La règle du 50-30-20

Note : cet article est une traduction de l’article The 50-30-20 Rule de Steve Pavlina. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

3 types de tâchesDernièrement j’ai testé une nouvelle méthode prometteuse de gestion du temps. C’est similaire aux blocs de temps, sauf qu’au lieu d’allouer une certaine quantité de temps pour une activité spécifique, je divise mon temps total de travail entre trois différentes catégories d’activités.

Voici comment cela fonctionne…

D’abord, je définis trois catégories d’activités basées sur la période de temps dans laquelle j’espère qu’elles se révèleront payantes.

Catégories de tâches

Les tâches A sont censées avoir de effets positifs significatifs dans les 5 ans et par la suite. Cela pourrait inclure le fait de lancer une nouvelle entreprise, d’écrire un livre, de changer mon alimentation, d’ajouter un nouveau flux de revenu passif, etc. C’est très bien qu’une tâche A commence à produire des bénéfices dans une période de temps plus courte, mais l’idée est que je m’attends à ce que ces tâches aient encore un impact durable dans 5 ans ou plus. Cela doit être une attente vraiment réaliste, pas simplement un espoir.

Les tâches B sont censées avoir des effets positifs dans les 2 ans ou moins. Cette catégorie incluse le fait d’écrire une nouvelle série d’articles pour le blog, de vendre un pack publicitaire, ou de s’entraîner pour courir un marathon. Même s’il pourrait y avoir des bienfaits à long-terme qui s’étendent sur des années, on s’attend généralement à ce que les bénéfices soient totalement réalisés en l’espace de deux ans, et qu’il n’y ait pas beaucoup de retombées supplémentaires au-delà de ça. Voyez cela comme des projets uniques. Vous les faites une fois, vous en tirez des bénéfices, et vous passez à autre chose.

Les tâches C sont censées ne faire une différence que dans les 90 jours maximum. Je ne vais la plupart du temps même pas me souvenir de la tâche ou voir la preuve de ses bénéfices au-delà de cette période. Cela inclue les actions routinières comme répondre aux mails, payer les factures, passer des coups de fil, et archiver. Si ces tâches ne sont pas faites, cela pourrait générer des problèmes en cours de route, mais les faire bien ne va pas générer de changement significatif à long terme.

Il y a certainement une ambiguïté dans ces définitions, mais cela ne me gène pas parce que cela permet une certaine flexibilité.

Le 50-30-20 dans la gestion du temps

La règle du 50-30-20 dit que je dois passer 50% de mon temps de travail sur les tâches A, 30% sur les tâches B, et 20% sur les tâches C. Par exemple, si je travaille 8 heures par jour, cela ferait donc 4 heures sur les tâches A, 2h24 sur les B, et 1h36 sur les C.

La limite de temps pour les tâches C est un plafond. Cela signifie que je ne passe pas plus de 20% de mon temps de travail sur les tâches C ; si je suis à court de temps, je mets de côté les tâches C restantes pour le lendemain. La limite pour la tâche A est un minimum, ce qui signifie que je dois passer au moins 50% de mon temps de travail sur les tâches A. La catégorie B absorbe la différence si je dépasse 50% sur les A ou si je descends sous les 20% pour les C.

Je ne le fais que depuis quelques jours maintenant, et je peux déjà voir que cela a beaucoup de potentiel. C’est similaire à d’autres répartitions de tâches, comme l’approche des quatre quarts de Stephen Covey, mais cela précise en fait combien de temps investir dans chaque type d’activité. Bien que cela puisse être fait de façon hebdomadaire, je trouve préférable de rendre ces répartitions quotidiennes quand c’est possible. Mais si je suis surchargé de tâches C un jour, je pourrais n’en faire aucune le lendemain pour garder le bon équilibre hebdomadaire.

Au début je n’étais pas très à l’aise avec le fait de passer si peu de temps sur les tâches C, en particulier quand je me sentais poussé à les vérifier et à les sortir de ma liste de choses à faire. Mais je pouvais voir que je passais trop de temps sur les tâches C comparativement à leur valeur, tandis que les tâches A de haute priorité étaient sacrifiées. Quand je regarde une tâche et que je vois qu’elle n’aura virtuellement aucun impact au-delà de la semaine ou du mois en cours, cela m’aide de voir que relativement parlant, la tâche est une perte de temps. Je n’ai pas le temps de finir toutes les tâches de ma liste de choses à faire, donc je dois sacrifier beaucoup de bonnes tâches pour investir suffisamment de temps pour les meilleures. Faire simplement ce qui se présente chaque jour est incroyablement suboptimal – je le sais parce que je l’ai essayé.

