aimerais partager avec vous ce que j’ai appris en lisant ce livre et en organisant mon bureau en partant de zéro.

Le livre de Julie commence avec une affirmation forte à laquelle j’ai commencé par ne pas croire. Elle dit que si vous êtes une des personnes qui sont entourée de désordre et qui n’arrivent pas à s’organiser, alors c’est que vous n’avez simplement jamais appris comment organiser.

Si vous maintenez un environnement en désordre, cela signifie simplement qu’il vous manque les compétences d’organisation, ce que tout le monde peut apprendre. Pour avoir lu plusieurs autres livres sur l’organisation depuis, je ressens que Julie a en partie raison. S’organiser peut être divisé en processus étape par étape que tout le monde peut suivre.

Qu’est-ce qui crée le désordre ?

Julie souligne plusieurs défauts techniques qui peuvent empêcher de m’organiser et de devenir organisé, mais ma perception n’étant qu’au niveau basique, il n’y a qu’un seul vrai défaut : un échec à systématiser les décisions communes. Chaque fois que je laisse les choses traîner, c’est parce que je ne suis pas prêt à décider maintenant quoi faire avec.

Donc le processus d’organisation se ramène en réalité à avoir un système d’automatisation des décisions concernant ce qui va où. Les gens désorganisés ont peu ou pas de systèmes, donc ils doivent prendre chaque décision au cas par cas. Cela finit par devenir harassant, et le désordre commence à s’empiler. Les gens organisés prendront bien moins de décisions sur le long terme. Cela prend bien plus de temps d’être désorganisé que d’être organisé parce que les gens désorganisés perdent énormément de temps en inefficacité.

Apprendre comment organiser

Maintenant définissons un processus étape par étape pour apprendre comment organiser votre bureau à la maison de A à Z. La première étape est l’analyse. Comment passez-vous votre temps dans votre bureau ? Faites une liste des différents types de tâches que vous y faites, et créez une liste des zones fonctionnelles qui seront nécessaires dans votre bureau. Si vous êtes programmeur, cela devrait être une tâche facile si vous l’envisagez en termes de création d’un programme d’ordinateur.

Si vous deviez programmer un robot pour qu’il fasse les différentes tâches que vous faites dans votre bureau, comment organiseriez-vous ces tâches en modules séparés ? Par exemple, j’en suis arrivé à une liste de six catégories pour moi-même : paperasse générale, travail sur ordinateur, travail créatif, tâches financières, lecture professionnelles, et traitement et envoi de commandes manuelles. Dans l’idéal vous voulez créer une liste de catégories clairement définies qui se chevauchent aussi peu que possible.

Puis, déterminez de quel équipement et matériels physiques vous avez besoin pour chaque catégorie. Par exemple, pour le travail créatif j’ai besoin d’un accès à des instruments d’écriture, des carnets de notes, un tableau blanc, et un tableau d’affichage en liège.

Pour l’envoi de commandes j’ai besoin d’avoir accès à des matériaux d’emballage, des CDs enregistrables, des moyens d’affranchissement, une échelle des frais postaux, et ainsi de suite. À cette étape j’ai réalisé que j’avais aussi besoin d’une zone de stockage et de référencement pour mes livres, mes fichiers, et les fournitures supplémentaires.

Une fois que vous avez divisé de façon fonctionnelle vos matériels bureautiques en différentes zones, l’étape suivante est d’assigner des espaces physiques de votre bureau à chaque zone.

Dans l’idéal vous voulez que ces zones se chevauchent le moins possible, mais un peu de chevauchement est généralement nécessaire, en particulier si vous utilisez votre ordinateur pour plusieurs tâches différentes. Prenez du temps pour déterminer un arrangement de fournitures qui répondra de la meilleure façon possible à vos besoins fonctionnels.

La clé à ce point est de visionner à quoi ressemblerait votre bureau idéal. Oubliez les fournitures que vous possédez déjà, et ne vous souciez pas des contraintes de coût ou d’espace à ce point. Utilisez juste votre imagination, et pensez à ce que vous voudriez vraiment si le prix n’entrait pas en compte. Écrivez ça, et dessinez même l’agencement idéal de votre bureau, en notant quelles zones de travail vous assigneriez à chaque zone physique. Il faut vous organiser.

Maintenant que vous savez ce que vous voulez comme agencement idéal de meubles, réfléchissez à des moyens vous permettant de vous approcher le plus possible de cet idéal, en fonction de votre budget et de vos contraintes spatiales. Beaucoup de gens, moi y compris, ont hérité de vieilles fournitures qui ne leur servent plus. Le simple fait de déjà les posséder ne signifie pas que ce soit le meilleur choix pour vous aujourd’hui.

