L’un des indicateurs les plus courants d’un système de collecte et d’organisation de tâches (ou de projets) défaillant ou sous-exploité est la tendance de son utilisateur à s’appuyer sur d’autres systèmes ou méthodes improvisées.
Cela se traduit souvent par des habitudes contre-productives, telles que :
- Laisser des onglets de navigateur ouverts, sans lien avec la tâche en cours.
- Garder des courriels dans votre boîte de réception après les avoir lus une fois.
- Maintenir des boîtes de réception encombrées dans diverses applications.
- Se servir d’une application de messagerie comme outil pour se rappeler les tâches à accomplir.
- Disposer d’outils de stockage de référence mal organisés (disques durs, clés USB, cartes SD, espace de stockage en ligne, etc.).
- Laisser s’accumuler du désordre physique, notamment des piles d’informations non traitées (papiers, notes autocollantes, livres non lus).
- Ignorer/négliger des abonnements numériques ou physiques.
- Utiliser plusieurs applications pour collecter des tâches, sans centralisation.
- Disperser vos rappels de tâches entre différentes applications ou emplacements physiques.
- Ne pas savoir précisément où envoyer les tâches à traiter.
- Forcer l’utilisation d’un système de collecte que vous n’appréciez pas ou qui ne vous convient pas.
- Craindre que certaines tâches passent entre les mailles du filet.
- Compter sur votre mémoire pour gérer des tâches importantes.
Un système efficace de collecte et d’organisation se concentre généralement sur deux boîtes de réception principales : une boîte numérique et une boîte physique.
Il repose sur un calendrier unique pour gérer vos engagements temporels.
Ce calendrier peut être configuré pour vous rappeler proactivement vos rendez-vous, vous évitant ainsi de dépendre de votre mémoire ou de vérifier constamment l’heure.
Votre boîte aux lettres électronique n’est ni un calendrier ni un outil de gestion de projets, et votre navigateur web ne l’est pas davantage.
Un système de collecte efficace intègre également un outil de stockage de référence bien organisé pour le long terme.
Il n’a pas besoin d’être parfait, mais doit éviter de ressembler à un fouillis.
Vous saurez que votre système de collecte fonctionne si vous ressentez une certaine clarté et aisance lorsque vous l’utilisez.
Un bon système de collecte vous présente les rappels de vos tâches uniquement au moment où ils sont nécessaires.
Il ne vous distrait pas en affichant sans cesse les mêmes courriels non traités chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception.
Il peut également inclure plusieurs listes, telles que des listes de lecture ou de visionnage, accompagnées de liens et références appropriés.
Vos onglets de navigateur, en revanche, ne sont pas des listes de lecture ou de visionnage. Les utiliser ainsi est non seulement inefficace, mais aussi extrêmement distrayant.
Votre subconscient n’a pas besoin d’être encombré par des onglets sans rapport avec votre tâche du moment.
Si vous pensez qu’avoir des dizaines d’onglets ouverts est une bonne idée, essayez de relever le défi de l’onglet unique dans votre navigateur.
Vous constaterez rapidement la différence en termes de concentration et de productivité.
Si vous avez besoin d’aide pour mettre en place un système efficace de collecte et de gestion de tâches, je vous recommande le livre Getting Things Done de David Allen.
Ce guide vous accompagnera dans la création d’un système de collecte efficace.
Ce système, bien qu’imparfait, sera une alternative bien plus efficace aux dizaines d’onglets ouverts et aux boîtes de réception encombrées qui nuisent en permanence à votre concentration.
Personnellement, j’utilise Nozbe (une application pour Mac) comme outil de gestion des tâches.
J’ai d’ailleurs partagé des détails sur son utilisation dans ma série d’articles consacrée à la réduction de l’effort mental.
Cela dit, il existe de nombreuses autres applications performantes.
Vous ne devriez donc avoir aucun mal à en trouver une qui vous convienne.
Ne pas disposer d’un bon système de collecte est un problème qu’il vaut mieux résoudre rapidement.
Si vous tardez à agir, ce problème continuera à peser sur vous dans le futur, entraînant davantage de distractions et une concentration affaiblie année après année.
Cela finira par limiter les résultats que vous pourriez obtenir et réduire la qualité de vie que vous pourriez apprécier.
La bonne nouvelle, c’est que ce problème peut être résolu de manière définitive. Une fois réglé, il ne viendra plus jamais vous perturber.
Article original écrit par Steve Pavlina.
