Bien que les outils numériques puissent être bénéfiques pour la productivité en raison de leurs fonctionnalités, ils présentent également plusieurs inconvénients :
- Les outils numériques vous obligent à utiliser un appareil numérique qui peut ouvrir la porte sur plein de distractions.
- Les logiciels sont souvent rigides dans leur utilisation, limités aux options implémentées par les développeurs.
- Les logiciels ont une courbe d’apprentissage. Plus vous utilisez d’outils, plus vous devez investir du temps pour apprendre. Pour certains logiciels, il vous faut consacrer une journée entière ou plus pour simplement apprendre les notions de base et devenir modestement productif avec.
- L’utilisation des logiciels vous contraint souvent à faire face à des mises à jour, à utiliser des modules complémentaires et à gérer des problèmes de sécurité et de confidentialité.
- Plus vous utilisez les logiciels, plus vous risquez d’avoir des problèmes techniques.
- Les logiciels ont souvent une durée de vie utile limitée à quelques années. Sauf si vous continuez à les mettre à jour. Beaucoup d’outils ne durent pas plus de dix ans.
- Pour chaque logiciel que vous utilisez, vous pouvez recevoir un grand nombre de courriels : pour obtenir de l’aide, des conseils, des mises à niveau, des mises à jour de la politique de confidentialité, etc.
- Si vous cessez d’utiliser le logiciel, il se peut que vous ne puissiez même pas accéder à ce que vous avez créé en l’utilisant. Vous risquez d’être bloqué dans des cycles de mise à jour qui durent plusieurs années, même si vous n’utilisez pas énormément le logiciel en question.
- Les outils logiciels boguent parfois et ne fonctionnent pas. Vous devrez alors peut-être chercher de l’aide ou des solutions en ligne, ce qui prend du temps.
Même si l’utilisation d’outils informatiques présente plusieurs avantages, elle comporte également de nombreux coûts cachés.
Pensez à tout le temps que vous avez passé à faire des recherches, apprendre, évaluer, mettre à jour et entretenir divers outils logiciels.
Avez-vous un bon retour sur investissement si l’on considère le temps total que vous avez dû y consacrer ?
Ajoutez à cela le temps supplémentaire que vous avez peut-être perdu à cause des distractions numériques auxquelles vous êtes livré lorsque vous utilisez des logiciels, notamment sur un appareil connecté à Internet.
Combien de fois avez-vous cessé d’utiliser un véritable outil de productivité pour consulter vos courriels ou les médias sociaux ou pour faire des recherches en ligne ?
J’ai tendance à me méfier de la dépendance excessive aux outils informatiques quand je pense au coût total de leur utilisation.
J’aime utiliser un nombre relativement restreint d’outils, en particulier ceux qui sont très flexibles comme Scrivener.
Je suis un partisan du minimalisme dans ce domaine.
Le nombre d’outils informatiques que j’utilise est donc assez réduit.
Je me désabonne également des courriels non essentiels liés aux logiciels que j’utilise, afin qu’ils ne me distraient pas.
Je sais que je peux faire des recherches en ligne si j’ai besoin de connaitre quelque chose par rapport à un logiciel particulier.
Souvent, je préfère avoir recours à des solutions manuelles et peu basées sur les technologies telles que le papier simple, les cahiers à spirales, les fiches, les classeurs, les notes adhésives, les stylos, les marqueurs et un tableau blanc.
De tels outils peuvent être incroyablement bons pour la productivité.
Voici quelques-uns des avantages qu’il y a à travailler avec ce genre d’outils :
- Il vous est plus facile de vous concentrer sur des sujets plus profonds avec zénitude quand vous utilisez du papier. Vous n’avez pas besoin de cliquer sur quoi que ce soit. Il n’y a pas non plus d’icônes pour vous distraire.
- L’interface est propre et simple. Tout ce qu’il vous faut faire, c’est vous munir d’un stylo ou d’un marqueur.
- Ces outils sont toujours très flexibles. Vous pouvez y écrire ou y dessiner tout ce que vous voulez. Vous pouvez faire des listes, des croquis et reproduire des cartes mentales sur une seule page si vous le souhaitez, le tout avec les mêmes outils.
- Écrire à la main vous oblige à ralentir. Cela permet d’attirer votre attention sur ce que vous êtes en train de créer. Au début, cela peut sembler inconfortable surtout si vous êtes trop habitué au monde numérique. Mais l’expérience devient agréable au bout d’un temps.
- La simplicité des outils permet à votre esprit de faire circuler plus d’énergie dans la conscience émotionnelle pendant que vous travaillez. Cela peut être très utile pour repérer rapidement les problèmes qu’il y a autour de vos idées.
- Utiliser du papier peut vous soulager de la pression et réduire le perfectionnisme. En effet, vous disposez d’un espace pour jouer avec les idées et voir ce qui en ressort.
- Les outils papier n’ont pas d’horloge intégrée, ce qui vous permet de travailler sans avoir constamment l’œil sur le temps et d’entrer dans un vrai état de concentration. Vous pouvez toujours régler une alarme sur un appareil numérique pour vous rappeler vos rendez-vous si nécessaire. De même, vous pouvez travailler face à une fenêtre (ou à l’extérieur) histoire de suivre l’évolution du jour au travers de l’intensité de la lumière du soleil.
- Vous pouvez disposer toutes vos ressources en face de vous, et ainsi déplacer les éléments à votre guise. Les fiches sont particulièrement faciles à arranger et à réorganiser.
