Beaucoup de gens sont très mauvais pour estimer combien de temps leur prendra une tâche. Peut-être que vous estimez que vous aurez besoin d’une heure environ; et que cela vous prend en réalité 3 ou 4 heures à terminer. Ou peut-être que vous allouez 30 minutes à une tâche, et que vous avez fini en 5 minutes. Que pouvez-vous faire pour faire des estimations plus précises ? Voici plusieurs techniques pour vous assurer de faire de meilleures estimation du temps de travail :
Calculer votre ratio d’erreur
La meilleure façon de commencer est de mesurer la précision actuelle de vos estimations.
Faites une liste des tâches que vous devez terminer; et notez spontanément une estimation du temps de travail attendue de chaque tâche. En complétant chaque tâche, notez le temps que vous avez réellement passé sur chacune. Puis additionnez le temps que vous y avez passé au total, et divisez-le par le temps total que vous aviez estimé pour l’ensemble de ces tâches. C’est votre ratio d’erreur.
Par exemple, si vous estimez qu’une certaine liste de tâches va prendre 12 heures à terminer; mais que cela prend en réalité 15 heures, alors votre ratio d’erreur est de 15/12 = 1,25. Cela signifie que cela vous a pris 25% plus longtemps que prévu de terminer des tâches.
Si vous mesurez votre ratio d’erreur pour tout un tas de tâches, vous trouverez probablement que pour des tâches individuelles, votre ratio d’erreur varie énormément, allant peut-être de 0,1 à 10,0. Cependant, pour les groupes de tâches qui demandent collectivement plusieurs jours à compléter, vous pourriez remarquer que votre ratio d’erreur a une échelle relativement réduite. Quand vous faites la moyenne de suffisamment de tâches, votre ratio d’erreur finit par donner un chiffre constant.
Mon ratio d’erreur moyen est d’environ 1,5. Cela signifie que chaque fois que je fais une estimation spontanée quant à la durée d’une tâche, je suis généralement trop optimiste ; la tâche finit par me prendre 50% plus de temps que mon estimation initiale. Pour toute tâche individuelle, mes estimations sont encore plus inexactes. Cependant, si j’estime qu’un ensemble de tâches va nécessiter 2 jours pour les terminer, je peux parier que cela va me demander 3 jours.
Une fois que vous connaissez votre ratio d’erreur, vous pouvez vous en servir pour générer des estimations plus précises pour des groupes de tâches. Additionnez simplement vos estimations spontanées et multipliez le total par votre ratio d’erreur. Cela aura tendance d’être une estimation assez précise. J’ai tendance à être constamment optimiste quand j’estime le temps nécessaire pour certaines tâches.
Connaître mon ratio d’erreur n’a PAS rendu mes estimations initiales plus précises. Mes estimations spontanées sont toujours aussi imprécises. Mais quand je multiplie mes estimations par mon ratio d’erreur, les estimations sont alors assez proches du temps réel nécessaire. Cela m’aide à mieux contrôler mon temps.
Grâce à mon ratio d’erreur, je sais que si je veux faire environ 8 heures de travail en une journée, je ne devrais lister que 5h 20 environ de tâches estimées spontanément (5,20 = 8 heures / 1,5). Même si cela pourrait sembler idiot de faire ce genre de compensation chaque jour, en pratique cela fonctionne plutôt bien – bien mieux que l’alternative consistant à lister 8 heures pour ensuite me forcer à travailler 12 heures dans la journée ou me sentir mal de n’avoir terminé que 2 ou 3 tâches. L’auto-sabotage peut rendre les choses encore pires quand je sais inconsciemment que j’essaye de faire ce qui est impossible.
Il est mieux de faire une liste de tâches raisonnable que je peux vraiment terminer à la fin de la journée au lieu de m’en vouloir d’avoir fait une mauvaise estimation du temps de travail. Même si ma liste quotidienne de tâches semble trop courte à première vue, c’est bon de rayer la dernière tâche à la fin de la journée. En raison des variations quotidiennes, ce n’est pas parfaitement précis, mais globalement c’est mieux que tout ce que j’ai pu tester d’autre, et cela encourage à avoir un rythme quotidien durable sans travailler trop ou trop peu.
Je recommande d’utiliser au moins 10-20 heures de tâches pour votre calcul initial de ratio d’erreur. Si vous n’avez basé votre calcul que sur quelques heures de travail; votre ratio d’erreur pourrait ne pas être assez précis. Évidemment, c’est une bonne idée de recalculer votre ratio d’erreur de temps en temps. Une fois par trimestre devrait suffire. Il est également sage de le mettre à jour chaque fois que la nature de votre travail change, comme quand vous commencez un nouveau projet ou que vous changez d’entreprise ou de carrière.
Si vous voulez entrer un peu plus dans le détail, vous pouvez calculer différents ratios d’erreur pour différents types de travaux. Personnellement je ne le fais pas, mais si vous pensez qu’il y a des chances que des tâches différentes provoquent des ratios d’erreur clairement différents, cela pourrait être une bonne idée. Par exemple, si vous êtes étudiant et que vous trouvez que le devoir de maths a un ratio d’erreur de 0,9, mais que les devoirs à la maison ont un ratio d’erreur de 1,7, vous voudrez probablement avoir des ratios d’erreur séparés pour faire de meilleures estimations.
