Vous vous êtes creusé la tête jour après jour, en faisant des heures supplémentaires, en prenant plus de responsabilités… et pourquoi ?
Une grosse promotion ?
Plus d’argent ?
Pas du tout.
Vous êtes toujours coincé au point de départ.
Il est peut-être temps d’apprendre à travailler intelligemment, et non plus durement.
Et c’est exactement ce dont nous allons parler.
Note : Cet article invité a été rédigé par Nizar du blog Emploi et Formation
Fixez-vous des objectifs et des délais réalistes
Si vous vous mettez constamment la pression pour atteindre des objectifs irréalistes, vous vous exposez à l’échec.
Prenez plutôt du recul et réévaluez ce que vous pouvez accomplir de manière réaliste dans le temps qui vous est imparti.
Vous serez peut-être surpris de voir tout ce que vous pouvez faire.
Fixer un objectif irréaliste ne fera qu’engendrer de la frustration et un sentiment d’échec. Surtout, si cela concerne une responsabilité demandant des capacités que vous ne possédez pas encore
La précipitation dans un projet ne peut que conduire à un travail de mauvaise qualité.
Pour vous aider à ne pas tomber dans le piège de l’excessif, voici ce qui pourrait vous aider :
- Décomposez vos objectifs en petites étapes qui peuvent être aisément réalisées. Cela vous aidera à rester motivé et sur la bonne voie.
- Prévoyez toujours suffisamment de temps pour la planification et l’exécution. Sauter cette étape ne fera qu’entraîner des erreurs et des problèmes d’échéances par la suite.
- Si l’objectif ou l’échéance est trop difficile, révisez-le jusqu’à ce qu’il soit plus facile à gérer. Il n’y a aucune honte à ajuster ses objectifs, tant que l’on travaille toujours pour quelque chose !
- Tenez compte de tous les facteurs extérieurs qui peuvent affecter votre objectif ou votre échéance. Par exemple, s’il y a des retards inattendus dus à la météo ou à une panne d’équipement ou à un manque de personnel, tenez-en compte dans votre calendrier.
- Soyez flexible ! Si un imprévu survient (il y en a toujours), ne vous découragez pas. Adaptez votre plan et réessayez.
C’est une étape essentielle pour apprendre à travailler intelligemment et d’une manière plus productive sans pour autant s’épuiser pour finalement arriver au même résultat.
Classez les tâches les plus importantes par ordre de priorité
Il faut hiérarchiser les tâches les plus importantes et les exécuter en premier parce qu’elles sont les plus importantes.
En procédant de cette manière, on peut s’assurer que le travail le plus important est effectué en priorité et que l’on ne perd pas de temps avec des tâches « moindres ».
Il existe plusieurs façons de hiérarchiser les tâches par priorité et par importance.
La première consiste à utiliser une liste de tâches et à classer les éléments par ordre d’importance en les numérotant.
Une autre consiste à utiliser un système de gestion du temps, comme la technique Pomodoro, qui vous aide à vous concentrer sur une tâche pendant une durée déterminée, puis à faire une pause.
Mais la plus efficace reste d’utiliser une matrice de hiérarchisation, qui vous aide à identifier l’importance et l’urgence des tâches.
Profitez des automatismes au travail
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles il est bénéfique pour la productivité du travail de déléguer des tâches à d’autres personnes ou d’utiliser des automatismes chaque fois que cela est possible.
Tout d’abord, cela permet aux gens de se concentrer sur les tâches les plus importantes.
La délégation permet également d’améliorer l’efficacité, car les tâches peuvent être accomplies plus rapidement lorsqu’elles sont réparties au sein d’une équipe.
D’autant plus qu’elle peut contribuer à éviter les erreurs, car plusieurs regards peuvent souvent détecter des erreurs qu’une seule personne pourrait manquer.
Mais le plus grand avantage de relayer les tâches réside dans le gain énorme de temps, temps que vous pourrez investir dans d’autres tâches ou dans votre vie personnelle !
Mais surtout faites attention, il ne s’agit pas de s’enfuir de ses responsabilités pour les reléguer à quelqu’un d’autre !
