J’ai reçu pas mal de questions (aussi bien publiques que privées) sur mon article concernant la planification du travail, j’ai donc décidé d’écrire une suite pour y répondre… Comment faire de planification du travail?
La planification du travail est vraiment pénible. Et c’est difficile de garder ses plans à jour. Alors pourquoi le faire ?
Le meilleur conseil que je peux donner ici est d’essayer par vous-mêmes et de voir. Même si il serait mieux de le faire sur une longue période, comme 90 jours, vous pouvez simplement faire un test pendant quelques jours. Jour 1, ne créez pas de plan pour votre journée et voyez simplement ce qui arrive ─ vivez et travaillez comme vous le feriez normalement. Si vous voulez, vous pouvez même partir du fait que ce jour était hier.
Et la nuit avant le jour 2, réservez 30 minutes environ pour fixer des objectifs clairs pour le lendemain (trois objectifs intéressants est suffisant), et planifiez les détails de ces objectifs pour créer une liste de choses à faire. Puis écrivez un emploi du temps pour votre journée ─ pas seulement votre journée de travail, mais la journée entière du lever au coucher.
Essayez de préparer une journée stimulante mais que vous pensez quand même pouvoir faire ; faites-en plus que d’habitude, mais raisonnablement. Pensez à ce que pourrait être l’utilisation parfaite de cette journée. Et faites ce plan, seul, au calme, et sans distraction. Puis vivez cette journée en étant le plus possible en accord avec votre plan écrit.
Alors, après avoir vécu les jours 1 et 2, vous décidez lequel vous préférez. Vous pouvez prendre des notes sur la façon dont les choses se passent à la fin de chaque journée, ou vous pouvez simplement juger au ressenti ; peut-être en donnant une note de 1 à 10 à chaque journée. Pensez à ce qui arriverait d’ici un an si vous mettiez en place 365 jours 1 contre 365 jours 2. Notez qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse ici. Le choix dépend de vos valeurs personnelles.
Ce qui risque d’arriver pendant le jour 2, c’est que les choses ne suivent pas totalement le plan.
C’est commun. Mais même si tout ne s’est pas parfaitement déroulé comme selon le plan, est-ce que ça s’est quand même mieux passé que le jour 1 ? Les résultats ont-ils été meilleurs ou pires ? Et est-ce que ça a valu la peine de prendre une trentaine de minutes pour créer ce plan ?
Maintenant, si vous ne voulez pas passer une journée complète à le faire, je vais vous donner une version plus courte. Mettez de côté deux blocs de 2 heures pendant votre journée. Peu importe à quel moment ils se trouvent, mais ce serait mieux de choisir des moments pendant lesquels votre niveau d’énergie est à peu près identique et le nombre d’interruptions possibles que vous pourrez subir également. Si vous ne pouvez pas trouver des blocs de 2 heures semblables dans la même journée, alors utilisez la même période de temps sur deux jours différents. Pendant le premier bloc de 2 heures, faites ce que vous feriez normalement.
C’est vous qui gérez.
En fait, vous pouvez également considérer que les deux heures qui viennent de précéder peuvent être cette période, cela ferait probablement l’affaire également. Mais pour le second bloc de deux heures, passez les 15 premières minutes à faire une liste détaillée de tout ce que vous voulez parvenir à faire pendant ce bloc, et planifiez l’heure quarante-cinq suivante au moins par intervalles de 15 minutes. Puis suivez votre plan. Voyez quel bloc de temps vous avez préféré.
Oui, c’est difficile de garder des plans à jour, mais le plan en lui-même n’est pas aussi important que l’habitude de planifier. C’est l’idée d’utiliser une vision du futur pour aiguiser vos décisions au moment présent qui importe le plus dans la planification du travail. Le bénéfice d’un plan écrit est qu’il vous permet de rafraîchir instantanément cette vision du futur à tout moment simplement en le lisant.
Quel est le lien entre planification du travail et visualisation ?
Je vois la planification du travail comme un outil de visualisation et non l’inverse. Planifier vous permet de créer mentalement un modèle de votre futur. Et un plan écrit vous permet de donner de la consistance à ce modèle. Chaque plan est imprécis dans une certaine mesure car nous ne savons pas vraiment ce que nous réserve le futur. Et le futur est purement une construction mentale, une illusion, parce que vous n’existez jamais dans le futur, seulement dans le présent. Mais en utilisant une vision cohérente et intérieurement conforme du futur pour prendre des décisions jour après jour, vous commencez à créer un élan, et vous atteindrez vos objectifs au final.
