Une partie du système de David Allen, Getting Things Done, à laquelle j’ai renoncée est l’idée de classer les actions à faire par catégories en fonction de leur contexte physique, comme par exemple de mettre ensemble les appels téléphoniques, le travail sur papier, le travail sur ordinateur, etc. Peut-être que cela a du sens si vous voyagez 200 jours par an ou que vous travaillez dans un environnement chargé en interruptions où vous ne pouvez vous concentrer pendant plus de 30 minutes d’affilée, mais étant donné que je travaille de chez moi dans mon bureau avec tous ces cadres virtuellement à portée de main, je trouve que cela empiète sur planification dynamique stratégique, de classer les actions par contexte physique.
J’ai fait pas mal de chemin en regroupant mes courses là aux endroits où je devais me rendre, donc je garde une liste de courses séparée, mais sinon j’ai abandonné cette partie du système.
Le problème qu’il y a à classer les actions par contexte est que vous regroupez des actions de différents projets. Vous allez peut-être passer 5 appels téléphoniques d’affilée, chacun d’eux étant associé à un projet différent. Ce n’est pas un problème si vous êtes hors du bureau, et que vous voulez faire bon usage de votre téléphone portable, mais qu’en est-il si vous êtes sur votre chaise au bureau ? Est-ce que cela a du sens d’enchaîner les coups de téléphone simplement parce qu’ils impliquent tous de soulever physiquement un combiné de téléphone ? Si les appels n’ont aucun lien entre eux, alors je dirais que non.
Je préfère me concentrer sur un seul projet aussi longtemps que possible, en faisant plein d’actions différentes à la suite les unes des autres. Une fois que j’ai chargé un projet dans la mémoire active de mon cerveau, je n’aime pas le décharger. On perd beaucoup d’efficacité sur notre planification dynamique stratégique en essayant de reprendre conscience d’un projet.
Si je n’ai pas travaillé sur un projet pendant un moment, cela peut me prendre de 15 minutes à plusieurs heures de recharger entièrement le projet dans ma tête ─ c’est particulièrement vrai pour le travail technique ou les projets complexes et très grands. Donc je préfère travailler sur un seul projet toute la journée plutôt que de faire des échantillons d’actions différentes pour dix projets différents. Je réalise que tout le monde n’a pas le luxe de faire ça, mais moi oui.
S’atteler à trop de projets en même temps et passer souvent de l’un à l’autre pendant la journée limitera la complexité des projets auxquels vous pouvez vous attaquer. C’est bien pour des projets simples ou si vous n’êtes qu’un maillon de la chaîne, mais cela tue la productivité sur de plus grands projets dans lesquels vous avez besoin de garder beaucoup d’informations à l’esprit à la fois. Quelques exemples de ce genre de projet seraient de mettre sur pied un nouveau jeu d’ordinateur ou site web, d’écrire un livre ou un scénario, ou de faire un plan de travail sur planification dynamique stratégique pour son entreprise.
Afin de travailler sur de tels projets de façon productive, vous ne pouvez pas vous permettre de passer d’un projet à l’autre, ou le travail vous prendra un temps fou.Vous n’avez besoin de charger qu’un seul contexte mental et de vous y tenir pendant longtemps, de préférence pendant des jours, mais au minimum pendant plusieurs heures. Les petites interruptions ne sont pas gênantes, mais vous feriez bien d’éviter d’avoir à recharger un contexte mental totalement différent. Imaginez écrire 10 livres différents en même temps, en travaillant 30 minutes par jour sur chacun d’eux. Il serait bien plus productif de vous occuper d’un seul livre à la fois.
Parfois le contexte mental est bien plus important que le contexte physique. Se tenir à un seul projet et vous déplacer de long en large dans le bâtiment où vous travaillez pour accomplir les différentes actions physiques peut être mieux que de rester à votre bureau et de faire du travail de bureau pour 5 projets différents. Se lever pour faire quelque chose dans une autre pièce peut vous demander quelques minutes, mais passer d’un projet à l’autre vous coûtera souvent beaucoup plus et aura un effet sur votre planification dynamique stratégique.