Comme mentionné précédemment j’ai reçu beaucoup de mails dernièrement à cause de l’augmentation du trafic cette année, plus que je ne peux y répondre personnellement. Cependant, tous mes mails tombent virtuellement dans la catégorie C. C’est souvent urgent mais cela a rarement une importance comparable aux tâches A. Si je devais répondre de façon appropriée à tous les mails que je reçois, cela consumerait la plupart de mes heures de travail. Que je fasse du super boulot en répondant à ces mails ou que je le fasse mal, cela ne va pas faire une grande différence quant à ma situation dans 5 ans. Passer plus de temps sur les mails ne m’aidera pas à atteindre mes objectifs les plus importants sinon par chance ou par hasard. Donc je prends du temps dans ce domaine et je le redistribue aux tâches A et B, car ces tâches pourront avoir un impact significatif à long terme.

Une de mes tâches A actuelles est de fixer de nouveaux objectifs pour l’an prochain. Cela pourrait avoir un impact significatif à long terme selon les objectifs que je choisis. Je vais passer au moins plusieurs heures sur cette tâche aujourd’hui.

Écrire un article de blog comme celui-ci tombe dans la catégorie B. Je suis sûr que les visiteurs liront encore cet article dans plus de 90 jours, mais je ne peux pas prédire par avance si cet article aura un impact significatif dans plus de cinq ans. C’est la stratégie à long terme du développement de l’écriture et du contenu (tâche A) qui fait une différence dans cette période de temps. Plus longue est la perspective de temps, moins un quelconque article individuel devient important.

Traiter les mails du jour est une de mes tâches C pour la journée. Je ne passerai certainement pas plus de 15 minutes sur les mails au total. Cela signifie que je n’aurai assez de temps que pour répondre à 1 ou 2 mails sur 10 (sans compter les spams). Je suis encore capable de tous les lire et d’en extraire des idées et des suggestions, mais mon temps d’écriture est mieux dépensé quand je produis des articles qui seront vus par des milliers de personnes au lieu de mails individuels qui ne seront vus que par une seule personne.

Sacrifier l’urgent pour l’important

Parfois c’est difficile de sacrifier ces tâches C. J’utilise les mails depuis 1989, et c’est réellement la première année que j’ai du trier mes mails de façon aussi brutale pour me libérer du temps pour les tâches prioritaires. Ce n’est pas facile à suivre, mais ce que j’aime dans ce système est que cela m’aide à rester concentré sur les tâches qui ont un potentiel significatif à long terme et non sur celles que l’on finira simplement par oublier. En limitant mes tâches C à une certaine quantité de temps chaque jour, je crée beaucoup de place pour mes tâches A.

S’il se trouve que vous n’avancez pas après des années de dur labeur, peut-être que c’est parce que trop de votre temps est alloué à des tâches C à court terme comme répondre aux mails, assister à des réunions, et remplir de la paperasse. Peut-être que vous pourriez vous autoriser à passer moins de temps sur ces activités pour le réinvestir dans ce qui est le plus important. Autrement ces petites tâches vont prendre le pas sur les plus importantes ; la compression du temps sur les tâches C y veillera.

Le ratio 50-30-20 est arbitraire, mais il me convient plutôt bien. Cela me donne assez de temps pour rester à jour sur ce qui est vraiment urgent, tout en laissant beaucoup de temps de côté dans des projets dont j’espère qu’ils pourront faire une vraie différence en cours de route. Vous pourriez vouloir changer ces pourcentages en fonction de la nature de votre travail et de vos objectifs. L’important est que nous restions conscients de la façon dont notre temps est investi.

Rééquillibrer votre portefeuille de temps

Si vous êtes un habitué de l’investissement en bourse, pensez à ce modèle comme à une distribution de votre portefeuille à différents niveaux de risques. Vos tâches A sont votre risque le plus élevé, des investissements hyper rentables qui pourraient avoir une forte volatilité à court-terme, mais sur le long terme, vous vous attendez à ce qu’ils rapportent plus que tout autre type d’investissement. Ce sont vos actions à croissance dynamique. Les tâches C sont vos investissements sûrs, sans risques, comme un compte épargne à la banque. Et les tâches B tombent juste entre les deux. Si vous n’avez pas fait attention à votre portefeuille depuis longtemps, c’est une bonne idée de vous y remettre et de rééquilibrer vos allocations.

