Notre série
sur « comment réduire l’effort mental » se poursuit et voici à présent le sixième épisode.
En faire moins
L’une des solutions les plus efficaces (et pourtant peu utilisée) pour réduire l’effort mental, c’est simplement en faire moins. Supprimez certains engagements, déclinez certaines invitations, retirez-vous de certains projets jusqu’à ce que vous soyez moins débordé.
Avoir une liste des choses à faire bien remplie peut être stimulant, mais il vaut mieux s’en servir à court terme. À long terme, vous gagneriez à avoir une capacité excédentaire, surtout pour développer de nouvelles idées créatives, investir dans des projets à long terme qui ne tomberont pas sous la dictature de l’urgence et vous ressourcer.
Lorsque toutes les tâches que vous devez faire deviennent obligatoires, surtout lorsqu’il y a une impression d’urgence constante, vous n’arrivez jamais à vous occuper de ces choses importantes, mais jamais urgentes qui pourraient faire une réelle différence dans votre vie. Pourtant, ce sont souvent ces projets qui procurent le plus grand sentiment de satisfaction.
N’oubliez pas le coût élevé d’un « oui ». Vous ne pouvez pas tout intégrer dans votre vie, alors donnez à chaque « oui » que vous prononcez la plus grande valeur possible. Voici une astuce simple : avant de répondre oui à une proposition, demandez-vous si ce « oui » résulte de véritable excitation par rapport à la proposition ou s’il s’agit d’un « oui » partiel. Si vous choisissez la seconde option, sachez que cela vous empêchera d’accepter ou même de reconnaître une proposition qui vous excite réellement quand une se présentera à vous.
Sachez qu’une opportunité qui vous motive réellement peut produire de meilleurs résultats que plusieurs opportunités (combinées) qui vous motivent partiellement. Conserver une certaine capacité mentale pour les vraies opportunités pourrait vous faire économiser beaucoup plus d’effort mental à long terme.
Rendre sacré le temps de planification
Faire une planification, aussi modeste que cela puisse être, pour vos semaines et jours de travail peut vous épargner beaucoup d’effort mental par la suite. Quel que soit votre investissement dans la planification, vous compenserez généralement plusieurs fois le temps d’exécution gagné.
Quand nous sommes trop occupés, la planification est souvent l’une des premières activités que nous mettons de côté, car nous ne voyons pas immédiatement comment elle peut faire avancer le travail. Cependant, pour réduire l’effort mental, il est important de faire le contraire. Lorsque le temps presse, le fait de prévoir du temps pour une planification sensée peut faire une grande différence.
Parfois, lorsque je suis extrêmement occupé, je m’arrête quelques minutes pour mettre en place un plan simple qui me permettra de réaliser ce que je voudrais. Souvent, cela implique de déterminer les aspects qui sont vraiment importants et doivent être réalisés rapidement et ceux qui pourraient attendre ou être supprimés.
Brian Tracy m’a conseillé de prendre une pause de temps en temps et de me poser deux questions :
- Qu’est-ce que j’essaie de faire ?
- Comment est-ce que j’essaie de le faire ?
Si vous vous posez ces deux questions et y répondez, vous avez les bases d’une approche de planification simple.
Dans l’idéal, il est judicieux de faire de la planification une habitude à long terme. Plusieurs personnes planifient leurs journées la veille, ce qui est un bon début.
Comme Stephen Covey l’a mentionné dans son livre First Things First, les rythmes hebdomadaires sont généralement les meilleurs pour la planification, car une semaine est un délai suffisamment long pour aborder la plupart (ou la totalité) de vos tâches importantes. Cependant, vous ne pouvez pas nécessairement accorder beaucoup d’attention à chaque chose importante en une seule journée.
Faites en sorte de rendre sacré le temps de planification, même si vous êtes tenté de l’ignorer ou de le supprimer. Vous pouvez prendre une heure ou deux le weekend pour planifier votre semaine, comme le font beaucoup de personnes. J’aime souvent démarrer la semaine par une séance de planification le lundi matin, car c’est le moment où je suis le plus frais mentalement et émotionnellement, après avoir pris le temps de me ressourcer pendant le weekend et de laisser derrière moi la semaine précédente.
