30 jours de délégation — Jour 2

externalisation de tâchesLe défi d’externalisation de tâches pendant 30 jours est maintenant lancé. Aujourd’hui, c’est le deuxième jour.

Jour 1 Le début

Dans le cadre de ce défi, je m’engage à investir au quotidien au moins une heure dans des activités de délégation et d’externalisation de tâches. Hier, j’ai investi un peu plus de deux heures. J’ai fait principalement des recherches sur les services à essayer. J’ai décidé de commencer par quelques tâches personnelles, car je me suis dit que ce serait un bon moyen de démarrer.

Voici ce que j’ai fait pendant le premier jour :

J’ai montré à Rachelle comment utiliser le nouveau robot de nettoyage de sol que nous avons depuis plusieurs semaines maintenant. Elle sait maintenant comment le faire fonctionner quand elle le désire. Le sol de notre cuisine est beaucoup plus propre grâce à ce petit bonhomme que nous avons surnommé Schmoppie. Cet exercice n’a pris que quelques minutes, mais cela veut dire que désormais nous sommes deux à pouvoir manipuler le robot. Cela m’a semblé être un pas en avant facile et agréable qui m’a aidé à entrer dans le bon état d’esprit pour déléguer plus de responsabilités et demander de l’aide. De plus, cela habilite Rachelle qui peut désormais manipuler Schmoppie quand elle le veut.

J’ai aussi pris un peu de temps pour passer en revue des tâches personnelles simples que je peux commencer à externaliser. J’avais déjà établi une liste de ces tâches sur mon ordinateur, alors je l’ai parcouru. J’ai besoin d’embaucher un nouveau service mensuel d’aménagement paysager pour ma maison. Il y a 3 lampes de piscine sous-marines qui sont grillées et qui ont besoin d’être changées. Une pompe de recirculation d’eau chaude défectueuse doit également être remplacée. Je sais… ce ne sont pas des problèmes très importants… mais ils m’ont néanmoins aidé à adopter l’état d’esprit qui convenait à ce défi. Quelques-unes de ces tâches figurent sur ma liste de choses à faire depuis plusieurs mois.

Quand bien même j’avais déjà passé en revue cette liste, cette fois-ci, c’était différent parce que je voulais véritablement confier ces tâches à quelqu’un pour les accomplir. C’est un sentiment différent de celui qu’on éprouve lorsqu’on se contente de les considérer comme des tâches qu’on fera peut-être un jour. En général, je ne mets jamais ces tâches en priorité parce qu’elles ne me semblent jamais assez importantes. Cependant, maintenant, je m’engage à libérer cette énergie retenue. C’est vraiment bien d’accorder un peu plus la priorité à ces tâches dans le cadre d’une nouvelle expérience de croissance personnelle.

Par « énergie retenue », je fais référence à de petites tâches que j’ai remises à plus tard pendant longtemps, les considérant toujours comme sans importance, même si j’étais conscient qu’il fallait les réaliser. Parmi ces tâches, il y a souvent des réparations mineures dans la maison et d’autres petites tâches qui s’accumulent.

C’est incroyable à quel point nous pouvons tergiverser par rapport à des tâches et des projets relativement petits. En guise d’exemple, la pompe de recirculation d’eau chaude de ma maison est défectueuse depuis plusieurs années. Cette pompe fait circuler l’eau chaude du chauffe-eau à travers les conduits de la maison. Ainsi, lorsque vous ouvrez le robinet pour avoir de l’eau chaude, vous l’obtenez presque immédiatement, car l’eau n’a plus besoin d’être réchauffée. En juillet 2015, j’ai acheté une nouvelle pompe pour remplacer l’ancienne, et elle est restée dans mon garage pendant près de 3 ans, attendant tout ce temps d’être installée. Il faudrait probablement moins d’une heure pour l’installer. Cependant, bien sûr, je ne me suis jamais donné la peine de trouver quelqu’un pour le faire, et ce n’est pas une tâche que je me sens qualifié pour faire moi-même.

Après avoir passé en revue ma précédente liste de choses à faire, j’ai contacté Amazon Home Services pour voir si je pouvais embaucher quelqu’un pour certaines de ces tâches d’entretien ménager. Par le passé, j’avais utilisé ce service pour trouver quelqu’un pour réparer un climatiseur défectueux et tout s’était bien passé. D’autres fois, j’ai utilisé Yelp, mais il m’avait fallu plus de temps pour faire des recherches et trouver la bonne personne. Malheureusement Amazon n’offre pas les services spécifiques dont j’ai besoin, et je n’ai trouvé aucune option qui permet de demander des tâches personnalisées. Amazon semble être un choix raisonnable pour une petite gamme de tâches. Je pourrais donc essayer leurs services pour d’autres tâches si je pense que c’est dans leur corde.

