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Gestion du temps : 16 conseils pour accomplir vos tâches

En regardant les choses dans un certain sens, vivre ne consiste qu’à accomplir une tâche suivie d’une autre et ainsi de suite. On a chaque fois quelque chose à faire et une fois terminée, nous passons à une autre chose, puis à une autre. Dans ce processus, la gestion du temps peut faire toute la différence pour accomplir ce que vous espérez et vivre une vie épanouie. 

Si vous en avez assez de ne pas avoir le temps d’accomplir vos tâches, vous n’êtes pas seul. De nombreuses personnes souffrent de l’incapacité à gérer leur temps afin d’être plus efficaces et productives tout au long de la journée.

Moi aussi j’ai pris par là à un moment donné de ma vie, où je n’arrivais pas à accomplir mes tâches par manque de temps, dû à une mauvaise planification.

Néanmoins, avec les bonnes compétences en matière de gestion du temps, vous aurez toujours le temps de faire ce que vous voulez et d’atteindre vos objectifs.

Pour arriver à changer la donne et devenir plus productifs dans vos journées, aidez-vous des conseils suivants pour mieux gérer votre temps.

Note : Ceci est un article invité rédigé par Aminata Faty, auteure, entrepreneure, investisseuse et auteure du blog aminatafaty.com.

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Conseil n° 1 – Prenez du recul

Parfois nous avons tendance à nous lancer dans la journée sans y réfléchir. On a en tête une liste de tâches et on planifie le moment où on pourra les accomplir. Cependant, il arrive toujours que l’on oublie quelque chose. 

Pour éviter que cela ne vous arrive, respirez profondément au réveil et prenez du recul par rapport à votre esprit occupé. N’hésitez surtout pas à vous réveiller plus tôt, afin de mieux penser votre journée et vous y préparer.   

La clé consiste à être intentionnel. C’est une énorme erreur de se lever et de commencer par agir sans planification. Ceci m’amène au point numéro 2.

Conseil n° 2 – Ayez un plan

L’un des moyens les plus simples et les plus efficaces de réussir dans la vie est de la planifier. C’est-à-dire de créer un plan comportant à la base ce que vous souhaitez accomplir, là où vous souhaitez aller. Ensuite, créez une liste de tâche quotidienne à effectuer pour y arriver.

C’est l’étape qui est souvent omise dans une bonne gestion du temps. Prenez le temps de réfléchir à la place de vos tâches dans votre journée. En planifiant et en décomposant votre travail, vous pourrez accomplir les tâches les plus importantes avant de vous attaquer à celles qui ne sont pas essentielles.

Pour bien le faire, vous devez savoir ce que vous allez devoir faire. Prenez le temps, la veille au soir, de noter vos tâches à faire le lendemain. En voyant ce que vous devez faire chaque matin au réveil, vous serez plus enclin à le faire.

Lorsque nous sommes occupés, nous avons tendance à oublier les tâches que nous devions accomplir. 

Conseil n° 3 – Regroupez les tâches et éliminez le superflu

Des tâches différentes exigent des modes de pensée différents. Vous devez donc permettre à votre esprit de continuer à fonctionner dans sa zone actuelle plutôt que de passer inutilement à quelque chose qui va vous obliger à vous réorienter. 

Pour cela, identifiez et assemblez les tâches qui se ressemblent dans planification. Et si vous voulez rester motivé et atteindre vos objectifs, vous devez identifier les excès et les éliminer de votre vie.

Dans cette catégorie entrent les temps de bavardage inutiles ; les minutes gaspillées à scroller le fil d’actualité Facebook ; les tâches qui ne sont ni urgentes ni utiles pour vous et votre travail mais qui vous obsèdent ; le temps perdu à vouloir à tout prix parfaire un travail qui est déjà excellent ; etc.

En supprimant les tâches et les activités non essentielles, vous pouvez être de plus en plus en contact avec ce qui est important et ce qui mérite votre temps. Une clé essentielle dans la gestion du temps.

se fixer des priorités pour accomplir vos tâches

Conseil n° 4 – Fixez des priorités dans votre gestion du temps

Parfois, il est tout simplement impossible d’accomplir tout ce qui figure sur votre liste en une journée. Il y a des jours où tout va de travers et vous perdez du temps à cause de certains évènements qui sont hors de votre contrôle. Cela m’arrive encore, nous en sommes tous victimes.

Pour cela, lorsque vous démarrez votre journée, assurez-vous d’accomplir vos tâches les plus importantes en premier. Donnez-vous suffisamment de temps pour les accomplir.

Ceci est très important d’autant plus que c’est généralement au début de votre journée que vous avez le plus d’énergie. Alors utilisez judicieusement cette énergie.

Si vous avez le temps de travailler sur d’autres choses après avoir terminé, ce sera un plus.

Conseil n° 5 – Respectez votre plan

La prochaine étape consiste à être discipliné et à respecter votre planification.