Décider d’abord, agir ensuite
L’une des habitudes les plus simples, mais puissantes pour avoir un excellent flux de travail consiste à séparer la décision de l’action.
Le travail se fait en deux phases. Tout d’abord, vous devez prendre le temps de décider ce que vous devez faire et comment vous allez le faire. Notez les étapes de votre action dans l’ordre. Ne pensez pas encore aux actions en elles-mêmes. Essayez simplement de les comprendre et de les lister dans l’ordre.
J’utilise pour cela un journal de travail quotidien ; un simple carnet à spirales. Chaque jour, souvent plusieurs fois par jour, je fais une courte liste des actions à mener pour les tâches que je dois faire ensuite. Cela prend généralement quelques minutes.
Parfois, il m’arrive d’énumérer un nombre suffisant d’actions pour les 30 prochaines minutes. D’autres fois, je parviens à lister des actions pour plusieurs heures. Il m’arrive même d’énumérer suffisamment d’actions pour 2 ou 3 jours.
Vous vous demandez peut-être s’il est suffisant d’avoir une liste de tâches tapée sur un de vos appareils. Je pense que c’est très bien, mais je vous recommande quand même de noter les actions au stylo sur du papier, même si vous ne faites que les copier directement à partir d’un écran. J’ai beaucoup essayé cette méthode et, pour une raison quelconque, je trouve que le fait d’écrire les actions à la main et de les barrer comme je le fais est bien plus satisfaisant que de cocher ou de supprimer des éléments sur une liste à l’écran.
Je trouve aussi que le fait de noter les actions me donne le sentiment d’être plus engagé à les accomplir.
La liste manuscrite me semble plus personnelle et me donne l’impression d’être au contrôle. Une liste sur écran me semble un peu plus distante. Une liste écrite à la main sur un écran (comme avec un crayon Apple) n’est pas encore aussi agréable qu’une simple liste faite du papier avec un crayon. À cette étape, je vous suggère de faire votre propre expérience pour découvrir ce qui vous donne les meilleurs sentiments d’engagement, de progrès et de fluidité.
Une fois que vous aurez dressé la liste des actions à accomplir, vous pourrez vous concentrer sur leur exécution. Il n’est pas nécessaire d’occuper une partie de votre cerveau à déterminer ce qui doit être fait une fois que vous avez déjà pris ces décisions. Vous pouvez simplement faire une action à la fois, en cochant chacune d’entre elles au fur et à mesure que vous la complétez.
Le simple fait de créer une liste de choses à faire peu même vous procurer un sentiment d’accomplissement — un coup de pouce qui peut vous aider à entrer dans la phase d’exécution avec un peu plus de motivation.
Mélanger les phases de décisions et d’actions tend à être moins efficace que de les séparer.
Le cerveau adopte des modes de pensées différents pour chaque phase, de sorte qu’il peut consacrer toutes ses meilleures ressources à un seul type de pensée.
Que se passe-t-il lorsque vous rencontrez un problème dans la phase d’action et que vous vous rendez compte que votre séquence d’action initiale ne fonctionnera pas ? Si vous n’avez plus de raison valable de continuer d’utiliser votre liste d’actions, n’hésitez pas à repasser en mode prise de décision. Vous pouvez peut-être modifier le reste de votre liste actuelle, ou en créer une nouvelle.
Rendez-vous très vite pour le 7e volet de cette série d’articles sur « comment réduire l’effort mental ».
Article original écrit par Steve Pavlina.
Vous l’avez compris, faire de la planification en amont vous aidera à être beaucoup plus productifs dans vos journées de travail. Toutefois, est-ce la seule chose à faire pour être productif ? Pas si sûr ! Je vous invite donc à découvrir une autre astuce toute simple pour gagner en productivité.
