Comme le titre de l’article l’annonce clairement, aujourd’hui, je veux vous parler de planification dynamique.
Pourquoi est-ce que je préfère la planification dynamique à d’autres approches mises en avant par des sites ou personnes populaires dans le monde du développement personnel ?
Alors, pourquoi, je recommande à titre personnel de préférer la planification personnelle à d’autres méthodes de productivité ?
Voyons cela ensemble :
L’un des éléments du système Getting Things Done (GTD) de David Allen auquel j’ai renoncé est le principe consistant à organiser les actions à faire par catégories selon leur contexte physique.
Essentiellement, cela revient à répartir les actions à faire dans des catégories telles que « appels téléphoniques », « travaux sur papier », « travaux informatiques », etc.
Un tel principe a peut-être du sens si vous voyagez 200 jours par an ou si vous travaillez dans un environnement à fortes interruptions où vous ne pouvez pas vous concentrer plus de 30 minutes à la fois, mais étant donné que je travaille dans un bureau à domicile avec un accès facile à pratiquement tout type de contexte, je trouve qu’organiser les actions par contexte physique nuit à ma productivité.
La seule utilité que je tire de ce principe intervient lorsque je dois me rendre physiquement à l’extérieur pour faire des courses.
Regrouper ces dernières par lots m’est dans ce cas très utile.
C’est d’ailleurs pour cette raison que j’établis des listes de courses séparées.
Toutefois, hormis cela, j’ai abandonné ce principe du GTD.
Le problème qui se pose quand on classe les actions à faire dans des catégories contextuelles est que l’on mélange les actions à faire de différents projets.
Vous aurez peut-être, par exemple, à passer 5 appels téléphoniques dans une catégorie, chaque appel étant associé à un projet différent.
C’est très bien si vous êtes en déplacement et que vous voulez utiliser votre téléphone portable de manière efficiente, mais qu’en est-il si vous êtes à votre bureau ?
Cela a-t-il encore un sens de regrouper les appels téléphoniques simplement parce qu’ils impliquent tous de manipuler physiquement un téléphone ?
Si les appels n’ont aucun rapport entre eux, je dirais que non.
Je préfère me concentrer sur un seul projet aussi longtemps que possible, en faisant plusieurs actions à la suite.
Une fois que j’ai chargé un projet dans la mémoire active de mon cerveau, je n’aime pas le décharger.
Reconstituer la conscience d’un projet me fait beaucoup perdre en efficacité.
Si je n’ai pas travaillé sur un projet pendant un moment, il me faut entre 15 minutes et plusieurs heures pour le recharger complètement dans mon cerveau — c’est particulièrement vrai pour les travaux techniques ou les projets très vastes et complexes.
Je préfère donc travailler sur un seul projet toute la journée plutôt que d’effectuer une multitude d’actions différentes dans le cadre de dix projets différents.
Je réalise que tout le monde n’a pas le luxe de faire ce genre de choses, mais moi, je l’ai.
Entreprendre trop de projets à la fois et passer souvent de l’un à l’autre au cours de la journée limitera la complexité des projets que vous pouvez gérer.
Cette façon de faire convient pour les projets simples ou pour les travaux à la chaîne, mais elle nuit à la productivité des projets de grande envergure pour lesquels vous devez avoir en tête une grande quantité d’informations à la fois.
La conception d’un nouveau jeu vidéo ou d’un site Web, l’écriture d’un livre ou d’un scénario, ou la planification stratégique d’une entreprise en sont de bons exemples.
Pour travailler de manière productive sur de tels projets, vous ne pouvez pas passer d’un projet à l’autre, sinon le travail prendra une éternité.
Vous devez charger un seul contexte mental et vous y tenir pendant une longue période, de préférence plusieurs jours d’affilée, mais au moins pendant plusieurs heures.
Les interruptions mineures sont acceptables, mais vous devez éviter de devoir recharger un tout autre contexte mental.
Imaginez que vous écriviez 10 livres différents en même temps, en travaillant 30 minutes par jour sur chacun d’eux.
Il serait beaucoup plus productif de ne travailler que sur un seul livre à la fois.
Parfois le contexte mental est bien plus important que le contexte physique.
S’en tenir à un seul projet et se déplacer de long en large dans le bâtiment où vous travaillez pour effectuer les différentes actions physiques peut s’avérer plus efficace que de rester à son bureau et d’effectuer du travail de bureau dans le cadre de cinq projets différents.
