Avez-vous déjà regardé votre agenda un lundi matin et constaté que votre semaine était remplie de réunions ? Vous n’êtes pas seul. Selon un rapport qui a analysé les statistiques de réunion des employés de tous niveaux de plus de 30 000 entreprises du monde entier, un salarié passe en moyenne 11,3 heures en réunion chaque semaine. Cela représente près de 30 % du temps de travail. Ces heures pourraient être consacrées à des tâches effectives, comme la rédaction d’un rapport ou la réflexion sur une nouvelle stratégie et être plus bénéfique à la productivité au travail.
La question commence donc à se poser : toutes ces réunions sont-elles vraiment nécessaires ou sommes-nous simplement coincés dans une boucle sans fin d’invitations à des réunions ?
Note : Cet article invité a été rédigé par Audrey de Lucid
Dans cet article, nous vous expliquerons pourquoi il est important de bien réfléchir à la façon dont nous organisons des réunions. Nous vous donnerons également cinq conseils essentiels pour vous aider, vous et votre équipe, à tirer le meilleur parti de chaque réunion.
Les réunions sont-elles vraiment nécessaires ?
De nos jours, de nombreux employés constatent que bon nombre de réunions ne débouchent pas sur des résultats concrets. Certaines ne font même qu’ajouter à la confusion générale et alourdir la charge de travail. Il n’est pas étonnant que de nombreux travailleurs se demandent si toutes ces réunions sont réellement justifiées.
Les environnements de travail modernes évoluent rapidement. Avec les configurations hybrides, certains employés sont au bureau tandis que d’autres se connectent depuis leur domicile. De plus, nous disposons de nombreux outils numériques (e-mails, messageries instantanées et plateformes de gestion de projets) qui nous permettent de collaborer sans avoir nécessairement à discuter en face à face.
Bien qu’organiser une réunion pour chaque problème ne soit clairement plus d’actualité, le défi consiste à déterminer quand une réunion est utile et quand c’est simplement une perte de temps.
Voici cinq conseils pour vous assurer que chaque réunion que vous décidez d’organiser soit vraiment productive et aide tous les participants à accomplir les tâches qui leur sont attribuées.
Cinq conseils pour améliorer l’efficacité des réunions
Invitez les bonnes personnes
Selon une étude de Lucid sur l’alignement des équipes en entreprise, menée auprès de 2 200 employés du monde entier, près de la moitié (45 %) des travailleurs constatent que les informations ne parviennent pas toujours aux personnes concernées. Lorsqu’une réunion ne rassemble pas les bonnes personnes, les délais peuvent ne pas être tenus, les équipes risquent d’être perdues, et la progression globale est inéluctablement ralentie.
À l’inverse, un autre sujet fréquent de plainte est que trop de personnes sont conviées aux réunions. Les grandes réunions où la moitié des participants finissent par faire autre chose ou ne pas écouter parce que la réunion ne les concerne pas vraiment peuvent être une énorme perte de temps, pas seulement pour eux mais pour tout le monde. En effet, plus les participants sont nombreux, plus il est difficile de maintenir la discussion centrée sur le sujet principal.
Avant d’envoyer une invitation, réfléchissez bien à qui doit vraiment être présent. Posez-vous les questions suivantes :
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Qui dispose des informations ou de l’expertise essentielles à cette discussion ?
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Qui doit fournir une approbation ou des commentaires ?
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Qui sera directement responsable des prochaines étapes ?
Si une personne doit simplement être tenue au courant des progrès ou des décisions prises, vous pouvez en général lui envoyer un récapitulatif après la réunion plutôt que la forcer à assister à toute la réunion. En invitant moins de personnes, vous pourrez vous concentrer sur le cœur du sujet et la réunion sera généralement beaucoup plus productive.
Préparez vos réunions avec un ordre du jour, des objectifs et des documents
Organiser une réunion sans plan clair, c’est comme partir en voyage sans carte ni itinéraire. Un ordre du jour simple et direct aide tout le monde à savoir à quoi s’attendre et quels sont vos objectifs. Si vous définissez clairement le but de la réunion, les participants sont plus susceptibles de s’y préparer et de rester motivés.
Voici les éléments à inclure lorsque vous envoyez une invitation :
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Objectifs : à quel résultat souhaitez-vous parvenir à la fin de la réunion ?
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Points de l’ordre du jour : listez les principaux sujets ou grandes questions dans l’ordre.
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Documents pertinents : joignez tous les fichiers ou liens que les personnes doivent consulter avant la réunion.
Proposez des interactions innovantes
Les réunions sont parfois ennuyeuses parce qu’elles se ressemblent toutes : une personne parle pendant que tout le monde écoute (ou fait semblant d’écouter). Si vous voulez capter l’attention des membres de votre équipe et les encourager à proposer des solutions créatives, proposez-leur des outils plus visuels ou interactifs.
Selon l’enquête de Lucid, 69 % des travailleurs considèrent que les visuels sont extrêmement ou très importants pour la collaboration, qui est une composante essentielle des réunions. Des éléments tels que les tableaux blancs virtuels permettent aux équipes transverses de collaborer facilement pendant les réunions, que les participants travaillent à domicile ou dans différents bureaux.
Avec les outils de réunion virtuelle, chacun peut dessiner un diagramme, ajouter un post-it numérique ou tracer un processus étape par étape. La présentation visuelle des idées et des sujets suscite souvent de meilleures discussions et aide tout le monde à voir les connexions qui seraient passées inaperçues autrement.
Limitez les réunions à une demi-heure
Pour les réunions, mieux vaut faire court. Certes, certaines discussions peuvent nécessiter plus de temps, mais en général, fixer une limite d’une demi-heure oblige tout le monde à être plus concis et à en venir au but plus rapidement.
Lorsque vous savez que vous n’avez que 30 minutes, vous êtes moins susceptible de commencer par une histoire interminable vaguement liée à l’ordre du jour. Vous vous en tenez à l’essentiel et vous clarifiez les prochaines étapes avant de conclure rapidement. Si certains sujets demandent plus de temps, il peut être préférable de prévoir une réunion séparée avec les membres clés de l’équipe uniquement.
Récapitulez et relancez après la réunion
Si une réunion semble inutile, c’est souvent parce que les participants en ressortent sans idée claire de ce qui va se passer ensuite. C’est pourquoi le suivi après la réunion est aussi crucial.
À la fin de la réunion, envoyez un résumé à tous participants ainsi qu’aux personnes qui doivent être informées. Ce court message ou e-mail doit reprendre :
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Les principales décisions qui ont été prises
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Les actions prévues, avec un responsable pour chaque action
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Les échéances à venir
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Tous les liens ou documents pertinents
Ce récapitulatif permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que les tâches prévues ne sont pas oubliées.
Conclusion pour une meilleure productivité au travail
Les réunions peuvent être un outil de collaboration puissant, mais uniquement lorsqu’elles sont planifiées et exécutées avec un objectif précis. Pour vous assurer que le temps de votre équipe est bien utilisé, vous devez inviter les bonnes personnes, rédiger un ordre du jour précis, tirer parti des outils interactifs, fixer une limite de temps et suivre les tâches après la réunion.
Dans un monde professionnel où les agendas se remplissent rapidement et où beaucoup d’entre nous ont l’impression de toujours courir après le temps, maximiser la valeur de chaque réunion est plus important que jamais. Une réunion efficace peut aider à aligner les équipes sur les principaux objectifs, à résoudre des problèmes et à faire avancer les projets, sans pour autant nous faire perdre du temps que nous devrions passer sur d’autres tâches concrètes.