Il s’agit plutôt de travailler intelligemment en gérant les ressources à votre disposition de la manière la plus efficace possible.
Faites des pauses tout au long de la journée pour vous ressourcer
Il est très important, voire obligatoire, de faire des pauses tout au long de la journée pour se ressourcer au travail.
Cela vous permet de prendre du recul et de vous recentrer.
Il faut prendre conscience que lorsque vous travaillez constamment, il est facile d’être submergé et stressé.
Et faire une pause vous permet de faire le vide dans votre tête et de revenir à votre travail avec une nouvelle perspective.
Sans oublier que se recharger vous donne l’énergie nécessaire pour continuer à travailler de manière productive.
Imaginez essayer de courir un marathon sans s’arrêter pour boire !
Restez organisé en utilisant un planificateur ou un calendrier
L’une des meilleures pratiques pour travailler intelligemment est de rester organisé.
Et la manière la plus efficace pour y arriver est d’utiliser un organisateur de tâches.
Il vous aidera à utiliser votre temps plus efficacement et à éviter d’oublier des tâches importantes.
Il vous sera également utile pour réserver des jours ou des heures spécifiques pour certaines tâches, afin de mieux vous concentrer sur chacune d’entre elles.
À titre d’exemple pour ce genre d’applications, vous pouvez utiliser Trello qui est totalement gratuit et regorge de fonctionnalités adaptées à chaque environnement de travail.
Voici un cas pratique, si vous avez une réunion avec un client à 10 heures, vous saurez que vous devez quitter votre bureau à 9 h 30 afin d’avoir le temps de vous préparer et de vous rendre à la réunion.
De même, dans un tout autre cadre, si vous travaillez sur un projet et que vous savez que l’échéance est fixée à 17 heures, vous serez moins stressé en connaissant exactement cette limite.
Comprenez qu’être organisé dans votre travail peut très bien contribuer à réduire le stress.
Éliminez les distractions pour mieux vous concentrer
Au travail, les distractions, tant internes qu’externes, sont si nombreuses qu’il est difficile de se concentrer sur une tâche pendant une longue période.
Il est donc évident d’en éliminer autant que possible afin d’être plus efficace.
Pour ce faire, il existe de nombreuses façons d’éliminer lesdites distractions, mais les plus opérationnelles consistent à désactiver les notifications de courrier électronique, à mettre votre téléphone en mode silencieux et à fermer les onglets des médias sociaux.
En pratique, vous pouvez utiliser des applications dédiées. Elles s’avèrent très efficaces car elles vous permettent de vous concentrer et de savoir exactement quelles sont les distractions les plus addictives.
Une de ces applications s’appelle YourHour. Elle très efficace et vous permet de vous concentrer en bloquant des applications spécifiques pendant une certaine période de temps.
Trouvez l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Le travail occupe souvent une place importante dans notre vie.
Nous pouvons passer beaucoup de temps au travail, et il peut être difficile de trouver un bon équilibre entre son travail et sa vie privée.
C’est particulièrement vrai si nous n’avons pas beaucoup de contrôle sur notre horaire de travail ou si nous faisons toujours des heures supplémentaires.
L’idéal serait d’avoir du temps pour notre famille, nos amis, nos passe-temps et les autres activités que nous aimons.
La première chose à faire pour y arriver est de fixer des limites
C’est possible en fixant ses heures de bureau, en ne consultant pas les e-mails professionnels après les heures de travail et en prenant des jours de vacances.
De manière générale, vous pouvez parler à votre superviseur de votre charge de travail. Si vous êtes toujours surchargé de travail, demandez-lui comment obtenir de l’aide. Il n’est peut-être pas conscient de la quantité de travail que vous faites, et il pourrait trouver une solution.
Veillez à toujours profiter de vos jours de vacances. Dans le même esprit, si vous vous sentez stressé, prenez un jour de congé pour vous détendre. Vous vous sentirez mieux et serez plus productif à votre retour au travail.
N’oubliez pas de fixer des limites avec vos collègues de travail. S’ils s’attendent toujours à ce que vous restiez tard, dites-leur que vous devez rentrer chez vous à une certaine heure.