Quand travaillez-vous plus productivement sur un projet ? Certainement pas pendant les 15 ou 30 premières minutes.Je pense que c’est une des causes cachées de la procrastination. Qu’arrive-t-il quand nous procrastinons ? Nous laissons un certain projet de côté à la dernière minute, donc nous finissons par devoir faire le travail complet (ou une grande partie de celui-ci) en une seule session marathon.
Disons que vous laissez de côté une dissertation pour l’école jusqu’à la veille du jour où il va falloir la rendre. En procrastinant vous vous forcez finalement à faire le travail entier en une seule session. Vous chargez le contexte mental une fois, vous faites toutes les actions suivantes à la suite, et puis vous finissez le travail et laissez tomber le contexte.
C’est très efficace à mon sens, bien mieux que de diviser le travail sur plusieurs semaines et de n’en faire qu’un tout petit peu chaque jour (et d’oublier la plupart de ce que vous avez réussi à comprendre la semaine précédente). C’est comme ça que je gérais mes obligations quand j’étais étudiant, c’est une meilleur manière de mettre en place une planification dynamique stratégique.
Je devais gérer 31 à 39 unités par semestre ─ lire, faire les recherches, écrire, éditer, etc. Si je devais faire un rapport sur un livre, je lirais le livre puis écrirais le rapport immédiatement après. Si un professeur me laissait un mois ou deux pour une importante obligation, j’essayerais de le faire en une seule session. Je ne garde plus de liste séparée de mes actions à venir, comme je le faisais auparavant. Maintenant je ne garde qu’une liste de projets, et je les divise de façon dynamique en actions que j’aurai besoin de faire ensuite.
Pour certains projets je fais des plans détaillés de toutes les actions à suivre, mais pour la plupart des projets je les divise en suffisamment d’actions pour remplir une journée ou deux, et puis je les fais. Une fois que j’ai complété ces actions, je trouve d’autres actions à venir puis je m’arrange pour les faire. Je trouve que c’est un équilibre beaucoup plus productif qui évite de ne pas planifier assez d’un côté et d’être paralysé dans l’analyse d’un autre côté.
Pensez à cela comme à une planification dynamique stratégique. Je n’ai pas tendance à planifier les détails d’un projet tant qu’il ne se présente pas sur le pas de ma porte, et j’ai pour objectif de ne gérer que 1 à 3 projets à la fois. Je les regroupe alors, je les fais, et je passe au projet suivant. Cette citation de Tryon Edwards résumé globalement mon approche :
Là où notre devoir est simple, retarder est à la fois idiot et dangereux ; là où il n’est pas, retarder peut procurer à la fois sagesse et sûreté.
En d’autres mots, si vous savez au moins ce que vous faites aujourd’hui, alors allez le faire. Recommencez à planifier quand vous vous retrouvez à nouveau dans le brouillard. planification dynamique stratégique: planifier, faire, recommencer.
Si un projet est vraiment, vraiment gros, alors divisez-le en sous-projets, et planifiez ces sous-projets en conséquence. De même, étant donné qu’il y a toujours des petites choses à faire qui n’appartiennent pas à un projet plus grand (comme payer des factures et autres), je regroupe ces petites choses et les expédie également en une seule session marathon. Par exemple, un samedi j’ai passé ma journée complète à faire 20 réparations dispersées dans ma maison.
Et souvent j’écris de quoi publier pour plusieurs jours d’articles en une seule fois, planifiant chaque article pour un jour différent. L’inconvénient à travailler avec planification dynamique stratégique est qu’une fois que j’ai chargé un contexte mental particulier, il est difficile de m’en débarrasser. Je deviens presque obsédé. Mon téléphone peut sonner, ou ma femme peut entrer dans la pièce et me parler, ou mon fils peut pleurer dans la pièce voisine, et je vais automatiquement les déconnecter.
C’est comme si mon esprit avait alloué toute sa mémoire vive disponible à un projet donné, et que rien d’autre ne puisse convenir. Si quoi que ce soit d’autre essaye de s’immiscer, je vais le chasser avec un grognement. D’un autre côté, si je passe une journée à sortir avec ma famille, je suis habituellement entièrement avec eux, sans penser une seule seconde aux autres projets.
Article original écrit par Steve Pavlina.