Je ne crée pas de plans, et je n’ai pas de problèmes à atteindre mes objectifs la plupart du temps. Planifier semble usant. Avec pourquoi s’embêter avec ça ?
Si vous n’avez pas réellement de grand objectif, vous n’avez pas besoin d’un plan. Mais alors, vous vous sous-estimez probablement dans les objectifs que vous vous fixez. Par exemple, si vous avez un travail et fixez comme objectif d’augmenter vos revenus de 10% cette année, et que vous vous attendez vraisemblablement à ce que cela arrive en continuant simplement à travailler comme vous l’avez toujours fait, alors pourquoi auriez-vous besoin d’un plan écrit détaillé pour ça ? Vous n’en auriez pas besoin. Mais c’est un objectif plutôt petits bras, non ?
Maintenant, si vous vous fixiez l’objectif ambitieux d’augmenter vos revenus de 100% cette année ? Vous verrez alors qu’il est virtuellement impossible que cela arrive dans votre emploi actuel. Alors vous devez extirper votre esprit des toiles d’araignées et réfléchir un peu. C’est une situation dans laquelle vous devez réfléchir à ce que vous voulez que soit votre vie dans un an pour savoir ce que vous avez besoin de faire pendant ces 30 ou 90 prochains jours.
La première étape nécessaire n’est probablement pas totalement claire. Il y a de bonnes chances de parvenir à atteindre cet objectif, mais le chemin pour y arriver n’est pas évident. Cet objectif va nécessiter que vous soyez proactif et cohérent dans vos actions ; vous ne pouvez pas simplement rester passif et vous la couler douce quand vous êtes en chemin pour un objectif aussi ambitieux que celui-ci.
Maintenant imaginez le scénario dont on vient de parler… et si au bout de 15 heures de travail, vous pouviez produire un plan qui, étape par étape, vous montre exactement ce que vous devez faire pour augmenter vos revenus de 100% d’ici l’an prochain ?
Cela vous dit très clairement par quoi vous devez commencer cette semaine pour vous lancer.
Et le plan a du sens pour vous ─ cela ne sera pas facile, mais il est assez clair que si vous le suivez vous arriverez probablement à atteindre votre objectif. Est-ce que ces 15 heures ne seraient pas un investissement qui vaut la peine ?
D’un autre côté, à quoi cela ressemblerait d’essayer d’augmenter vos revenus de 100% sans avoir de plan pour y parvenir, mais en essayant quand même de faire les meilleurs choix possibles ? Il y a de grandes chances que vous soyez beaucoup plus hésitant et incertain dans vos prises de décisions, et cela vous mènera certainement à procrastiner. Devriez-vous essayer de viser une grosse promotion dans votre entreprise actuelle ? Chercher un nouveau boulot ?
Démissionner et lancer votre propre affaire à plein temps ? Commencer à monter une affaire à mi-temps tout en gardant votre emploi actuel ? Essayer de faire des à-côtés de consultant ? Vous ne serez jamais vraiment confiant à propos de ces choix tant que et à moins que vous ne vous dessiniez une image mentale de ce à quoi chacun de ces chemins vous conduira.
Réfléchir confusément mène à des actions hésitantes.
Réfléchir posément rend beaucoup plus facile d’agir de façon sûre et cohérente. Et les objectifs vraiment ambitieux requièrent généralement des actions sûres et cohérentes.
Donc si vous sentez que vous n’avez pas réellement besoin d’un plan, il y a des chances que vous ne vous fixiez pas des objectifs très élevés avec lesquels commencer, et que vous ne vous en demandiez pas trop. Et si c’est la façon dont vous voulez vivre, ça ne pose aucun problème, mais dans ce cas pourquoi lisez-vous ce blog ? Pourquoi ne pas vous lancer dans quelque chose de plus ambitieux ? Fixez vous comme objectif de doubler vos revenus en un an… ou d’écrire un roman et de le faire publier… ou de passer un mois dans un pays dans lequel vous n’êtes jamais allé… et ou d’arrêter de fumer et de perdre 20 kilos… quoi que ce soit qui vous parle vraiment.
L’avantage est que pour de nombreux objectifs, il existe des plans pré-écrits pour y parvenir. Par exemple, si vous voulez courir un marathon, il existe des programmes sur six mois que vous pouvez suivre, de sorte que si vous les suivez simplement à la lettre chaque jour, vous atteindrez graduellement le niveau requis d’endurance, et vous serez capable au moins de finir les 42,195 km le jour de la course. Cela ne signifie pas que les plans préconçus sont plus simples à suivre que ceux que vous pouvez faire vous-même en partant de zéro, mais utiliser les plans d’autres personnes peut réellement vous faire gagner du temps.