Si vous jetez votre plan par la fenêtre à la première occasion, non seulement vous venez de perdre votre temps, mais vous risquez de dévier rapidement de la voie tracée.

Lorsque vous élaborez un plan, respectez-le autant que possible. Même si des événements peuvent empêcher votre journée de se dérouler exactement comme vous l’aviez prévu, vous aurez essayé de faire en sorte que votre plan fonctionne comme vous l’aviez prévu.

Apprenez à faire face rapidement aux autres événements qui se présentent et à revenir à votre plan. 

Conseil n°6 – Prévoyez du temps pour vous reposer

Souvent, nous mettons de côté nos besoins personnels afin d’accomplir ce que nous avons décidé de faire.

Néanmoins, pour garder votre motivation et atteindre vos objectifs, vous devez programmer des pauses dans votre journée. Selon les circonstances, vous pouvez vous offrir un déjeuner, prendre un café avec un ami ou trouver le temps de lire quelques chapitres de votre livre.

Faites en sorte d’avoir du temps pour vous reposer afin de ne pas vous épuiser et tomber dans un burnout. 

Conseil n° 7 – Tenez compte des autres emplois du temps

Si vous ne vivez pas seul, soyez conscient des horaires des autres membres de votre foyer. Si vous avez des enfants, leurs activités extrascolaires peuvent avoir un impact sur votre emploi du temps.

Assurez-vous de savoir ce que font les autres membres de votre foyer et quand ils le font, afin de vous épargner des frustrations plus tard. Intégrez les dans votre planning pour être préparé. 

Conseil n° 8 – Prévoyez l’inattendu

Vous avez beau avoir les plans les mieux conçus, il arrive toujours que quelque chose vienne gâcher ces plans. Alors prévoyez des exceptions dans votre emploi du temps pour les choses qui pourraient survenir et que vous n’aviez pas prévues. 

Comme par exemple, 3-4 h par semaine de libre pour penser et régler les imprévus. Il peut s’agir d’une invitation particulière à discuter ; d’une rencontre professionnelle que vous devez effectuer ; d’une visite médicale ; etc.

En négligeant ce temps dans votre planification, vous risquez d’être démotivé quand ces évènements se produiront car ils vous empêcheront d’accomplir vos tâches de la journée.

choisir son agenda pour planifier ses journées gestion du temps

Conseil n° 9 – Ayez un agenda

Ayez sur vous un agenda et notez toutes vos pensées, activités et conversations pendant la semaine. Cela vous aidera à mieux comprendre comment vous passez vos journées afin d’améliorer vos plans.

Vous aurez l’occasion de voir combien de temps est consacré à produire des résultats réels et combien de temps est gaspillé en pensées, actions et conversations improductives. 

Conseil n° 10 – Décidez des résultats que vous voulez obtenir

Ceci est un vrai secret de réussite, qui m’a beaucoup aidé à accomplir beaucoup de choses.

Cinq minutes avant de commencer une tâche, décidez des résultats que vous voulez obtenir. Cela vous aidera à savoir à quoi ressemble le succès avant de commencer.

Puis après avoir terminé chaque tâche, prenez cinq minutes pour déterminer si vous avez atteint les résultats souhaités.

Ce processus permet de délimiter nettement chaque tâche et de savoir si elle a été accomplie ou non. De plus, vous aurez un boost de motivation et serez fier de vous à chaque accomplissement.

Alors soyez intentionnel et prenez le temps de vous poser ces questions.

Conseil n° 11 – Créez des objectifs de gestion du temps

Éliminez vos pertes de temps personnelles. L’objectif de la gestion du temps n’est pas de changer le temps, mais de changer les comportements qui font perdre du temps.

Pendant une semaine, fixez-vous comme objectif de ne pas vous livrer à votre activité la plus chronophage, que ce soit perdre du temps sur les réseaux sociaux, regarder la télé, etc. et voyez combien de temps vous pouvez gagner.

Conseil n° 12 – Utilisez des outils de gestion du temps

Qu’il s’agisse d’un logiciel ou d’une application téléphonique, la première étape d’une gestion efficace de votre temps consiste à savoir où il va et à planifier la façon dont vous allez l’utiliser à l’avenir.

Les outils de gestion du temps vous permettent de programmer facilement des événements et de définir des rappels, ce qui facilite vos efforts de gestion du temps. 

Conseil n° 13 – Apprenez à dire non

Ceci devrait figurer en tête des conseils de gestion du temps, parce qu’il s’agit d’un point très important qui nous impacte tous.

Prendre beaucoup d’engagements peut vous apprendre à jongler avec divers engagements et à gérer votre temps. Cependant, cela peut facilement être poussé trop loin.

À un moment donné, vous devez apprendre à refuser de nouvelles opportunités. Vous ne devriez prendre que les engagements pour lesquels vous savez que vous avez le temps et qui vous tiennent vraiment à cœur.

Nous avons tous les mêmes 24 heures dans chaque journée. Alors ne laissez pas les autres abuser de votre temps injustement pour faire ce qu’ils devraient faire.