- L’expérience consistant à utiliser vos mains, un stylo, du papier et d’autres outils non connectés peut être plus agréable que d’utiliser des interfaces numériques moins flexibles.
- Les outils non connectés ne nécessitent pas d’électricité ni d’accès à Internet. Vous pouvez les utiliser n’importe où.
- Il n’y a pas une grande courbe d’apprentissage pour de tels outils. Vous savez probablement déjà comment les utiliser. Et vous découvrirez peut-être de nouvelles manières de les utiliser avec la pratique.
- Vous n’avez pas à gérer un flux de courriels ou à contacter une équipe d’assistance technique pour régler un quelconque problème.
- Si vous travaillez sans Internet et que vous êtes tenté de regarder « très vite » du contenu en ligne, vous ne vous donnerez peut-être pas la peine de le faire si vos appareils numériques sont hors de portée. La plupart du temps, ces recherches rapides ne sont même pas nécessaires et ne font que vous distraire. Vous pouvez créer une liste papier des recherches à faire plus tard, et ainsi rester concentré sur votre tâche.
- Tout ce que vous créez sur papier durera probablement toute votre vie si vous voulez que ce soit le cas.
- Votre expérience dans l’utilisation des outils papier peut encore vous être utile dans plusieurs décennies. Pas besoin de mise à niveau en cas de mise à jour. Vous pouvez donc vraiment vous investir dans l’utilisation de ces outils.
- Vous pouvez toujours convertir tout ce que vous créez sur papier ou sur un tableau marqueur en une forme numérique de base, simplement en le photographiant.
- Le temps semble passer plus lentement lorsque vous travaillez hors ligne. Vous pouvez avoir l’impression d’avoir 50% de temps en plus pour faire votre travail, surtout sans les distractions du monde numérique.
J’aime particulièrement utiliser des fiches pour organiser mes idées, faire un travail de planification approfondi et créer de petites routines.
J’utilise aussi des fiches pour enregistrer des processus simples et des checklists. Ma routine matinale est écrite sur une fiche.
J’utilise souvent des fiches pour planifier mes journées. J’ai des fiches que j’utilise pour les tâches récurrentes et je peux en faire de nouvelles pour les nouvelles tâches.
Ensuite, je les range dans le bon ordre et voilà mon plan pour la journée.
Quand je ne finis pas tout, je peux facilement reprendre le lendemain à partir de la dernière fiche exploitée la veille.
Quand je ressens le besoin de réorganiser les tâches en milieu de journée, je mélange simplement à nouveau les fiches.
Je conserve avec moi un important stock d’outils papier, ce qui fait que je n’en manque jamais.
J’ai près de 2500 fiches dans le placard de mon bureau, certaines plus fines et d’autres plus épaisses.
J’ai des dizaines de stylos et de marqueurs. Donc si l’un d’eux vient à cesser de fonctionner, il y a toujours une réserve.
J’aime aussi utiliser un tableau blanc avec roulettes.
Cela me permet de le déplacer où je veux.
Je m’en sers souvent pour trouver des idées lorsque j’ai envie de rester debout et de me déplacer pendant que je réfléchis.
Mes objectifs pour le trimestre sont écrits sur un bout de papier, et je les revois chaque matin.
Cela m’aide à me concentrer sur ma journée et à réfléchir à la manière dont ce que je fais aujourd’hui me fait avancer vers l’atteinte de mes objectifs généraux.
Les plans et idées que j’ai par rapport à des projets sont écrits sur papier et classés dans des dossiers.
J’utilise un classeur plat à 5 tiroirs pour ranger mes dossiers les plus accessibles. Afin qu’ils soient très visibles et ne soient pas enfouis.
Parfois, j’utilise un tiroir pour ranger des fiches sur lesquelles j’ai noté des idées pour un projet spécifique. Et je peux ensuite faire glisser le tiroir pour le fermer quand j’ai terminé.
C’est comme si j’avais une surface de table supplémentaire, à la différence qu’une fois le tiroir fermé, il n’encombre plus mon espace.
J’ai recouvert le fond de chaque tiroir d’un fin tapis en caoutchouc. Afin que les cartes ne glissent pas lorsque j’ouvre et ferme le tiroir.
Le papier et les outils numériques ne s’excluent pas mutuellement. J’utilise les deux.
Par exemple, je n’écris pas des articles de blog sur papier.
Cependant, j’ai écrit les grandes lignes de mon livre en organisant les notes adhésives en colonnes sur une grande feuille de papier.
Chaque note adhésive contenait une idée clé que je voulais inclure dans le livre.
Chaque colonne de notes adhésive est devenue un chapitre du livre.
Disposer ces notes dans un ordre intelligent était une bonne manière d’organiser le livre sur le plan visuel.
Ensuite, j’ai utilisé un logiciel pour écrire le livre.
Une autre chose que j’aime dans les outils papier, c’est qu’ils m’aident à me sentir lié à l’histoire.
Parfois, quand je travaille sur papier, j’aime allumer une bougie à proximité. Et imaginer comment certains personnages historiques travaillaient avec de simples outils de création.
Quand je lis des livres écrits il y a des centaines d’années, je suis souvent impressionné par le style d’écriture et la créativité exprimée sans utilisation d’outils numériques.
Cela m’aide à réaliser que je n’ai pas besoin d’outils numériques sophistiqués pour faire mon meilleur travail créatif.
Article original écrit par Steve Pavlina.
Pour finir cet article, je vous invite à regarder la vidéo complémentaire ci-dessous. Dans cette vidéo, je vous présente le meilleur système de productivité pour réussir. Jugez-en vous-même !
