L’ingrédient simple et indispensable pour déléguer efficacement

Ressources :

• El Nido Paradise
• Camtasia
• Screenflow
• La vidéo : Comment une entreprise asynchrone peut être au service de votre vie
• La première chose à délégué dans ta vie

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Transcription texte de « L’ingrédient simple et indispensable pour déléguer efficacement » :

Salut les rebelles intelligents.

Je me trouve toujours aujourd’hui à El Nido aux Philippines. Et justement, je discutais avec un ami qui a ici une agence d’organisation de différents trips qui s’appelle d’ailleurs El Nido Paradise. Je fais le petit moment pub pour mon pote, Pierre. C’est quelqu’un de très intéressant. Non seulement il a un business ici, mais il a aussi pas mal de sites sur le web qui lui rapportent plusieurs milliers d’euros par mois de manière assez automatisée.

Et il me disait « tu sais, avant, j’avais cette personne qui travaillait pour moi et elle est partie. » C’était à peu près il y a 1 an et demi, 2 ans. Et cette personne travaillait aussi pour moi.

On commence à discuter un peu de cela et il me dit :

« Le problème, c’est que depuis qu’elle est partie, je ne l’ai pas remplacé. Là aujourd’hui, toujours, je suis en train de faire les tâches que je lui avais confiées. »

Et je lui dis :

« Mais comment cela se fait ? Cela fait bien 2 ans qu’elle est partie. »

Il me dit :

« Oui, le problème, c’est qu’il va falloir que je forme la personne et cela va prendre du temps ».

Je lui dis que c’est marrant parce que cette personne travaillait aussi pour moi et je l’ai remplacé extrêmement rapidement, je crois en moins d’un mois. Du coup, il a préféré s’occuper des petites tâches comme cela, sauf qu’évidemment, à long terme, cela fait perdre plus de temps que cela en fait gagner.

Et moi, qu’est-ce qui a fait que j’ai trouvé quelqu’un extrêmement rapidement ? C’est que tout était décrit et cela va être la clé de ce que je partage avec vous aujourd’hui. Tout était décrit dans des procédures écrites. Les procédures écrites, c’est la vie, les amis. C’est avec cela que vous allez vous enlever une énorme épine du pied.

Quelle était la tâche de cette personne ?

C’était la responsable éditoriale des blogs. C’est elle qui recevait les demandes d’articles invités, qui discutait avec les auteurs de leurs propositions, et qui ensuite validait les sujets, puis les articles, les corrigeait… En gros, elle les mettait en ligne et planifiait leur publication.

C’est un rôle très important parce que j’ai beaucoup de demandes d’articles invités sur mes blogs. D’ailleurs, vous êtes libre de me les proposer aussi.

• Pour « Des livres pour changer de vie », vous pouvez faire des chroniques de bouquins surtout de business et développement personnel.
• Sur « Habitudes Zen », tout ce qui peut rendre plus zen, plus heureux.
• Sur « Devenez Meilleur », c’est le développement personnel.
• Et « Blogueur Pro », c’est tout ce qui est marketing Internet, blogging…

Je vous ai mis les liens en dessous si vous voulez proposer des articles invités, il n’y a pas de problème. Comme cela, vous pourrez faire la connaissance d’Alizée.

Tout était décrit dans des procédures, exactement comment il fallait faire. Quels étaient les critères de sélection des articles, ce qu’il fallait corriger, ce qu’il ne fallait pas corriger, les sujets que nous acceptons, les sujets que nous n’acceptons pas…

Quand Alizée a commencé à travailler, je lui ai dit :

« Donne-moi ton ID Dropbox, je partage avec toi le dossier avec toutes les procédures. Lis ça. Voici la première proposition d’article invité, suis la procédure. Si à un moment, il y a un truc que tu ne comprends pas, tu me demandes. Si tout va bien, tu suis le truc et tu me dis : voilà Olivier, c’est bon, j’ai fini le premier machin. »

Ce qui fait qu’extrêmement vite, en deux jours, Alizée était opérationnelle. Parce que, tout était décrit et j’ai eu très peu de management à faire.

J’en parle énormément dans « Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études ». Les procédures, soyons très clairs, soyons réalistes, c’est extrêmement pénible à faire. Pour la plupart des entrepreneurs, c’est casse-pieds. Il faut décrire les trucs, alors que c’est tellement plus facile de juste parler. Mais en faisant cela, les amis, vous faites une erreur dramatique.