Se lever pour faire quelque chose dans une autre pièce peut vous demander quelques minutes, mais passer d’un projet à l’autre vous coûtera souvent beaucoup plus.
À quel moment travaillez-vous de la manière la plus productive sur un projet ?
Certainement pas pendant les 15 ou 30 premières minutes du projet.
Je pense que c’est l’une des causes cachées de la procrastination.
Qu’arrive-t-il lorsque nous procrastinons ?
Nous repoussons un projet à la dernière minute, ce qui nous oblige à le réaliser entièrement (ou en grande partie) en une seule séance marathon.
Imaginons que vous mettez de côté un devoir scolaire jusqu’à la veille du jour où il faut le rendre.
En remettant à plus tard, vous vous obligez finalement à faire tout le travail en une seule séance.
Vous chargez le contexte mental une fois, effectuez toutes les actions à faire dans l’ordre, puis vous terminez et relâchez le contexte.
C’est très efficace à mon avis, bien mieux que de répartir le travail sur plusieurs semaines et de n’en faire qu’une petite partie chaque jour (et d’oublier la majeure partie de ce que vous avez compris la semaine précédente).
C’est ainsi que je faisais mes devoirs quand j’étais à l’université, et que je validais 31 à 39 unités par semestre.
Si j’avais un projet important, j’y consacrais une journée entière et je le faisais en une seule fois : lecture, recherche, rédaction, édition, etc.
De même, si je devais rédiger un compte rendu de lecture, je lisais le livre et rédigeais le compte rendu immédiatement après.
Si un enseignant accordait un mois ou deux pour un devoir important, j’essayais quand même de le faire en une seule fois.
Je ne maintiens plus une liste séparée d’actions à faire, bien que j’en avais l’habitude.
Aujourd’hui, je ne conserve qu’une liste de projets, que je divise dynamiquement en actions à faire en fonction des besoins.
Pour certains projets je fais des plans détaillés de toutes les actions à faire, mais pour la plupart des projets, je décompose juste assez d’actions pour occuper un jour ou deux, et je les exécute.
Une fois que j’ai terminé ces actions, je réfléchis à d’autres actions à entreprendre et je m’y attelle.
Je trouve que c’est un équilibre très productif qui évite la sous-planification d’une part et la paralysie de l’analyse de l’autre.
Il s’agit d’une planification dynamique.
Je n’ai pas tendance à planifier les détails d’un projet tant qu’il ne se présente pas sur le pas de ma porte, et j’ai pour objectif de ne gérer que 1 à 3 projets à la fois.
Je vais à 100 à l’heure, je les mène à bien, puis je passe au projet suivant.
Cette citation de Tryon Edwards résume globalement mon approche :
Lorsque le devoir est clair, le retard est à la fois stupide et dangereux ; lorsqu’il ne l’est pas, le retard peut apporter à la fois sagesse et sécurité.
En d’autres termes, si vous savez au moins ce qu’il faut faire aujourd’hui, faites-le.
Recommencez à planifier quand vous vous retrouvez à nouveau dans le brouillard.
La planification dynamique revient donc à : planifier, faire, recommencer.
Si un projet est vraiment très important, je le divise en sous-projets, et ces derniers sont planifiés en conséquence.
De plus, comme il y a toujours de petites choses à faire qui ne font pas partie d’un projet majeur (comme payer les factures et autres), je les regroupe et les expédie aussi dans une session marathon.
Par exemple, un samedi, j’ai passé toute la journée à effectuer 20 réparations domestiques sans rapport avec des projets.
Il m’arrive souvent de rédiger des articles de blog pour plusieurs jours en une seule fois, en programmant chaque article pour qu’il soit mis en ligne un jour différent.
L’inconvénient de ce mode de travail est qu’une fois que j’ai chargé un contexte mental particulier, il m’est difficile de l’abandonner.
J’en deviens presque obsédé.
Mon téléphone peut sonner, ma femme peut entrer dans la pièce et me parler, mon fils peut pleurer dans la pièce voisine, qu’il me sera impossible de les entendre.
C’est comme si mon cerveau avait alloué toute la mémoire vive disponible au projet en question, et que rien d’autre ne pouvait s’y intégrer.
Si quelque chose d’autre essaie de s’y glisser, je le chasse avec un grognement.
En revanche, si je passe une journée en famille, je suis généralement à fond avec eux et je ne pense pas du tout à d’autres projets.
Article original écrit par Steve Pavlina.