Il peut être difficile, surtout au début, de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Mais il est important d’essayer, car cela vous rendra plus heureux et plus productif à long terme.
N’ayez pas peur de demander de l’aide
Demander de l’aide au travail n’est nullement une insulte ou un signe de faiblesse.
Au contraire, c’est un signe de maturité et de bon jugement.
Cela montre que vous connaissez vos limites et que vous n’avez pas peur de demander de l’aide quand vous en avez besoin.
Lorsque vous demandez de l’aide, vous montrez que vous êtes prêt à apprendre et à vous perfectionner.
C’est important dans le monde du travail, car cela montre que vous êtes prêt à apprendre et à évoluer.
De plus, demander de l’aide permet aux autres de partager leur expertise et leurs connaissances, ce qui peut être bénéfique pour vous et votre équipe.
Il s’agit d’une caractéristique précieuse sur le lieu de travail, car elle montre que vous êtes prêt à relever des défis et que vous êtes capable de bien travailler avec les autres.
Examinez régulièrement vos progrès
Quels que soient vos résultats, il est important de revoir vos progrès et de vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie. Cela vous aidera à faire les ajustements nécessaires en cours de route.
Si vous constatez que vous prenez du retard, n’ayez pas peur de demander de l’aide ou d’adapter vos objectifs.
En revanche, si vous faites mieux que prévu, n’ayez pas peur de vous mettre au défi et de vous fixer des objectifs plus élevés.
Le plus important est de rester flexible et d’être prêt à faire des ajustements si nécessaire.
Si vous travaillez intelligemment sur un projet, vous constaterez que votre perspective s’élargit. Vous pourrez, par exemple, estimer la durée qu’il pourrait prendre et agir en conséquence.
Mettez vos compétences à jour si nécessaire
Si vous voulez rester en tête, il est important de maintenir vos compétences à jour.
Pour ce faire, vous pouvez suivre des cours, lire des livres ou des articles, ou assister à des conférences.
Il ne s’agit pas d’investir tout votre temps en apprenant de nouvelles choses, mais plutôt de vous assurer que vous suivez les dernières tendances.
Cela montrera que vous vous tenez au courant des dernières tendances pour travailler intelligemment.
Cela vous rendra également plus commercialisable et améliorera vos chances d’être promu.
Voici un exercice simple qui pourrait vous aider : essayez de monter un dossier de candidature en vue d’une promotion ou d’une reconversion pour connaitre exactement ce qu’il vous manque.
Vous serez ainsi en mesure d’identifier vos éventuelles lacunes en matière de compétences et de travailler à leur amélioration.
Pour vous inspirer, voici un guide complet sur la rédaction d’une lettre de motivation moderne ainsi que des modèles de CV appropriés pour différents postes et différentes situations.
Vous verrez que cet exercice vous donnera une bonne idée de votre situation et de ce que vous devez faire pour booster votre carrière.
Célébrez vos réalisations, petites ou grandes !
L’une des meilleures façons de rester motivé au travail est de célébrer vos réalisations.
Cela peut vous aider à rester concentré et vous rappeler ce pour quoi vous faites votre travail.
De plus, cela peut renforcer votre confiance et vous faire sentir bien dans votre peau.
Vous pouvez vous offrir un bon dîner, prendre un jour de congé, ou même simplement prendre quelques minutes pour réfléchir à vos succès.
Quoi que vous fassiez, veillez à prendre le temps de célébrer vos réalisations !
Persévérez : changer vos habitudes ne se fera pas du jour au lendemain, mais cela en vaut la peine !
Si vous voulez changer vos habitudes pour travailler intelligemment, cela ne se fera pas du jour au lendemain.
Soyez patient avec vous-même et continuez à travailler intelligemment.
Vous finirez par y arriver !
Aussi, je vous recommande vivement de lire cet ouvrage « Un rien peut tout changer« .
C’est un excellent livre qui vous aidera vraiment à changer vos habitudes d’une manière méthodique et efficace et surtout de travailler plus intelligemment.