Il y a une invention extraordinaire qui a complètement changé la face de l’humanité il y a 6 000 ans, c’est l’écriture. L’écriture a complètement transformé la civilisation parce qu’elle a permis de transmettre beaucoup plus facilement les connaissances. On peut d’ailleurs remarquer que les différentes améliorations dans la diffusion de l’écriture ont donné à chaque fois naissance à des boums extraordinaires scientifiques et économiques, le plus récent étant Internet, et avant cela, l’imprimerie, bien sûr.

La plupart des chefs d’entreprise aujourd’hui sont toujours comme les chasseurs cueilleurs de la préhistoire, c’est-à-dire que l’essentiel de la transmission du savoir dans une entreprise se fait de manière orale. C’est une perte de temps énorme majeure et aussi une source de stress conséquente. Parce que l’autre problème aussi, c’est que quand vous avez transmis l’essentiel des connaissances de manière orale, vous êtes aussi un maillon important dans la chaîne de la connaissance.

Si à un moment, il y a un employé qui ne se rappelle plus de quelque chose ou qui se pose une question, il va vous appeler. Du coup, vous vous mettez au centre de votre entreprise, vous devenez indispensable. Et ça, c’est absolument ce que vous voulez éviter de faire.

Vous devez créer votre entreprise en vous retirant le plus possible de l’organigramme. Vous n’allez pas travailler dans l’organigramme, vous allez travailler sur l’organigramme, la manière dont tout est organisé. C’est la clé pour avoir une entreprise qui n’est pas trop stressante et qui vous permet de voyager dans des endroits absolument magnifiques.

C’est casse-pieds d’écrire des procédures. Il faut le faire au début. C’est aussi quelque chose qui peut être facilement délégué. Vous pouvez expliquer à quelqu’un comment faire cela et lui dire « maintenant, tu en fais une procédure écrite s’il te plaît ».

Et vous pouvez aussi, c’est cela la magie des nouvelles technologies, la plupart du temps aujourd’hui, on forme beaucoup les gens sur des trucs d’ordinateur. Pourquoi ne pas simplement enregistrer votre écran d’ordinateur pendant que vous expliquez quelque chose à quelqu’un ? Comme cela, après, cela fait une vidéo qu’il peut revoir encore et encore. Cela crée une procédure vidéo simplement.

Vous pouvez utiliser Camtasia sur PC ou Screenflow sur Mac. Vous pouvez aussi, bien sûr, quand vous expliquez quelque chose à quelqu’un, vous prenez votre smartphone, celui qui est dans votre poche et vous enregistrez, et cela fait une procédure vidéo. Après, vous demandez à l’employé d’en faire une procédure écrite simplement.

Il n’y a vraiment plus d’excuse aujourd’hui de ne pas faire de procédure. Cela peut vous sauver la mise. Et parfois, cela vous aide aussi à dépasser des petits blocages. Parce que finalement, si Pierre avait investi un peu de temps pour former la personne, il aurait gagné plus de temps au final. Mais au moins avec les procédures, vous n’avez pas ce blocage-là, vous gagnez du temps.

En plus, c’est plus efficace. Parce que le gros avantage aussi des procédures, c’est que s’il y a une erreur qui a été commise, il n’y a que deux options possibles :

• Soit il y a une erreur dans la procédure, et dans ce cas-là, c’est parfait, vous changez la procédure. Et, l’erreur ne se reproduira plus,
• Soit c’est l’employé qui n’a pas bien suivi la procédure, et dans ce cas-là, c’est incontestable.

En complément, vous êtes libre de recevoir un extrait de mon livre « Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études », donc les 3 principes pour réussir dans tous les domaines de votre vie. Vous allez voir, c’est très complémentaire à cette vidéo. Pour le recevoir, vous cliquez sur la petite vignette qui apparaît. Allez voir aussi cette vidéo complémentaire. Et puis n’oubliez pas de cliquer sur le bouton qui va bien pour vous abonner à la chaîne et ne louper aucune des prochaines vidéos.

Je vous dis à demain pour la prochaine vidéo. En attendant, n’oubliez pas, soyez rebelle, soyez intelligent, faites partie des rebelles intelligents et sachez profiter un peu de la vie.