Ensuite, j’ai passé environ une heure à faire des recherches sur quelques services que d’autres personnes m’avaient recommandés et à établir des comptes. Cette journée a surtout été consacrée à la préparation, et j’ai eu le sentiment d’avoir bien utilisé ce temps.

Jour 2 – Magic

Le premier service d’externalisation de tâches que j’ai décidé de tester s’appelle Magic. J’avais entendu parler de Magic par le biais de quelques amis et lecteurs, alors j’ai pensé que c’était un bon point de départ. J’ai ouvert un compte sur leur plateforme hier soir, ce qui était assez facile.

Magic est un service général d’externalisation de tâches. Vous leur assignez des tâches simplement en leur envoyant un SMS ou en les contactant via leur application gratuite. Voyez cela comme à un service de conciergerie. Ils ont une équipe d’assistants virtuels formés pour vous aider. Leur travail consiste à trouver comment accomplir vos tâches. Ils peuvent par exemple appeler des gens en votre nom pour que vous n’ayez pas à le faire. Donnez-leur simplement une tâche à accomplir et ils s’en chargent. Ils vous demanderont des détails s’ils ont besoin de vous. Ensuite, ils vous facturent ce que la tâche leur a couté en plus de leurs honoraires.

Je pense que vous pouvez aussi faire des demandes supplémentaires. Par exemple, vous pouvez limiter le temps qu’ils consacrent à une tâche donnée et ainsi réduire le coût final.

Leur tarif est de 59 cents la minute (soit 35,40 $ l’heure), mais ils passent actuellement à un nouveau modèle d’abonnement avec de nouvelles options.

Ils ont également une garantie de remboursement de 30 jours.

Je voulais d’abord essayer le service sans engagement mensuel. Toutefois,  je ne trouvais pas d’option pour contourner le choix d’un abonnement. Je leur ai donc envoyé un message pour demander si c’était possible, et ils ont été en mesure de m’inscrire sans abonnement. Par conséquent, je paie 59 cents la minute. Je ne sais pas combien de temps encore ils offriront l’option de facturation à l’utilisation, mais cela semble être une bonne façon d’essayer le service.

Si une tâche occupe en moyenne une heure de leur temps, et si vous faites suffisamment appel à leurs services, vous paierez moins avec un abonnement. Je veux toutefois d’abord voir comment ils s’acquittent de quelques tâches. Si je suis satisfait du service, je peux toujours passer à un abonnement plus tard.

D’ailleurs, si vous voulez essayer Magic vous-même et que vous utilisez un lien de parrainage pour vous inscrire, vous bénéficierez d’une heure gratuite de services, et la personne qui vous a parrainé aussi. Sachez aussi que je n’affirme pas qu’ils offrent un service de pointe pour l’instant étant donné que je me suis inscrit chez eux il y a moins de 24 heures. Je suis aussi donc un nouvel utilisateur. Certaines personnes en qui j’ai confiance ont dit qu’elles aimaient le service. De plus, Magic a évolué depuis quelques années. J’ai donc pensé que le service était suffisamment prometteur pour qu’on puisse s’y intéresser de plus près.

Il est vrai que vous pourriez moins dépenser en engageant votre propre assistant virtuel. Toutefois, je pense que Magic pourrait être plus efficace pour certaines tâches, car ils peuvent assigner vos travaux à quelqu’un avec une certaine expérience dans ce domaine particulier. Ils ont une équipe de personnes ayant des compétences différentes. Vous n’êtes donc pas limité aux compétences d’une seule personne.

Ce matin, en prenant le petit déjeuner, j’ai assigné quelques tâches à Magic en leur envoyant un SMS. Cela ne m’a pris que quelques minutes.

Voici le contenu de notre échange :

Moi : Bonjour magical wizard ! J’ai deux taches que j’aimerais assigner. C’est la première fois que j’utilise Magic, je suis donc curieux de savoir si pouvez les gérer.

Magic : Bonjour Steve ! Comment pouvons-nous vous aider aujourd’hui ?

Moi : Tâche 1 : J’ai 3 ampoules grillées dans ma piscine qui doivent être remplacées. Pouvez-vous trouver quelqu’un pour venir le faire ? Je précise que cette personne devra aussi vérifier les ampoules qu’il faudrait utiliser et les apporter. Tous les luminaires se trouvent aussi sous l’eau. Il faut donc les sortir et les ramener à la surface pour remplacer les ampoules.

Magic : Salut Steve ! Magic a reçu votre requête que nous assignons à un Magicien maintenant. Nous vous reviendrons dans quelques minutes.