J’ai essayé de créer des plans écrits une fois, mais mes plans n’ont jamais fonctionné. Alors j’ai fini par laisser tomber le concept complet. Suis-je simplement mauvais ?
Vous n’êtes pas mauvais. Planifier est très très difficile à faire correctement. C’est une compétence unique qui demande des doses considérables de patience et de pratique pour l’apprendre. Si vous vous asseyez et créez un plan, et qu’il ne marche pas, alors n’utilisez pas ce revers comme une raison de blâmer les plans en eux-mêmes. Considérez plutôt que vous avez simplement besoin de travailler sur votre compétence à planifier et/ou à mettre à exécution. Être capable de se fixer un objectif ambitieux, de créer un plan pour y parvenir, puis de suivre ce plan de bout en bout jusqu’à son accomplissement est une compétence qui peut nécessiter une vie entière à maîtriser.
Comment faites-vous pour créer un plan ? Quels outils utilisez-vous ?
J’ai essayé différentes méthodes de planification du travail et d’outils de « gestion de vie » au fil des ans, et j’ai quelques avis tranchés sur certains d’entre eux. Je suis sûr que des gens me désapprouveront, et ça ne me gêne pas. C’est une opinion entièrement personnelle forgée par mes propres expériences.
MS Outlook ─ Merdique.
Le slogan de ce logiciel devrait être « Par les Golgafrinchans, pour les Golgafrinchans. » Je connais certaines personnes qui aiment ce logiciel. Je n’en fais pas partie. Le plus gros problème d’Outlook est son manque total de flexibilité. Vous êtes coincé dans l’utilisation d’un modèle particulier de planification du travail et d’organisation. Je ne peux simplement pas supporter ce programme plus d’une semaine. Et si vous ne savez pas ce qu’est un Golgafrinchan, alors je suis au regret de vous annoncer que vous en êtes probablement un.
Franklin Planner ─ Merdique, aussi bien en version papier que logicielle. Là encore, le problème est le manque de flexibilité. Vous devez vous adapter au modèle Franklin de la réalité. C’est un super modèle pour certains projets mais un modèle pourri pour d’autres.
Palm, PDA et autres smartphones –
Le paradis des Golgafrinchans. Même si cette technologie s’est beaucoup améliorée depuis que j’ai acheté mon premier Palm il y a des années (aujourd’hui dans un tiroir), la majeure partie des logiciels d’organisation manuelle ne vaut même pas la peine de la mentionner. Des écrans dérisoires, aucune flexibilité, et des interfaces fastidieuses (du papier et un crayon sont souvent plus rapides) en font vraiment un mauvais choix en général. Je préfère sortir des sentiers battus, et c’est vraiment un sentier exigu.
Papier et crayon ─
Un de mes préférés depuis toujours. C’est pas cher, raisonnablement rapide, facilement disponible, et incroyablement flexible. Essayez de dessiner un arbre d’idées sur un PDA ou un smartphone, ou de regarder votre emploi du temps, d’écrire une liste et de planifier pour le trimestre simultanément sur un petit écran. Vous pouvez étaler beaucoup de feuilles de papier et passer rapidement d’une page à une autre ─ la surface peut être immense.
Les logiciels ont beaucoup travaillé pour égaler la flexibilité du papier, mais le papier est toujours meilleur et plus rapide pour certaines choses. Bien sûr, un des gros désavantages du papier est que c’est fastidieux à créer et à tenir à jour, et je suis sûr que vous pouvez penser également à d’autres problèmes que peut apporter le papier.
Traitement de texte basique ─
Pas mal. Ce n’est pas aussi flexible que du papier mais cela reste beaucoup plus flexible que les outils dédiés à la planification du travail. Vous pouvez utiliser le modèle de planification du travail que vous voulez, et vous pouvez changer de modèle sans avoir à changer de logiciel. Vous pouvez utiliser différents modèles pour différentes parties de votre plan, cela ne dépend que de vous.
Action Outline ─
C’est le logiciel que je préfère entre tous et que j’utilise pour de la planification de haut niveau. Je l’utilise tous les jours. En surface, il ne ressemble pas vraiment à un outil de planification du travail. Le programme fonctionne comme une combinaison de l’Explorateur Windows et de Word. Sur la partie gauche de l’écran, vous avez une structure extensible sous forme de répertoires. Et sur la partie droite, il y a une fenêtre de traitement de texte habituel.