La raison pour laquelle investir dans les tâches A est de capitaliser sur les opportunités à long terme. Ce sont les projets majeurs qui pourraient faire une énorme différence positive dans votre vie. Des exemples issus de ma vie : lancer mon entreprise, me marier, et devenir végétarien. Il est difficile de passer trop de temps sur ces types de tâches. Dans l’idéal nous voulons y investir autant de temps que nous le pouvons le gérer.

La raison pour investir dans des tâches C est d’éviter des problèmes. Les tâches C vous gardent loin des soucis. Vous devriez passer seulement un minimum de temps sur elles… juste ce qui est nécessaire pour éviter de sérieux problèmes. Cela inclut le fait de payer vos factures à temps, de faire votre déclaration d’impôt, et de faire un travail raisonnable pour vous tenir à ce que vous dites. Dans la plupart des cas il n’y a pas de bénéfice réel à faire un excellent travail au lieu d’un bon travail – cette différence de temps serait mieux redistribuée aux tâches A et B.

Les tâches B sont généralement entre les tâches A et C. Elles vous aident à rester hors des ennuis, mais elles vous aident aussi à avancer un peu. Ils comportent des risques modérés et offrent des retours modérés. Elles aident souvent à réduire le besoin en tâches C et libère plus de temps pour les tâches A. L’organisation et l’optimisation sont habituellement dans la catégorie B. Les tâches B vous aident à vous mettre dans la position de capitaliser sur de plus grandes opportunités de tâches A. Lire cet article de blog est probablement une activité de catégorie B pour vous. Vous pourriez trouver une bonne idée de temps en temps qui vous aidera à vous mettre dans la possibilité de faire plus de tâches A et moins de tâches C.

En dehors des activités de mon temps de travail, j’ai aussi une liste de tâches personnelles. Cela inclut les activités familiales et domestiques. Je n’ai pas encore essayé de les classer par priorités en me basant sur la règle du 50-30-20, mais si cela fonctionne bien pour mon entreprise, je pourrais aussi l’essayer dans ma vie personnelle.

Si vous voulez tester ce système pendant une semaine, divisez simplement votre liste de choses à faire en mettant A, B, ou C à côté de chaque tâche sur votre liste de choses à faire. Puis attrapez un bloc de papier, et faites trois colonnes pour définir combien de temps vous passez sur A, B, et C. Évaluez combien de temps vous vous attendez à travailler chaque jour (les pauses ne comptent pas), puis calculez les limites de temps pour chaque catégorie. Si vous voulez utiliser un ratio autre que 50-30-20, libre à vous. En traversant votre journée de travail, utilisez un chronomètre pour chaque activité, puis notez le temps passé dans vos colonnes A, B et C. À la fin de la journée, additionnez les durées, puis calculez vos pourcentages pour voir comment vous vous en êtes sorti. Le premier jour, ou les deux premiers, vous pourriez simplement vouloir mesurer votre ratio actuel sans réellement essayer de changer quoi que ce soit. Il y a des chances que vous trouviez un déséquilibre que vous aimeriez corriger. Par exemple, si vous voyez que votre ratio actuel est quelque chose comme 10-10-80, vous savez que vous faites du sur place et que vous n’allez pas faire beaucoup de progrès dans votre carrière. Donc vous pourriez vouloir jeter un œil à ces tâches C et voir lesquelles pourraient être réduites, retardées, ou supprimées afin de libérer plus de temps pour les tâches A et B. Même le simple fait de mesurer cela augmentera votre conscience quant à la façon dont vous utilisez votre temps. Plus vous passez de temps sur les tâches A, mieux c’est.

Si vous trouvez que vous êtes écrasé par les tâches C, prenez-leur autant de temps que vous le pouvez et allouez-le aux tâches B. Utilisez votre temps B pour devenir plus organisé et plus efficace, de sorte que vous ne soyez pas poussé par un sentiment d’urgence. Puis vous pouvez vouer une partie de ce temps économisé sur des tâches A. Cela ne pose absolument aucun problème de changer votre ratio avec le temps. Si vous êtes à 10-10-80, vous pourriez ne pas être capable de passer directement à 50-30-20. Vous pourriez avoir besoin de commencer par essayer 5-40-55 puis 20-50-30 pour dompter ces tâches C.

Sur le long terme, c’est les tâches A qui nous font ou nous défont. Si nous ne les faisons pas, nous ne faisons que laisser notre potentiel se gâcher. Qui veut vouer le plus clair de sa vie à répondre à des mails et à payer des factures ? Nous avons besoin d’empêcher ces tâches de prendre le dessus sur notre vie, pour avoir le temps de s’attaquer aux vrais grands défis qui peuvent faire une différence réelle pour nous, et pour le monde.

Crédits photo : © Maxim_Kazmin – Fotolia.com

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