Si vous gérez une équipe, vous pouvez calculer un ratio d’erreur pour chaque membre de votre équipe (directement ou à leur insu). Demandez une estimation du temps de travail à chaque membre de l’équipe pour tout un ensemble de tâches, regardez le temps que cela a réellement nécessité, et calculez le ratio d’erreur de chaque membre de l’équipe.
Chaque fois que vous recevez une nouvelle estimation d’un des membres de cette équipe pour les tâches à venir, vous pouvez multiplier leurs estimations par leur ratio d’erreur individuel. Cela vous aidera à faire un emploi du temps plus précis pour les projets en équipe. Je pense que vous trouverez que les gens sont vagues dans leurs estimations de façon constante.
Atteindre une taille raisonnable
Pour faire des estimations précises, il est important que vous découpiez ces tâches en morceaux pour atteindre le bon calibrage. Si vos morceaux sont trop gros, vous passerez à côté de trop de détails; et vous pourriez passer plus de temps à estimer la durée d’une tâche qu’à réellement la compléter ; c’est beaucoup trop aérien. Par exemple, « remanier mon site web » peut sembler être un projet complexe et multi-tâches. La taille n’est pas assez réduite pour que son estimation soit fiable. Vous aurez besoin de lister les tâches individuelles nécessaires pour le projet.
D’un autre côté, « Écrire l’adresse sur l’enveloppe » est bien trop petit. Vous pourriez avoir terminé cette tâche en autant de temps que cela vous en aura pris de la lister et de l’estimer. Entrer autant dans le détail vous fait simplement perdre du temps au lieu de vous rendre plus efficace. Vous devriez faire des tests pour trouver le bon calibrage; celui qui vous permet de faire les estimations les plus précises. Je vais vous proposer quelques tuyaux en fonction de ce qui a fonctionné pour moi :
La règle du « d’un seul trait ». Mes estimation du temps de travail ont tendance à être meilleurs pour les tâches que je peux terminer d’un seul trait. Dans la pratique, cela implique 2 à 4 heures par morceau. Quand je fais un calibrage plus large (de plus gros morceaux), je passe à côté de trop de détails et je sous-estime affreusement le temps que cela me demandera. Quand je fais davantage de calibrage (de plus petits morceaux), je liste trop de détails, je surestime le temps que me prendront les choses, et je perds trop de temps à créer et à gérer ma liste de choses à faire au lieu de faire le travail.
Compenser l’expérience. Si j’ai fait ces tâches de nombreuses fois par le passé, mes estimations auront tendance à être relativement précises, donc je pourrais faire baisser mon ratio d’erreur à 1,2 ou même 1,0. Par exemple, j’ai écrit plus de 700 articles, donc je suis plutôt bon pour estimer le temps que cela me prendra d’écrire un article moyen (3 heures est une moyenne). Mais si je dois faire quelque chose que je n’ai jamais fait avant, un ratio d’erreur de 2,0 ou plus pourrait être plus précis. Moins j’ai d’expérience avec une tâche, plus mon ratio d’erreur doit être élevé.
Définir des limites claires aux tâches
Assurez-vous que vos tâches sont clairement définies. Les tâches vagues ou nébuleuses sont difficiles à estimer.
Si une de mes tâches est « Mise à jour du système de comptabilité »; je ne peux pas être sûr de ce que cela inclut. Est-ce que cela signifie que je dois vérifier mes comptes ? Classer mes fiches de paye ? Remplir ma déclaration d’impôts ? Enregistrer mes recettes ? Si je veux faire une estimation précise, j’ai besoin d’avoir une image claire de ce que je vais faire.
Vous pourriez trouver utile de lister quelques mots-clés pour les composants d’une tâche qui serait peu claire sinon. Vous n’avez pas nécessairement besoin d’estimer le temps que demandera chaque segment. Et vous devez simplement être capable de visualiser ce que vous allez faire. Les mots-clés peuvent vous aider à déclencher le bon imaginaire, pour pouvoir faire une meilleure estimation. Vous devriez être capable de rapidement mettre des mots sur les premières et les dernières étapes de chaque tâche. Par exemple, quand je vois une tâche qui s’appelle « Écrire un article de blog »; je sais que la première étape est de choisir un sujet.
La dernière étape est de cliquer sur le bouton « publier ». Si vous n’arrivez pas à donner un nom à la première et à la dernière étape de votre liste, alors votre tâche n’a pas de limites claires. Dans ce cas, vous aurez besoin de prendre un moment pour définir ces étapes; ou vous aurez besoin de définir votre tâche un peu plus clairement; en le divisant si possible en morceaux plus petits. De bonnes estimations nécessitent des limites claires au début et à la fin.