Ce que ce programme vous permet de faire, c’est de créer des morceaux de texte (sur ce que vous voulez) et de les organiser dans une structure hiérarchisée. Puis vous pouvez étendre et relier des parties de cette structure de la façon que vous souhaitez, en ayant un œil sur votre plan général ou en vous plongeant dans les détails d’une section en particulier. Ce que je préfère dans ce programme est le fait qu’il s’occupe de gérer une structure hiérarchisée pour vous, mais qu’il ne vous force pas à utiliser un modèle de planification du travail en particulier.
Vous pouvez l’utiliser simplement comme un traitement de texte et tapez votre plan entier dans un seul fichier.
Ou vous pouvez développer un plan entier en ne reliant que des choses entre elles sans utiliser la partie traitement de texte du programme. Ou vous pouvez combiner les deux. Ainsi, ayant testé différentes méthodes de planification du travail, je trouve que ce logiciel s’y adapte toujours.
Je l’ai utilisé d’une manière pour créer un plan à 90 jours pour ma vie, d’une autre manière pour un projet de livre, et encore d’une autre manière pour écrire un discours. Et par-dessus tout, ce programme est extrêmement rapide, et il est très rapide de passer d’une partie du plan à une autre. Je vous recommande de trouver une version d’essai pour voir si vous l’aimez, et même s’il y a d’autres programmes d’organisation que vous pouvez trouver sur le net, celui-ci est mon préféré.
Quels documents personnels éditez-vous pour gérer votre temps, et comment les utilisez-vous ?
Calendrier ─
Pour commencer j’ai un calendrier annuel papier, une page par mois. J’en achète un chaque année pour moins de 10 euros. Un calendrier papier me convient bien parce que mon emploi du temps n’est pas rempli de rendez-vous préprogrammés, donc une très petite partie de mon travail doit être faite un jour ou une heure en particulier.
Si j’avais beaucoup de rendez-vous précis par contre, j’utiliserais probablement quelque chose de plus sophistiqué. Je n’utilise pas ce calendrier pour organiser ma journée ; je ne m’en sers que pour noter des trucs qui doivent arriver un jour précis. Par exemple, cette semaine je peux voir que j’ai une réunion le mercredi, un rendez-vous avec mon conseiller financier le jeudi, et un discours le samedi. Ce sont mes rendez-vous pour la semaine.
Liste d’objectifs ─
C’est une liste de tous mes projets à long terme (sur les 90 jours en question ou plus). Certains d’entre eux me prendront au moins dix ans pour les atteindre. Les objectifs sont tous rangés dans des catégories (physique, social, carrière, financier, etc.). Cette liste est gardée sur Action Outline. Je jette un œil à cette liste une fois par semaine, et je la mets à jour toutes les semaines ou toutes les deux semaines.
Liste de projets ─
C’est une liste de tous mes projets, gardés eux-aussi sur Action Outline. Pour créer cette liste je divise mes grands objectifs en projets individuels qui peuvent être mesurés et atteints. Par exemple, si un objectif est de gagner une certaine somme d’argent, alors un projet définirait ce que je dois faire pour la gagner. Ces projets sont classés par ordre de priorité, et j’ajoute souvent des notes sous chaque titre de projet pour faire un petit brainstorming d’idées pour chaque. Donc si une idée surgit pour un projet inactif, je peux la taper rapidement et revenir au travail de mon projet actuel.
Le plan à 90 jours ─
Il détermine ce que je dois faire dans les prochains 90 jours, comme j’en parlais dans le dernier article du blog au sujet de la planification du travail, et je le garde également sur Action Outline. Je le révise chaque jour et je le tiens à jour de façon hebdomadaire. Et chaque trimestre je le retravaille entièrement.
Les objectifs et plans à 30 jours ─
Ce document contient mes objectifs et plans à court terme concernant ce que j’ai l’intention de faire dans les 30 prochains jours, également sur Action Outline. Je les révise et mets à jour au moins une fois par semaine. Le but de ce document est de prendre les 30 premiers jours de mon plan à 90 jours et de les planifier de façon plus précise. Il y a beaucoup de travail d’allers-retours entre ce document et le plan à 90 jours.
L’emploi du temps à 30 jours ─
Ensuite je prends mes objectifs et plans à 30 jours et je les divise en semaines, puis en jours. Tout en gardant un emploi du temps à 30 jours, je ne planifie généralement qu’une ou deux semaines à l’avance. Donc ici je prends mes objectifs à 30 jours et je les divise encore plus précisément en petites étapes individuelles. Puis je décide quel jour je complèterai quelle action.