Moi : Tâche 2 : J’ai besoin d’installer une nouvelle pompe de recirculation d’eau chaude pour le chauffe-eau de mon garage, en remplacement de l’ancienne qui ne fonctionne plus. L’ancienne pompe est actuellement installée (mais non fonctionnelle), et j’ai déjà une nouvelle pompe chez moi. J’ai donc besoin d’une personne pour faire l’installation.

Magic : Nous avons reçu vos deux requêtes. Nous passons en revue vos instructions et nous vous reviendrons sous peu.

Moi : Merci

Magic : De rien !

défi d’externalisation

Puis ils m’ont dit qu’ils me rappelleraient à 9 h pour me tenir au courant. Je les ai contactés à 7 heures, mais étant donné que leurs services n’étaient pas encore ouverts, ils n’ont pas pu me répondre directement après que j’ai assigné ces tâches.

À 9 heures, précisément, j’ai reçu des messages de leur part m’informant sur les démarches en cours. Ils avaient déjà contacté 5 réparateurs différents et avaient appelé quelques autres pour demander des devis. Il est intéressant de noter qu’ils ont aussi essayé de trouver une personne ou un service qui peut s’occuper des deux tâches en une seule visite. Jusque-là, ils n’avaient trouvé personne, mais c’était formidable de voir qu’ils travaillent avec méthode et intelligence.

C’est bien qu’ils essaient de regrouper des tâches comme celles-ci (dans la mesure du possible). Sachant qu’une telle mise en lots est possible, il peut être efficace de leur assigner plusieurs tâches, surtout lorsque l’option de paiement à la minute est disponible plutôt que l’option de paiement par tâche.

Au cours des 90 dernières minutes, j’ai continué à recevoir des mises à jour de leur part. À ce stade, il était clair qu’ils étaient partis pour remplir les tâches, et maintenant, ils me guidaient en me demandant des renseignements supplémentaires au besoin. J’ai compris que même si j’étais passif à ce niveau, les tâches allaient tout de même être réalisées. C’est un sentiment agréable et positif.

C’est une nouvelle aventure pour moi, mais je trouve cela excitant jusqu’ici. Le simple fait d’impliquer quelqu’un d’autre fait une réelle différence. Cela permet de mettre les tâches à accomplir au premier plan et de passer à l’action. Et tout ce qu’il faut, c’est envoyer un seul SMS. L’énergie retenue depuis des années peut être libérée en quelques secondes. C’est fascinant !

Une chose que j’aime bien par rapport à ce défi que je relève avec un groupe d’amis, c’est que nous pouvons tous partager nos progrès et comparer nos notes sur les différents services, stratégies et approches que nous essayons en cours de route. Ce défi d’externalisation de tâches est en cours depuis seulement 24 heures, mais dans mon groupe de croissance personnelle, 58 messages ont déjà été postés dans ce cadre. Voir les autres passer à l’action me pousse à agir davantage. Je ne veux pas avoir l’impression que tout le monde fait des bonds en avant, me laissant derrière. La peur de manquer quelque chose (FOMO) peut être un grand facteur de motivation. J’imagine que mes propres mises à jour sur les progrès que je fais aideront d’autres personnes à passer à l’action.

De plus, ce matin j’ai aidé Rachelle à commencer à prendre en charge les courriels hebdomadaires du club de croissance consciente que nous envoyons à nos membres. Ces courriels se limitaient uniquement à l’essentiel au cours de la dernière année. C’était essentiellement juste un rappel pour le prochain appel de coaching vidéo en direct. À partir de cette semaine, nous nous efforçons d’apporter aux membres du club plus de valeur ajoutée, en mettant par exemple l’accent sur les discussions intéressantes des membres du forum.

Le prochain courriel sera écrit par Rachelle plutôt que par moi. Étant donné que c’est elle qui a en charge la gestion de la communauté, je souhaite à terme la préparer à s’occuper de la programmation des appels de coaching et de l’envoi de ces courriels sans aucune implication directe de ma part. Si elle le souhaite toutefois, elle peut déléguer cette tâche à quelqu’un d’autre également.

Il va y avoir une courbe d’apprentissage à ce niveau. Je vais sûrement faire quelques erreurs pendant ces 30 jours. Cependant, les erreurs ne sont pas à craindre — j’en ai fait quelques-unes dans ma vie. Je pense que nous devrions être fiers de nos erreurs, surtout les plus grandes. Cela signifie que nous apprenons, que nous grandissons et que nous allons au-delà de nos zones de confort.

Article original écrit par Steve Pavlina.

Avant de prendre congé de vous, je vous invite à suivre la vidéo ci-après. Elle explique une astuce incroyablement efficace pour déléguer facilement du travail. En la mettant en pratique, vous pouvez vous enlevez une véritable épine du pied et mieux utiliser votre temps.

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