Faites particulièrement attention à penser à ce qui sera nécessaire pour terminer une tâche à 100%. Si votre tâche est de « payer vos factures », est-ce que cela finit quand vous remplissez les chèques, quand vous déposez les chèques à la poste (ou que vous procédez à un paiement en ligne), quand vous classez les factures payées, ou quand vous le notez dans votre cahier de comptes ? N’oubliez pas de penser au temps que cela vous prendra de nettoyer et de ranger votre matériel. Même si vous faites simplement à dîner, il y aura de la vaisselle à faire après.
Réutiliser les estimations pour les tâches récurrentes
Une fois que vous avez terminé une tâche récurrente, enregistrez le temps nécessaire à sa réalisation; pour pouvoir réutiliser cette estimation à l’avenir. Quand la tâche réapparaît sur votre liste de choses à faire, vous pouvez simplement regarder votre ancienne estimation. Ces estimation du temps de travail sont relativement précises parce qu’elles sont basées sur d’anciens résultats, pas sur d’anciennes estimations. Je vous recommande de créer une liste d’estimations pour vos tâches récurrentes habituelles. Voici deux méthodes pour ce faire :
Méthode 1 (version simple). Pour une liste d’estimations très basique, vous devez simplement noter un seul chiffre pour chaque tâche. Notez simplement le temps que vous avez mis pour terminer la tâche la dernière fois.
Votre estimation simple pour ressembler à quelque chose de ce genre :
Faire les courses – 55 minutes
Préparer et manger le dîner – 42 minutes
Passer l’aspirateur dans la maison – 83 minutes
Laver, plier et ranger le linge – 75 minutes
Etc.
Une fois que vous avez créé une bonne liste d’estimations pour vos tâches récurrentes; vous pouvez créer un plan très raisonnable pour votre journée en ajoutant les tâches à votre emploi du temps.
Méthode 2 (version détaillée). Pour une version plus complexe, vous pouvez noter quatre chiffres pour chaque tâche : 1) le nombre de fois que vous avez réalisé cette tâche depuis que vous avez commencé à tenir les comptes, 2) votre meilleur temps (minimum) pour terminer la tâche, 3) votre pire temps (maximum) pour terminer la tâche, et 4) votre temps moyen pour terminer la tâche. Vous pouvez utiliser ces chiffres pour faire des estimation du temps de travail fiables à l’avenir ; l’échelle minimum-maximum vous dit à quel point vos estimations pourront être fiables. Chaque fois que vous terminez à nouveau une tâche, prenez un moment pour mettre à jour ces chiffres.
Dans la pratique, cela ne prendra vraiment pas beaucoup de temps, mais vous finirez avec une liste d’estimations relativement précise. Pour mettre à jour votre temps moyen par tâche en utilisant cette méthode, multipliez 1) par 4), ajoutez le temps que vous avez mis pour la répétition la plus récente, puis divisez le résultat par 1) + 1. Par exemple, si vous avez précédemment terminé la tâche 10 fois, avec une moyenne de 30 minutes par répétition, et que la 11ème répétition vous prend 35 minutes, alors votre nouvelle moyenne est de (10×30+35)/(10+1)=30,45 minutes.
Cette méthode vous permet de tenir à jour votre moyenne sans devoir noter tous vos temps de réalisation précédents. Si vous notez votre meilleur temps minimum pour terminer la tâche; vous pouvez aussi utiliser cela pour vous mettre au défi. Battre votre précédent record peut vous motiver à garder un tempo plus rapide.
À tout le moins, essayez de battre votre temps moyen. Vous mettre une pression horaire peut vous pousser à travailler un peu plus vite; particulièrement pour les tâches répétitives qui pourraient sinon sembler un peu ennuyeuses. Pour la plupart des gens je recommande la méthode 1. La méthode 2 est probablement trop, à moins que vous soyez vraiment engagé dans l’optimisation de votre usage du temps.
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Apprendre à être meilleur pour estimer son utilisation du temps est une compétence utile à développer; qui vous servira pour le reste de votre vie. Les méthodes ci-dessus sont en fait relativement faciles à mettre en œuvre. Devenir un meilleur estimateur pourrait améliorer votre vie au niveau tactique de la gestion quotidienne du temps; mais faites attention à ne pas perdre de vue le niveau stratégique. Avez-vous pris le temps de définir le but de votre vie ? Fixez-vous les bons objectifs ? Travaillez-vous dans la bonne carrière ? Maîtriser les tactiques simples ne fournira pas beaucoup de valeur si votre stratégie de vie n’a pas de sens ou n’est pas existante.
Même alors, une estimation du temps de travail précise peut vous servir dans beaucoup de domaines différents; donc c’est une bonne compétence à développer tôt dans sa vie. C’est bien quand même de développer cette compétence avant d’avoir atteint une certaine clarté dans les niveaux supérieurs; quant à votre but dans la vie et vos objectifs à long terme. Assurez-vous simplement qu’à un certain stade, vous vous souvenez de viser ces niveaux supérieurs; pour ne pas simplement devenir un hamster qui court très vite dans une roue statique.
Article original écrit par Steve Pavlina.
Avant de prendre congé de nous, voici une vidéo complémentaire sur « Comment faire pour être plus productif ? Quel système de productivité ? »