Une fois votre journée planifiée, c’est de votre responsabilité de dire Non, et de refuser toute demande superflue qui risque d’entraver l’exécution de vos programmes.

multitasking risque du multitâche gérer son temps

Conseil n° 14 – Ne faites pas plusieurs tâches à la fois

Le multitâche ne fonctionne pas. Au lieu de diviser votre attention pour accomplir de nombreuses tâches, consacrez-vous entièrement à accomplir la tâche en cours.

Selon Earl Miller, neurologiste au MIT, notre cerveau n’est pas fait pour bien faire plusieurs choses à la fois.

Chaque fois que vous commencez une nouvelle tâche, le cerveau répond présent. Il charge toutes ses ressources afin de donner le meilleur de lui-même. Et quand brusquement vous décidez de passer à autre chose sans avoir terminé cette tâche, ce dernier doit se déconnecter de manière subite et recharger de nouvelles ressources adaptées à votre nouvelle tâche.

Forcément quand le processus se répète, cela embrouille l’organisation des pensées. Mais aussi, cela réduit considérablement l’efficacité et la qualité de notre travail.

Résultat, toutes vos tâches sont bâclées ou ne sont pas bien faites. Et, votre cerveau surchauffé a besoin de beaucoup plus de temps de repos pour se remettre sur pied.

Ainsi, en soi, il vaut mieux se concentrer sur une seule chose et la terminer complètement avant de passer à une autre plutôt que de jongler entre plusieurs tâches.

Trouvez un endroit calme pour travailler et éliminez toutes les distractions. Et concentrez-vous sur une seule tâche à la fois, et ne passez à autre chose que lorsque vous l’avez accomplie. 

Conseil n° 15 – Soyez organisé

L’organisation vous fera gagner beaucoup de temps. Rangez votre lieu de travail, rangez les icônes sur votre ordinateur si c’est votre outil de travail, créez un système de classement des documents et veillez à ce que chaque élément ait un endroit où être rangé.

Désabonnez-vous des listes d’adresses électroniques dont vous ne voulez pas et rationalisez tout ce que vous pouvez. Le minimalisme inspire et aide à la concentration.

Essayez et vous verrez.

Conseil n° 16 – Laissez un temps d’arrêt entre les tâches

Ceci vient compléter le conseil 14 : évitez de sauter de tâche en tâche. Laissez à votre cerveau un petit moment de détente pour calibrer les ressources que cette dernière mettra à votre disposition pour la nouvelle tâche à accomplir.

Ce n’est un secret pour personne que nous vivons dans un monde surstimulé, où être rapide et occupé est très apprécié. Mais n’oubliez pas que nous sommes des humains et non des machines.

Au lieu d’essayer de maintenir un rythme effréné, Julia Paulette Hollenbery, experte dans le pouvoir du bonheur et auteure de The Healing Power of Pleasure recommande de pratiquer des pauses productives ou d’arrêter le travail pendant une brève pause pour améliorer votre efficacité.

Une pause peut durer quelques secondes, quelques minutes ou un quart d’heure. Vous pouvez simplement être immobile ou expérimenter une sieste, une collation, une douche, faire de l’exercice ou marcher dans la nature.

Accordez-vous des temps d’arrêt entre les tâches pour respirer et faire le vide dans votre esprit. Parce que lorsque vous vous précipitez d’une tâche à l’autre, il peut être difficile d’apprécier ce que vous faites et de rester concentré et motivé.

Conclusion pour optimiser votre gestion du temps :

Tout le monde a de grands rêves. D’ailleurs, nous avons tendance à faire des plans encore plus grands pour les réaliser. Malheureusement, avec le temps, les distractions nous font perdre notre enthousiasme à travailler pour atteindre nos objectifs. Ce qui nous laisse coincés au même endroit.

Bien gérer son temps est primordial pour réussir à accomplir ses objectifs. Surtout dans ce monde où le divertissement et les distractions sont partout.

Quand je me suis lancé dans l’entrepreneuriat j’ai pendant longtemps perdu beaucoup de temps dans des choses inutiles. J’ai gaspillé plusieurs journées à cause d’un manque de planification.

Après quelques semaines cela a commencé à se ressentir sur mon chiffre d’affaires. C’est à ce moment que j’ai compris l’importance de reprendre les choses en main.

Une bonne gestion de votre temps est équivalente à une productivité plus élevée. Et ainsi, à de meilleurs résultats aussi bien professionnels que personnels.

Aidez-vous des conseils ci-dessus pour mieux gérer votre temps chaque jour, afin de garder le cap vers vos objectifs et accomplir vos tâches. Il vous faudra de la détermination et de l’autodiscipline, bien plus que de la motivation pour y arriver.

Vous devez planifier et vous discipliner chaque jour pour vous en tenir à votre planification. Et quand vous sentez que vous êtes surmené, pensez à prendre une pause pour vous ressourcer et recharger vos batteries.

N’oubliez pas : la vie n’est pas une course de sprint.

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