Le présent article est le deuxième de la série intitulée « réduire l’effort mental ». Les pensées distrayantes sont une source majeure de gaspillage d’énergie mentale. Dans cette partie, nous allons donc aborder quelques moyens de réduire les distractions internes avec un outil de productivité.
Videz-vous la tête
L’une des raisons pour lesquelles nous nous attardons sur certaines pensées, c’est que nous essayons de nous souvenir de certaines tâches, idées et questions qui nécessitent une réflexion approfondie.
Penser à ces choses absorbe de l’énergie neuronale supplémentaire et cela ne permet pas nécessairement d’avancer vers une solution.
Si votre cerveau utilise sa mémoire de travail pour traiter continuellement des pensées distrayantes, vous pouvez libérer une puissance de traitement supplémentaire en autorisant votre cerveau à oublier. Cela vous aide à vous sentir moins fatigué mentalement et émotionnellement.
Toutes les fois que vous sentez que votre cerveau est débordé, pensez simplement à vous vider la tête. Notez toutes les pensées distrayantes qui vous viennent à l’esprit sur papier ou sur un de vos appareils. Faites sortir les informations de votre tête ; extériorisez-les.
Notez les projets incomplets et les tâches inachevées. Notez les idées qui vous viennent sans cesse à l’esprit, vos préoccupations et vos inquiétudes.
Mettez par écrit tout ce que vous avez essayé de ne pas oublier. Mettez par écrit toutes les choses sur lesquelles votre cerveau ne cesse de revenir.
Faites tout ce qui est en votre pouvoir pour forcer votre cerveau à lâcher ces informations, même si pour cela, vous devrez faire des sessions de concentration pendant quelques jours.
Cette pratique permet à votre cerveau de se détendre davantage ; sachant qu’il peut convoyer ces informations ailleurs au lieu de devoir les traiter en interne. Même si la liste des informations que vous voulez éliminer semble aléatoire et chaotique, c’est quand même un grand pas en avant.
Votre cerveau peut cesser d’actualiser les informations fréquemment. Cela implique que moins d’énergie neurale sera gaspillée et que vous en aurez plus à utiliser de manière productive.
Vous trouverez peut-être cette expérience un peu pénible au début, surtout s’il s’avère que votre mémoire de travail est surchargée. En mettant tout sur papier ou à l’écran, vous pouvez vous rendre compte que c’est beaucoup plus que ce que vous pouvez réellement gérer.
Cependant, vous pouvez aussi découvrir que votre esprit est plus serein et plus détendu par la suite. Le cerveau est beaucoup plus reposé lorsqu’il sait qu’il n’a pas besoin d’actualiser constamment toutes ces informations.
Organisez vos tâches et vos projets avec un outil de productivité éfficace
Une autre étape consiste à traiter et à classer par ordre de priorité certaines informations dont vous venez de décharger votre cerveau. Organisez ces informations en tâches et projets et créez une liste ou un système, afin de pouvoir les suivre plus intelligemment.
Il existe plusieurs outils qui peuvent vous aider dans cette tâche. Je vous recommande d’en tester plusieurs avant de faire votre choix.
Actuellement, mon outil de productivité préféré pour suivre les tâches et les projets, c’est Nozbe. Nozbe est fourni avec un essai gratuit de 30 jours si vous souhaitez le tester.
Je l’utilise depuis juin 2019 et j’apprécie son interface claire et simple. Il s’agit d’un outil de productivité facile à maîtriser et à utiliser, surtout pour les particuliers et les petites équipes.
J’aime particulièrement la possibilité qu’offre cet outil de créer des modèles réutilisables. Nozbe est conçu de manière à atténuer la complexité des tâches et la présentation de l’interface est reposante.
Étant donné que j’ai quelques voyages à effectuer, je pourrais utiliser l’onglet « Plan & book next trip » (Planifier et réserver le prochain voyage) pour ajouter quelques projets comme : « Planifier le voyage sur Portland », « Planifier le voyage sur l’Irlande du Nord », « Planifier le voyage sur Milwaukee/Chicago » et « Planifier le voyage sur le Costa Rica ».
