Triplez votre productivité

Note : cet article est une traduction de l’article Triple Your Personal Productivity de Steve Pavlina. C’est donc lui qui s’exprime dans le “je” de cet article !

ProductivitéVous est-il déjà arrivé de passer en revue votre semaine et de sentir qu’au fond vous n’avez pas fait autant de choses que vous l’espériez ? Quand vous bâtissez une carrière à succès ou une entreprise personnelle, votre temps est peut-être votre donnée la plus précieuse, et votre salaire résulte directement de la façon dont vous dépensez ce temps. Vous ne pouvez pas achetez d’avantage de temps que celui dont vous disposez, et l’heure tourne inexorablement. Il y a quelques années, j’ai découvert un système simple qui m’a permis de quasiment tripler ma productivité, et dans cet article je vais partager certaines idées très pratiques que vous pouvez immédiatement appliquer pour augmenter votre efficacité sans travailler davantage que vous ne le faites actuellement.

Ayez un journal horaire détaillé.

La première étape pour mieux gérer votre temps est de trouver comment vous le dépensez actuellement. Avoir un journal horaire détaillé est un moyen très efficace de le faire, et après l’avoir essayé pendant simplement une journée, vous aurez immédiatement une formidable visibilité de là où votre temps vous mène actuellement. L’acte même de le mesurer est souvent suffisant pour faire remonter nos habitudes inconscientes à la surface de notre conscience, où nous avons alors une chance de les scruter et de les changer.

Voici comment calibrer votre temps. Tout au long de la journée, notez le moment où vous commencez et finissez chaque activité. Pensez à utiliser un chronomètre pour enregistrer les intervalles de temps pour chaque activité. Vous pouvez le faire seulement pendant votre temps de travail ou pour votre journée entière. À la fin de la journée, classez tous ces blocs de temps en catégories, et calculez le pourcentage de temps que vous passez pour chaque type d’activité. Si vous voulez être minutieux, faites-le pour une semaine, et calculez le pourcentage de temps total que vous passez sur chaque type d’activité. Faites-le de façon aussi détaillée que possible. Notez le temps que vous passez sur vos mails, à lire des articles ou des news, à surfer sur le net, au téléphone, à manger, dans la salle de bains, etc. Si vous vous levez de votre chaise, cela signifie certainement que vous devez en faire une nouvelle catégorie dans votre classification. Je finis généralement avec 50 à 100 catégories par jour.

Vous pourriez être surpris de découvrir que vous ne passez qu’une petite fraction de votre temps de travail sur ce que vous considérez comme du travail réel. Des études ont montré que l’employé de bureau moyen ne travaillait réellement qu’une heure et demie par jour. Le reste du temps est dépensé en activités sociales, en pauses café, à manger, en communication non professionnelles, en manipulation de paperasse, et à faire tout un tas de tâches non professionnelles. L’employé de bureau à plein temps moyen ne commence même pas à travailler réellement avant 11h et commence à se déconcentrer à partir de 15h30.

Analysez vos résultats.

La première fois que j’ai tenu un journal horaire, je n’avais en fait réellement travaillé que 15 heures dans la semaine alors que je passais près de 60 heures dans mon bureau. Même si j’étais encore près de deux fois plus productif que l’employé de bureau moyen, j’étais quand même perturbé par ces résultats. Où sont passées les 45 autres heures ? Mon journal horaire l’a souligné pour mois, et m’a montré toutes les pertes de temps dont je n’étais pas conscient ─ regarder trop souvent mes mails, être trop perfectionniste pour des tâches qui n’avaient pas besoin d’être faites, lire trop les infos, prendre trop de temps à manger, succomber à des interruptions évitables, etc.

Calculez votre ratio de productivité.

Quand j’ai réalisé que je passais 60 heures dans mon bureau mais que je n’y passais que 15 heures à réellement travailler, j’ai commencé à me poser des questions intéressantes. Mon salaire et mon sens de l’épanouissement dépendaient seulement de ces 15 heures, pas du temps total que je passais dans mon bureau. J’ai donc décidé de commencer à enregistrer mon ratio d’efficacité quotidien, c’est-à-dire le temps passé à réellement travailler divisé par le temps total passé dans mon bureau. Bien que cela m’ait assurément ennuyé de ne travailler que 25% du temps, j’ai aussi réalisé qu’il serait extrêmement idiot de simplement augmenter mon nombre d’heures.