Je n’utilise pas de calendrier pour ça. Et je n’utilise qu’une liste linéaire de jours dans Action Outline, c’est beaucoup plus rapide et plus facile à éditer (il suffit de cliquer et de sélectionner les tâches), et je peux voir ce que j’ai planifié plusieurs jours à l’avance. Aussi je prends aussi les rendez-vous de mon calendrier papier et je les ajoute à mon emploi du temps à 30 jours. Je trouve que cette méthode d’organisation est la plus efficace que j’ai essayée jusqu’ici.
C’est également fait via Action Outline, comme ça je peux ressortir mon emploi du temps à n’importe quel moment en tapant sur une touche pré-paramétrée et ajouter/retirer des éléments quand je veux. Le calendrier papier sert principalement à l’organisation à long terme, de plus de 30 jours ; autrement, je n’ai pas besoin du calendrier papier pour l’organisation à court terme. Cet emploi du temps implique simplement d’assigner des tâches aux jours ; il n’entre pas plus dans les détails. Je mets à jour ce document tous les jours.
Liste de tâches et emploi du temps quotidiens ─
À la fin de chaque jour, je regarde le document précédemment cité pour voir ce que j’ai de prévu le lendemain. Puis dans mon journal de travail (un carnet de notes papier à spirales), je fais une liste de choses à faire qui inclut toutes les tâches que je devrai faire le lendemain, et j’ajoute également toute tâche spontanée qui a pu apparaître dans les dernières 24 heures, comme des appels à passer. Cette liste inclut aussi bien les tâches personnelles que professionnelles ainsi que les rendez-vous.
Après avoir créé la liste des choses à faire pour le lendemain, je crée un emploi du temps heure par heure pour cette journée. J’aime travailler par bloc de 2 heures; donc je divise habituellement mes journées en plusieurs de ces blocs avec des pauses ou des repas entre chaque. Puis j’assigne les tâches de ma liste de tâches à chaque tranche. Maintenant je peux voir à quoi va ressembler la journée de demain et mon emploi du temps.
Dans le même temps, j’édite souvent mon emploi du temps à 30 jours. Il est rare qu’une journée se déroule de façon exactement conforme au plan. Cela n’arrive que 20% du temps environ. Généralement j’en fais un peu plus ou un peu moins que prévu. Mais ça me va ; j’en fais toujours plus avec un plan que sans.
Boîte de réception ─
C’est un casier en plastique sur le dessus de mon bureau. Chaque bout de papier qui entre dans mon bureau doit d’abord passer par cette boîte de réception, que ce soit du courrier, des cartes de visite, des notes de conférences, etc. Puis tous les 3-4 jours j’ajoute toutes les infos de ma boîte de réception dans mon système, les transforme en objectifs, en projets, en actions, ou je les classe juste pour référence. À l’heure où j’écris ceci, ma boîte de réception contient des éléments à classer de ma dernière réunion, des notes sur un cours de 3 heures de microbiologie/santé auquel j’ai assisté jeudi, et un article professionnel que je veux scanner pour ses idées.
Boîte d’envoi ─
C’est un casier en plastique sous ma boîte de réception. Et c’est pour tout ce qui doit quitter mon bureau, comme le courrier à envoyer. C’est vide la plupart du temps.
Un placard à 4 tiroirs est posé pas loin. Et je l’utilise pour archiver tout ce que je souhaite garder comme référence. Les éléments qui entrent dans mon bureau via la boîte de réception vont habituellement finir ici; dans la poubelle, ou dans la boîte d’envoi.
J’espère que tout cela vous donne une vision de la façon dont je gère mon temps. J’aime ce système en particulier, je trouve qu’il roule tout seul pour moi, et je le fait continuellement évoluer. Étant donné que la plupart des infos sont stockées sous Action Outline. Je peux ressortir ces documents avec une touche pré-paramétrée; et il n’y a pas de temps perdu en chargement de logiciel car il fonctionne toujours en arrière-plan du système avec tout le texte disponible à tout moment, ce qui est beaucoup plus rapide que d’utiliser un traitement de texte. Et je peux passer d’un document à l’autre avec un simple clic. Je me sers d’Action Outline une douzaine de fois par jours en moyenne.
Article original écrit par Steve Pavlina
Avant de prendre congé de nous, nous vous proposons une vidéo complémentaire sur « Le Principe 20/80 de Richard Koch »