Chaque projet sera pré-rempli avec les tâches à faire à partir du modèle disponible dans l’application. Je peux ensuite personnaliser chaque projet individuellement avec des actions spécifiques au voyage.
L’utilisation des modèles de projet libère de l’énergie mentale, car je n’ai pas besoin de me souvenir des actions requises pour les projets que j’exécute à plusieurs reprises.
Un nouveau lancement de cours, par exemple, comporte des centaines d’étapes d’action, et j’aide beaucoup mon cerveau en organisant toutes ces étapes en un système.
Je peux alors me concentrer sur l’exécution des actions au moment du lancement, en étant sûr que le plan est fiable et que je n’ai rien oublié d’important. Mon cerveau n’a pas besoin de gaspiller de l’énergie en essayant de ne pas oublier quelque chose. Tous les détails sont saisis dans le système.
J’ai aussi utilisé Asana pendant une année environ (de mi-2018 à mi-2019). Mais je n’aimais pas beaucoup l’interface web de cet outil de productivité. D’ailleurs, pour être honnête, Asana m’a simplement ennuyé et poussé à chercher une option concurrente.
J’ai commencé avec la version gratuite et je suis rapidement passé à la version premium. J’ai aimé cette version, car elle offrait tout ce que je recherchais et plus encore.
Cependant, au bout d’un certain temps, l’équipe a commencé à m’encourager à passer à l’ouverture d’un compte professionnel. Les fonctionnalités d’un tel compte sont pourtant excessives et inutiles compte tenu du nombre de personnes qui composent mon équipe.
J’ai donc trouvé cet outil distrayant et contre-productif, alors quand quelqu’un m’a parlé de Nozbe. J’ai essayé et j’ai apprécié ce que j’ai vu (surtout l’interface sans fioritures). Et j’ai rapidement changé Asana.
Je serais probablement resté avec Asana pendant des années s’ils s’étaient contentés de me laisser profiter des avantages de la version premium au lieu d’insister pour en avoir plus. Je ne veux absolument pas d’un outil de productivité qui injecte des distractions supplémentaires via son interface. Cela me semble être un choix de conception ridicule.
En quoi est-ce logique d’utiliser un outil de productivité qui augmente la charge mentale avec à la clé des désagréments supplémentaires ?
C’est à vous de choisir vos outils. Le meilleur système pour vous est celui que vous utiliserez effectivement. Prenez donc le temps de trouver un outil de productivité qui vous convient. Ne vous contentez pas de ce qui est populaire ou à la mode.
J’ai souvent remarqué que les outils les plus populaires dont les gens parlent ne me conviennent pas. En effet, je reste souvent sur ma faim quand je les teste.
En règle générale, je pense que la popularité d’un outil a plus à voir avec le marketing qu’avec son utilité réelle. Si vous êtes tombé dans le piège qui consiste à acquérir un outil de productivité qui ne vous sert pas vraiment, ne culpabilisez pas. Continuez à chercher celui qui vous convient.
Un bon système doit être rapide et efficace. Il doit vous communiquer une impression de sérénité et de détente.
Si vous vous sentez stressé lorsque vous l’utilisez ou si vous sentez que vous devez sortir de votre zone de confort et vous discipliner pour l’utiliser régulièrement, débarrassez-vous-en.
Si vous êtes plus à l’aise avec un simple stylo et du papier, servez-vous-en. Ne surchargez pas votre esprit avec encore plus de complexité, alors que vous essayez de simplifier et de réduire l’encombrement mental.
J’espère que vous appréciez cette série jusqu’à présent. Nous continuerons dans les jours qui suivent avec la troisième partie.
Article original écrit par Steve Pavlina.
Dans la vidéo du jour, je vous propose de découvrir un peu mieux Asana. Il s’agit d’un outil de productivité que j’utilise depuis plusieurs années, cela vous permettra notamment de vérifier s’il peut s’adapter à vos besoins.