N’ayez pas peur de vendre de vieilles fournitures et de les remplacer par quelque chose de plus fonctionnel. Vous pouvez trouver plein de meubles de bureau en kit ou non à des prix raisonnables dans les magasins de bureautique, avec parfois la livraison gratuite. J’ai acheté mon bureau, une huche, une commode roulante et un support pour imprimante neufs pour un total de 75 €, mais j’ai du les assembler moi-même. J’ai aussi acheté trois tables pliantes à six pieds pour 25 € chacune, et elles peuvent être facilement déplacées.

En plus de cela, j’ai pris cinq étagères gigognes pour seulement 15 €.

Les bibliothèques sont également peu chères, environ 30-50 € pour une avec six étagères. Si vous voulez un bureau en acajou sculpté à la main, vous allez casquer, mais si vous restez dans le basique et le fonctionnel, vous pouvez remplir votre bureau de meubles pour quelques centaines d’euros, même si vous achetez tout neuf. Mesurez les meubles et jouez avec les différentes configurations, par exemple dans un logiciel d’édition d’images. Ou avec des miniatures à l’échelle découpées dans du papier. C’est beaucoup plus facile que de bouger et d’apprendre comment organiser réellement les meubles.

Maintenant que vous vous êtes décidé sur l’agencement de votre bureau, placez l’équipement, le matériel et les fournitures pour chaque zone dans chaque zone. En déterminant comment diviser votre bureau, vous pourriez vouloir certaines fournitures en double ou plus pour que ce soit plus pratique. J’ai besoin d’outils d’écriture pour la plupart de mes tâches, donc j’en ai des boîtes des deux côtés de la pièce.

Ne stockez pas les choses simplement là où elles semblent aller.

Stockez le matériel aussi prêt que possible de l’endroit où vous allez les utiliser. Un stockage gênant peut facilement se transformer en désordre. Si vous perdez tout le temps vos stylos, par exemple, c’est peut-être parce que vous n’avez pas de boîtes de stylos placées là où vous en avez réellement besoin. Laissez vos besoins fonctionnels dicter l’agencement de votre bureau.

À cette étape, vous avez un agencement sympa pour votre bureau, et vous avez prévu des zones pour toutes vos activités. Mais comment gérer le désordre existant et vous assurer qu’il ne revienne pas ? La solution est de trouver quel schéma suit votre désordre et de créer des systèmes simples pour y remédier. Les piles de désordre s’accumulent souvent parce que vous ne savez pas quoi faire avec tous ces papiers, ou vous n’avez pas encore trouvé le temps de prendre toutes les décisions nécessaires que représentent ces piles.

Triez le désordre et apprenez comment organiser

Triez tous les éléments de ces piles de désordre. Pour cela, vous pouvez placer plusieurs boîtes sur le sol et commencer à mettre les éléments dans ces boîtes. Le truc, c’est de trier les éléments de façon sensée d’un point de vue fonctionnel. Demandez-vous sous quelles conditions vous utilisez chaque élément, et triez les éléments selon ces conditions.

Par exemple, j’avais une boîte pour les choses que je devais archiver, une autre boîte pour les outils de dessin, une autre boîte pour les trucs à jeter, et ainsi de suite. Même si cela peut sembler une bonne idée, ne commencez pas encore à ranger ces choses. Quand le désordre s’accumule, il y a habituellement une bonne raison pour ça, et vous voulez apprendre pourquoi ces éléments se transforment en désordre, même si vous savez où ces éléments doivent aller.

Une fois le désordre trié, prenez une des boîtes et jetez un œil au contenu. Demandez-vous pourquoi ces éléments ont fini en désordre. Il y a de grandes chances que ce soit parce que vous n’aviez pas un bon système de traitement de ces éléments. Peut-être que ces éléments n’ont pas d’endroit assigné, ou peut-être que l’endroit où vous les stockez n’est pas pratique, et qu’il est donc plus simple de ne pas les y mettre.

Peut-être que vous avez des éléments qui ont besoin d’être archivés, mais que vous n’avez pas encore de dossier pour ça, et que vos dossiers vierges sont rangés tout au fond de votre armoire. Demandez-vous sous quelles conditions chaque élément pourrait ne pas avoir fini en désordre. Cela vous donnera un indice sur la façon d’empêcher ce désordre de revenir.

Attribuez un endroit à chaque objet

En passant d’une boîte à l’autre, assignez un endroit à chaque élément. Où mettrez-vous ces vieux relevés de compte ? Où devraient aller ces notes ? Si vous avez une boîte pour les trucs à jeter, analysez ces objets et notez ce dont vous auriez du vous débarrasser. Si vous assignez un endroit adéquat à chaque élément, vous serez beaucoup plus enclin à les ranger. Une fois que j’ai eu fait ça, j’ai trouvé que mon bureau s’auto-entretenait. Je range toujours les choses parce que les places pour ces objets est juste à côté de là où je les utilise.