Ratio d’efficacité = (Temps passé à réellement travailler) / (Temps passé « au travail »)

Diminuez le nombre d’heures pour provoquer une augmentation de l’efficacité.

Si vous avez déjà essayé de vous discipliner à faire quelque chose que vous n’étiez pas vraiment motivé à faire, vous avez sûrement échoué. C’était naturellement le résultat que j’ai obtenu quand j’ai essayé de me discipliner à travailler plus dur. En fait, essayer d’en faire plus m’a plutôt démotivé et a fait davantage chuter mon ratio d’efficacité. Donc j’ai décidé à contrecœur d’essayer l’approche inverse. Le lendemain je ne m’autorisais à passer que cinq heures maximum dans mon bureau, et le reste de la journée je ne m’autorisais pas à travailler du tout. Eh bien, il est arrivé une chose intéressante, comme vous l’imaginez sûrement. Mon cerveau a du se dire que le travail était une denrée rare car j’ai travaillé presque cinq heures d’une traite et mon ratio d’efficacité a été de 90%. J’ai continué cette expérience le reste de la semaine et j’ai fini avec environ 25 heures de travail fourni sur seulement 30 heures passées au total dans mon bureau, soit un ratio dépassant les 80%. J’étais donc capable de réduire mon temps de travail hebdomadaire tout en augmentant de 10 heures mon travail réellement effectué. Si votre journal horaire montre que votre ratio d’efficacité est dans la tranche basse, essayez de limiter sérieusement votre temps de travail total pendant une journée, et voyez ce qui arrive. Une fois que votre cerveau réalise que le temps de travail se raréfie, vous devenez soudain plus efficace car vous le devez. Quand vous avez des contraintes de temps serrées, vous trouverez généralement un moyen de finir le travail. Mais quand vous avez tout le temps que vous voulez, il est trop facile d’être inefficace.

Augmentez graduellement votre nombre d’heures tout en maintenant votre pic d’efficacité.

En l’espace de quelques semaines, j’ai été capable de garder un ratio d’efficacité supérieur à 80% tout en augmentant graduellement mon temps total de travail dans mon bureau. J’ai réussi à maintenir cela des années depuis lors, et je fais habituellement près de 40 heures de travail réel chaque semaine, en ne passant que 45 heures dans mon bureau au total. J’ai appris que c’est l’idéal pour moi. Si j’essaye de passer plus de temps dans mon bureau, alors ma productivité diminue rapidement. La chose intéressante est que le système qui m’a permis d’optimiser mon efficacité au travail a également créé un formidable équilibre dans tous les autres domaines de ma vie. Même si je pouvais utiliser cette approche pour tripler ma productivité professionnelle, je gagnais quand même beaucoup de temps à attribuer à mes intérêts personnels.

Le journal horaire est un choix intelligent pour assurer une productivité optimale sans augmenter ses heures. Mais cela doit seulement être fait périodiquement pour bénéficier de ces avantages. Je le fais pendant une semaine tous les 3 à 6 mois, et au fil des années cela a fait une énorme différence pour moi, me fournissant toujours de nouvelles distinctions. Si je passe trop de mois sans tenir de journal horaire, mon efficacité va généralement chuter tandis que je replonge dans des habitudes inconscientes qui me font perdre du temps. Vous trouverez probablement comme moi que ce que vous ressentez à propos de votre productivité est étroitement lié au nombre d’heures passées à réellement travailler. Quand vous sentez que votre productivité est plus faible que ce que vous voudriez, augmentez votre attention grâce à cette technique, mesurez votre ratio d’efficacité, puis optimisez votre efficacité pour booster votre productivité et la ramener au niveau où elle devrait être. Le journal horaire est un levier d’activité important qui prend très peu de temps et d’efforts à réaliser, mais dont les bénéfices à long terme sont formidables.

 

Un commentaire

  • Bocar Ly dit :

    merci mr Steve pour ce blog et ces articles forts intéressants !
    je pense que je commencerais inchaAllah à m’autodiscipliner et aussi j’essaierais d’apprécier mon ratio de productivité.
    En réalité ce qui m’a fait vraiment plaisir c’est votre enthousiasme à vouloir rendre service.

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