Assignez les conteneurs appropriés aux éléments. Faites un saut au magasin local de fournitures de bureau pour avoir une idée des différents types de conteneurs disponibles, ou visitez un site comme OfficeDepot.fr. N’ayez pas peur d’acheter de nouveaux rangements comme des tiroirs ou des étagères une fois que vous avez en identifié le besoin.

Là où le désordre s’est accumulé, il y a des chances que les éléments soit n’aient pas de place attitrée, soit que leur place ne convienne pas. Reconnaissez vos besoins réels ─ ne les combattez pas. Si vous avez une petite bibliothèque, est-ce qu’une plus grande vous serait plus utile ? Si votre poubelle semble déborder constamment, remplacez-la par une plus grande, ou mettez plusieurs poubelles dans les différentes zones de votre bureau.

J’ai découvert que deux poubelles fonctionnaient mieux pour moi qu’une seule, de sorte que j’en aie toujours une à portée quand j’ai besoin, et je n’ai pas besoin de les vider aussi souvent.

Pendant des années j’ai utilisé une chose appelée boîte à projets (similaire à un casier pour paperasse) pour m’organiser. C’est une boîte en bois de 90 cm de long, 30 de haut, et 30 de profondeur avec quatre petits tiroirs à cartes, quatre étagères, et une zone de stockage de livre/classeur. J’aime bien cela parce que c’est un élément de stockage très adaptable et accessible.

J’utilise les étagères pour stocker la paperasse actuelle que j’ai besoin de gérer, et j’utilise les tiroirs pour ce à quoi je dois souvent avoir accès comme les fournitures de banque ou de mails. Les tiroirs sont entièrement démontables, donc je peux les sortir quand j’ai besoin d’eux et les y remettre quand j’ai fini. Tous les magasins de bureau fournissent aussi plein de sortes de commodes, allant des petites unités à poser sur un bureau aux grosses commodes à roulettes.

Les tiroirs sont habituellement faits de plastique clair, donc vous pouvez toujours voir et apprendre comment organiser ce qu’il y a à l’intérieur. Les petits tiroirs sont super pour ranger des choses comme les enveloppes, les rouleaux de scotch, et autre bric-à-brac qui peut vite encombrer votre espace de travail.

Si votre espace est étroit, pensez vertical. Il y a beaucoup d’unités de stockage qui peuvent être montées sur les murs ou empilées. Notez aussi l’espace sous les tables. Beaucoup de conteneurs peuvent convenir à ces espaces pour stocker des fournitures dont on a plus rarement besoin.

Rangez et apprenez comment organiser

Une fois que vous avez trié le désordre, choisi les bons conteneurs, et assigné les endroits adéquats pour tout, prenez le temps de mettre chaque chose à sa place. Cela ne devrait pas prendre longtemps du tout si vous avez pris toutes les décisions à l’avance. Ne prenez pas de raccourci, ou ils reviendront vous hanter plus tard. Les gens désorganisés rendent leur vie plus compliquée en se forçant à toujours prendre de nouvelles décisions quant à la place de chaque objet.

Les gens organisés établissent des systèmes de sorte que la place propre de chaque objet est évidente ; ainsi, ils ne doivent pas prendre sans cesse de nouvelles décisions. Par exemple, quand je reçois une lettre, je range automatiquement les factures et les relevés de compte dans le tiroir des factures, le courrier sans importance à la poubelle, les magazines dans le porte-revues, et les éléments qui doivent être traités dans ma boîte de réception.

Pour moi, le plus grand avantage à être organisé a été une augmentation de ma capacité à me concentrer quand je travaillais et à me relaxer quand je ne travaillais pas.

Travailler dans un environnement auto-entretenu et désencombré peut augmenter la productivité en rendant le processus de travail plus souple.

Si vous sentez que l’excès de désordre écrase votre capacité à vous relaxer; et à profiter de votre environnement de travail, prenez le temps de prendre ces décisions organisationnelles; à l’avance en ce qui concerne la place de chaque chose et leur raison. Vous pourrez alors vous concentrer sur le travail à faire, étant donné que vous pourrez rapidement reconnaître et organiser où va chaque objet et le ranger de façon adéquate.

Article original écrit par Steve Pavlina

Avant de prendre congé de nous, nous vous proposons une vidéo complémentaire sur « Comment faire pour être plus productif ? Quel système de productivité ? »

 

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